Świadczenia urlopowe w ewidencji księgowej

Zasady wypłacania świadczenia urlopowego określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335, ost. zm. w Dz. U. z 2008 r. nr 237, poz. 1654 i 1656), dalej zwana ustawą o ZFŚS.

Na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS, pracodawcy (z wyjątkiem pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych) zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe swoim pracownikom.

Pracodawca, który postanowi niewypłacać świadczenia urlopowego, powinien informację o tym przekazać pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego. Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Jeżeli pracodawca podejmie decyzję o wypłacaniu świadczenia urlopowego, wówczas zobowiązany jest do jego wypłaty. Świadczenie urlopowe ma zatem charakter roszczeniowy i pracownik nie ma obowiązku składania żadnego wniosku o jego wypłatę. Roszczenie o wypłatę ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).

2. Jakie są zasady wypłaty świadczenia urlopowego?

Świadczenie urlopowe:

• należy się wyłącznie pracownikowi i wypłacane jest niezależnie od stażu pracy pracownika, czy też jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej,
  
  

• wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Chodzi przy tym o dni kolejne, czyli łącznie z niedzielami, świętami i dodatkowymi dniami wolnymi od pracy, na które nie udziela się urlopu wypoczynkowego. Nie ma znaczenia czy 14-dniowy urlop wykorzystywany przez pracownika pochodzi z zaległego, czy też bieżącego urlopu wypoczynkowego,
  
  

• wypłaca się nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego,
  
  

• nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS - odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS). Przy czym dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy świadczenie urlopowe ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

3. Czy świadczenie urlopowe podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i oskładkowaniu?

Wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe:

a) zalicza się do przychodów pracownika ze stosunku pracy, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), dalej zwanej updof, podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych,

b) zwolnione jest ze składek ZUS pod warunkiem, że wypłacono je w wysokości ustalonej odpowiednio do rodzaju zatrudnienia i wymiaru czasu pracy pracownika. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) oraz art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS. Analogiczne zasady mają zastosowanie do składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Dodajmy, iż na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.), dalej zwanej updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 updof, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe, pod warunkiem, że są wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Do kosztów uzyskania przychodu można zatem zaliczyć świadczenia urlopowe wypłacane - na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS - przez pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Uwaga: Świadczenie nazywane urlopowym wypłacone na innej podstawie niż przepisy ustawy o ZFŚS (np. na podstawie regulaminu wynagradzania), przez pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników i dobrowolnie rezygnujących z tworzenia ZFŚS na rzecz wypłacania świadczenia urlopowego, podlega w całości oskładkowaniu. Ponadto takie świadczenie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu - por. interpretację indywidualną Ministra Finansów z 17 kwietnia 2009 r., nr DD6/033/28/KWW/09/PK-169 (zmieniającą interpretację indywidualną wydaną 19 grudnia 2008 r., nr IBPB3/423-828/08/AP, przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach).

4. Jak ująć w księgach rachunkowych wypłatę świadczeń urlopowych?

W ewidencji księgowej wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe zalicza się do kosztów działalności operacyjnej pracodawcy i ujmuje na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub na odpowiednim koncie w zespole 5.

Świadczenie urlopowe może zostać wypłacone pracownikowi:

• w kwocie brutto, jeżeli zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego świadczenia zostanie potrącona przy wypłacie wynagrodzenia. Przy czym wynagrodzenie to musi być wypłacone w tym samym miesiącu co świadczenie urlopowe - w sposób przedstawiony na przykładzie pierwszym,
  
  

• w kwocie netto, po pomniejszeniu o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego świadczenia - w sposób zaprezentowany na przykładzie drugim.

I. Założenia:

1. Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty w regulaminie wynagradzania podjął decyzję o wypłacaniu świadczeń urlopowych. W lipcu 2009 r. udzielił pracownikowi "X" zatrudnionemu w normalnych warunkach pracy na pełny etat urlopu wypoczynkowego w terminie od 13 lipca do 27 lipca 2009 r.

2. 10 lipca 2009 r. wypłacił pracownikowi "X" świadczenie urlopowe w wysokości: 1.000,04 zł. Podatek dochodowy należny od tego świadczenia potrącono na koniec lipca 2009 r. przy wypłacie wynagrodzenia za ten miesiąc.

3. Wynagrodzenie pracownika "X" za lipiec 2009 r. wynosiło: 4.200,00 zł.

4. Od dokonanych w lipcu 2009 r. wypłat pracodawca dokonał następujących wyliczeń:

5. W przykładzie pominięto składki obciążające pracodawcę z tytułu wynagrodzeń pracowników. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania:

I. Założenia:

1. Pracownikowi administracyjnemu zatrudnionemu w normalnych warunkach pracy na pełny etat 10 lipca 2009 r. wypłacono świadczenie urlopowe w wysokości: 1.000,04 zł.

2. Wyliczenie zaliczki na podatek od osób fizycznych od świadczenia urlopowego:

a) podstawa opodatkowania: 1.000 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),

b) zaliczka na podatek: (1.000 zł x 18%) = 180 zł,

c) świadczenie urlopowe do wypłaty: (1.000,04 zł - 180 zł) = 820,04 zł.

Koszty uzyskania przychodów oraz kwota zmniejszająca podatek zostały uwzględnione przy obliczaniu wynagrodzenia za pracę w lipcu 2009 r.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania: