Rozliczenie zaliczki na poczet zagranicznej podróży służbowej

Według § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), zaliczkę na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej wypłaca się w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Jeśli pracownik przyjął zaliczkę w złotych, to przyjmuje na siebie ryzyko wynikające z wahań kursów walut. Może na tym zyskać lub stracić.

Zaliczkę należy rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu pracownika z podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

W praktyce koszty podróży służbowej rozlicza się na podstawie dowodu "Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej", do którego dołącza się rachunki i paragony. Na druku tym ujmuje się wszystkie poniesione wydatki.

1.2. Rozliczenie gdy kwota poniesionych wydatków jest niższa od pobranej zaliczki

Wysłaliśmy pracownika w podróż służbową. Wypłaciliśmy mu zaliczkę w euro. Po powrocie pracownik zwrócił niewykorzystane pieniądze. Jak rozliczyć koszty podróży służbowej? Czy powstaną różnice kursowe?

W przypadku zastosowania do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, powstaną różnice kursowe. Kurs z dnia rozliczenia zaliczki może się bowiem różnić od kursu z dnia jej wypłaty. Jeżeli natomiast do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej jednostka zastosuje kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę, nie powstają różnice kursowe.

W sytuacji odbycia przez pracownika zagranicznej podróży służbowej poniesione przez niego wydatki wyrażone w walucie obcej wymagają przeliczenia na złotówki. Przy czym nie ma potrzeby przeliczania osobno każdego rachunku, faktury, paragonu itp. - według ich dat.

Przepisy nie dają jasnej odpowiedzi na pytanie: jaki kurs przyjąć do rozliczenia zagranicznych podróży służbowych? Trzymając się literalnie przepisów (art. 11a ust. 2 updof i art. 15 ust. 1 updop), przedsiębiorca, który chce zaliczyć zagraniczne delegacje do kosztów uzyskania przychodów, przelicza je według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego wypłatę. Taką zasadę przyjął np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 października 2008 r., nr ILPB1/415-501/08-2/IM. Organ podatkowy wyjaśnił, że przedsiębiorca ponosząc wydatki związane z wyjazdem służbowym pracowników, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, które na mocy ustawy nie są wyłączone z kosztów, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu. Jeśli firma poniosła wydatki w walutach obcych, przelicza je na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP. Pod uwagę brany jest tu kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, a dniem poniesienia kosztu jest dzień wypłaty. Oznacza to, że wypłacając delegację, pracodawca powinien uwzględnić kurs średni NBP z dnia poprzedzającego wypłatę.

Należy zwrócić uwagę, że przyjmując do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej kurs średni ogłaszany przez NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, powstaną różnice kursowe. Kurs z dnia poniesienia kosztu może się bowiem różnić od kursu z dnia zapłaty (tj. wypłaty zaliczki).

Niemniej jednak do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej można też zastosować kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę. Może to być np. kurs:

• sprzedaży banku, jeżeli w celu wypłaty zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej dokonano zakupu waluty w banku,
   
• kantorowy, w razie zakupu waluty w kantorze.

Jest to najprostszy sposób często spotykany w praktyce, bowiem nie powoduje powstania różnic kursowych. Przyjęcie kursu, po którym wyceniono zaliczkę nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe. Bowiem przyjęcie kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży skutkowałoby powstaniem różnic kursowych, które i tak w konsekwencji skorygowałyby koszty do kursu, po jakim wyceniono zaliczkę.

1.3. Rozliczenie gdy wydatki przekroczyły kwotę zaliczki wypłaconej pracownikowi

Pracownik otrzymał zaliczkę w euro na pokrycie wydatków związanych z zagraniczną podróżą służbową. W czasie jego pobytu za granicą okazało się, że wydatki (uzasadnione) przewyższają kwotę zaliczki. Dokonał więc płatności swoją własną kartą płatniczą. W spółce przyjęto zasadę, że do rozliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Jak rozliczyć delegację zagraniczną, w sytuacji gdy została wypłacona pracownikowi zaliczka, która nie wystarczyła na pokrycie wydatków?

W sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca powinien zwrócić pracownikowi wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, które pracownik musiał sfinansować z własnych pieniędzy.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Pracodawca nie może więc przerzucać na pracownika kosztów podróży służbowej. Jeśli pracownik z własnych pieniędzy uregulował uzasadnione - zdaniem pracodawcy - wydatki w związku z wyjazdem służbowym, bo zaliczka była niewystarczająca, pracodawca powinien pokryć je w całości.

Z powołanego wcześniej rozporządzenia wynika, że walutę w jakiej nastąpi rozliczenie, wybiera pracownik.

Jak będzie wyglądać rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej w przypadku rozliczenia w euro, a jak w przypadku rozliczenia w złotych, zilustrujemy na przykładach liczbowych.

1.4. Wypłata zaliczki w złotówkach

Kierowcom wyjeżdżającym w podróż służbową za granicę wypłacamy z kasy zaliczkę w złotówkach. Następnie na granicy pracownicy wymieniają złotówki na euro (przeważnie w takiej wysokości w jakiej muszą uiścić opłatę) i ponoszą koszt opłaty drogowej w walucie. Jakie kursy zastosować do rozliczenia tych operacji i czy powstaną podatkowe różnice kursowe?

Pracownik przebywający w zagranicznej podróży służbowej ponoszący w walucie obcej wydatki na opłaty drogowe powinien rachunki dokumentujące poniesienie tych wydatków załączyć do rozliczenia kosztów podróży. W rozliczeniu kosztów zagranicznej podróży służbowej uwzględnia się zaliczkę wypłaconą przed udaniem się w podróż, a także wydatki poniesione w walucie obcej oraz diety i ryczałty.

Koszty wyrażone w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 updof).

Do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej wyrażonych w walucie obcej stosuje się kurs średni NBP ogłoszony dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Oznacza to, że wyrażone w walucie obcej wydatki na opłaty drogowe, diety i ryczałty przelicza się na złotówki według jednego kursu, tj. kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej.

Gdy pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową wypłacono zaliczkę w złotówkach, to przy rozliczaniu kosztów takiej podróży nie wystąpią różnice kursowe.

Uwaga: We wszystkich przykładach zaprezentowanych w tym artykule przyjęliśmy przykładowe kursy walut.