Samochodem prywatnym w celach służbowych

podatki

Czwartek, 22 września 2011 (06:30)

Wielu pracowników ma zapewnioną możliwość korzystania z samochodu służbowego. Czasami jednak sytuacja jest odwrotna - dla celów służbowych pracownik wykorzystuje swój własny pojazd. Warunki wzajemnych rozliczeń z tego tytułu, ogólnie uregulowane przez odpowiednie przepisy, powinny być doprecyzowane w stosownej umowie.

Zwrot kosztów ryczałtem albo kilometrówką

Chociaż przypadki używania przez pracownika samochodu prywatnego dla celów służbowych są często spotykane, prawo pracy nie reguluje bezpośrednio tych kwestii. Odpowiednich przepisów w tym zakresie należy szukać w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanym dalej rozporządzeniem.

Reklama

Zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia, zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu niebędącego własnością pracodawcy dla celów służbowych, następuje na warunkach określonych w umowie cywilnoprawnej. Zwrot następuje w formie ryczałtu lub kilometrówki, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia.

W przypadku zwrotu kosztów w formie ryczałtu, świadczenie to oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. W celu ustalenia ryczałtu pracownik powinien złożyć oświadczenie o użytkowaniu przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych za dany miesiąc, o treści określonej w rozporządzeniu.

W razie rozliczania kosztów używania prywatnego samochodu dla celów służbowych w postaci tzw. kilometrówki, należy ją ustalić jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Stawki te podane są w powołanym wcześniej rozporządzeniu i są to stawki maksymalne. Rozporządzenie przewiduje też maksymalny limit kilometrów na jazdy lokalne, którego nie można przekroczyć w umowie.

Ryczałt pomniejszony o dni absencji

Nieobecność w pracy powoduje obniżenie ryczałtu przyznanego pracownikowi korzystającemu z prywatnego (najczęściej własnego) samochodu w celach służbowych. Ryczałt pomniejsza się za każdy dzień nieobecności z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Pomniejszenie następuje o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym pracownik był nieobecny w pracy. Na ustalenie kwoty ryczałtu nie ma przy tym wpływu wysokość faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków z tytułu korzystania w pracy z prywatnego samochodu. Pracownik nie musi więc gromadzić i przedstawiać pracodawcy rachunków potwierdzających takie wydatki.

Należy zwrócić uwagę, że omówione zasady zwrotu kosztów, dokonywane w oparciu o wspomniane w artykule rozporządzenie, dotyczy tylko jazd lokalnych. Jeżeli pracownik wyjeżdża w celach służbowych poza swoje stałe miejsce pracy lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, koszty jakie ponosi z tego tytułu rozliczane są w oparciu o przepisy dotyczące podróży służbowych.

**Przykład umowy o zwrocie kosztów używania samochodu prywatnego w celach służbowych**
Sandomierz, dnia 31 sierpnia 2011 r. Umowa w sprawie używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych zawarta w dniu 31 sierpnia 2011 r. w Sandomierzu pomiędzy: "Brevia" Spółka z o.o. z siedzibą w Sandomierzu, ul. Zabytkowa 26, zwana dalej "Pracodawcą", reprezentowaną przez Fabiana Tymiankowskiego, prezesa zarządu spółki, a Grzegorzem Daniszewskim, zamieszkałym w Sandomierzu, ul. Leśna 12/6, zwanym dalej "Pracownikiem". § 1 Pracownik wyraża zgodę na używanie do celów służbowych samochodu osobowego marki Toyota Yaris, o nr rejestracyjnym FG 22678 i pojemności skokowej silnika 1.299 cm³, będącego jego własnością. § 2 Pracodawca będzie rozliczał koszty używania samochodu wskazanego w § 1 umowy dla celów służbowych według liczby faktycznie przejechanych kilometrów. Zwrot poniesionych kosztów używania pojazdu przysługuje w wysokości obliczonej jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i liczby przejechanych kilometrów, która nie może przekroczyć 300 km na miesiąc. Wysokość stawki za 1 kilometr przebiegu ustalana jest na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). W celu uzyskania zwrotu kosztów Pracownik jest zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, według zasad przewidzianych w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.). § 3 Pracownik jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Pracodawcę o zbyciu bądź utracie samochodu wskazanego w § 1 niniejszej umowy. § 4 Każda ze stron może rozwiązać niniejszą umowę za dwutygodniowym wypowiedzeniem. § 5 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz rozporządzenia wskazanego w § 2 pkt 3 umowy. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Fabian Tymiankowski	Grzegorz Daniszewski

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 74 (802) z dnia 2011-09-15

GOFIN podpowiada