Zaginięcie faktur a odliczenie podatku VAT

Podatnik otrzymując fakturę VAT, o ile spełnia ustawowe warunki umożliwiające odliczenie podatku naliczonego, może zasadniczo dokonać odliczenia wynikającego z niej VAT w rozliczeniu za miesiąc jej otrzymania bądź w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Może się zdarzyć, że faktura w ogóle nie dociera do nabywcy towarów czy usług. Czasami może też ulec zniszczeniu wskutek zdarzeń losowych lub zostać zagubiona.

Przy zaistnieniu takiej sytuacji podatnik powinien zwrócić się do wystawcy faktury pierwotnej o jej duplikat. Wystawia się go na podstawie § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. nr 212, poz. 1337). Sporządzenie duplikatu faktury oznacza ponowne wystawienie faktury VAT, zgodnej z danymi zawartymi na jej kopii. Faktura ta musi zawierać oznaczenie DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Sporządza się ją w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Duplikaty faktur, na równi z fakturą VAT, stanowią dokument uprawniający do dokonania odliczenia zawartego w nich VAT. W praktyce jednak podatnicy mają wątpliwości co do terminu, w którym mogą odliczyć podatek naliczony z duplikatu faktury. Czy mogą to uczynić w rozliczeniu za okres, w którym otrzymali fakturę pierwotną, chociaż fizycznie jej nie posiadają, czy też w rozliczeniu za okres, w którym otrzymali duplikat faktury?

Kiedy odliczyć VAT?

Momenty zaginięcia faktury pierwotnej w praktyce są różne. Generalnie można je podzielić na sytuacje, kiedy faktura pierwotna:

• zaginęła w drodze do jej nabywcy, czyli w ogóle do niego nie dotarła
   
• dotarła do nabywcy, lecz później zaginęła lub została zniszczona.

W pierwszym przypadku podatnik otrzymujący duplikat ma prawo odliczyć wynikający z niego VAT w rozliczeniu za miesiąc jego otrzymania lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Przykład

W kwietniu 2009 r. podatnik dokonał zakupu w firmie A. Towar otrzymał w kwietniu, ale okazało się, że faktura wysłana pocztą nie dotarła do niego. Firma A w maju 2009 r. wystawiła duplikat faktury. Podatnik otrzymał go w tym samym miesiącu. Odliczenia podatku naliczonego na podstawie tego duplikatu może dokonać w deklaracji za maj 2009 r. albo w deklaracji za czerwiec lub lipiec 2009 r.

Natomiast w drugim przypadku, duplikat będzie jedynie dokumentem potwierdzającym zgodne z prawem dokonanie odliczenia. Jednak możemy tu mieć do czynienia z dwoma sytuacjami. A mianowicie, kiedy faktura dotarła do nabywcy i zaginęła przed zaksięgowaniem wynikającego z niej podatku VAT lub gdy faktura zaginęła już po rozliczeniu VAT. W sytuacji, gdy faktura zaginęła przed zaksięgowaniem, można byłoby uznać, że jeżeli podatnik nie odliczył podatku naliczonego z tej faktury przed jej zaginięciem (lub zniszczeniem) ma prawo dokonać tego odliczenia w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat, bądź w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Warto w tym miejscu wskazać na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 15 marca 2007 r., sygn. akt I FSK 541/06. Sąd uznał, że jeśli podmiot nie zakwestionuje skutecznie, że oryginały faktur zostały mu doręczone, to fakt ten wywoła określone skutki prawne w zakresie VAT, tj. ustanowi prawo do odliczenia podatku. Doręczenie kolejnych dokumentów faktur, tj. duplikatów, tego prawa już nie ustanowi. W sprawie rozpatrywanej przez Sąd oryginał faktury zaginął przed dokonaniem odliczenia, a podatnik odliczył VAT dopiero po otrzymaniu duplikatu, tj. w miesiącu jego otrzymania. Organ podatkowy podczas prowadzonego postępowania kontrolnego udowodnił, że oryginał pierwotnej faktury został podatnikowi wysłany listem poleconym i skutecznie mu doręczony. Dlatego też Sąd uznał, że w takiej sytuacji rozliczenia VAT z otrzymanych duplikatów faktur należało dokonać wyłącznie w drodze korekty deklaracji.

Tak więc biorąc pod uwagę powyższe orzeczenie należy dojść do wniosku, że fakt wpływu faktury pierwotnej do podatnika określa termin uprawniający do zastosowania odliczenia. Terminu tego nie zmieni także zgubienie faktury pierwotnej, której wpływ uprzednio odnotowano. Tylko w sytuacji, kiedy faktura pierwotna w ogóle nie dotarła do podatnika, może on dokonać stosownego obniżenia w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat faktury lub w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Przy czym trzeba pamiętać, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach określonych w przepisach ustawy o VAT, może to zrobić przez korektę deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego. Może to uczynić jednak nie później niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym prawo to wystąpiło. Wynika to z art. 86 ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku VAT - Dz. U. nr 54, poz. 535 ze zm.

Duplikat faktury za media

Kolejny problem, jeżeli chodzi o określenie terminu rozliczenia VAT z duplikatu faktury powstaje w sytuacji, kiedy dokumentuje ona zakup tzw. mediów, np. energii elektrycznej. W tym bowiem przypadku prawo do odliczenia VAT powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności, jeżeli faktura zawiera informację jakiego okresu dotyczy (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Biorąc pod uwagę to, że duplikat faktury jest traktowany tak samo jak pierwotna faktura VAT, podatnik jest uprawniony do rozliczenia podatku naliczonego w terminie płatności, jaki został określony w duplikacie lub jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Zatem w stosunku do duplikatów faktur za zakup mediów należy stosować szczególne przepisy dotyczące faktur za tego rodzaju usługi, określone w ustawie o VAT.