Rewolucja w przechowywaniu faktur!

Zamiast tego kopie pozostawiane są na nośnikach elektronicznych i drukowane tylko w razie potrzeby, np. w wypadku kontroli podatkowej. Mimo korzystnych dla podatników wyroków sądów administracyjnych (por. wyrok NSA z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08) praktyka organów podatkowych w dalszym ciągu stoi na stanowisku, że niedopuszczalne jest stosowanie mieszanej formy dokumentowania transakcji.

W interpretacji z dnia 25 czerwca 2010 r. (sygn. ITPP3/443-56/10/ZG) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy potwierdził, że "nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej." Organ podatkowy powołał się na art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm., dalej "ustawa o VAT"), zgodnie z którym podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Wskazano także, że szczegółowe zasady dokumentowania transakcji podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT określa rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm., dalej "rozporządzenie").

Zgodnie z § 19 w/w rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Zdaniem organu z powyższego przepisu wynika, iż "faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu." Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) podatnicy są natomiast obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (§ 21 ust. 1 rozporządzenia). W interpretacji zwrócono również uwagę na fakt, iż polski ustawodawca nieprzypadkowo uregulował odrębnie możliwość wystawiana faktur w formie elektronicznej lub papierowej nie wskazując trzeciej mieszanej jako możliwej do stosowania.

Przedsiębiorca dążący do zmniejszenia kosztów związanych z fakturowaniem znacznej ilości transakcji może sygnować wystawiane dokumenty w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i po uprzedniej akceptacji uzyskanej od odbiorcy takiego dokumentu przesłać ją za pomocą poczty e-mail, przekazać na płycie CD lub innym nośniku danych elektronicznych

Za niedopuszczalnością przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej przemawiają również zdaniem organu przepisy prawa wspólnotowego, a w szczególności Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm., dalej "Dyrektywa"). Art. 246 i 247 Dyrektywy w sposób niebudzący wątpliwości stanowią o istnieniu odrębnych od siebie sposobów (systemów) przechowywania faktur z zależności od formy przesłania lub udostępnienia dokumentu.

Takie dokumenty podlegają innym, najczęściej dodatkowym, wymogom zapewnienia bezpieczeństwa ich obrotu. Opierając się na wskazanych wyżej przepisach organy podatkowe konsekwentnie upierają się twierdząc, że nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne, nie przewidując przy tym możliwości stosowania formy mieszanej. Jednolita linia orzecznicza sądów administracyjnych wskazuje, iż w przypadku ewentualnego sporu co do tej kwestii z organami podatkowymi na etapie sądowym można liczyć na korzystne dla podatników rozstrzygnięcie.

Jarosław Włoch

^{Aplikant radcowski, konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.}