Prowadzisz firmę z własnego mieszkania? Pamiętaj o skutkach podatkowych

Wykorzystywanie mieszkania do celów firmowych wpływa przede wszystkim na sposób rozliczania podatku od nieruchomości, a także na możliwość odliczania VAT i ujmowania części wydatków mieszkaniowych w kosztach uzyskania przychodu. W tym artykule omówię, jak to działa w praktyce i na co zwrócić uwagę, żeby rozliczenia były zgodne z przepisami i korzystne dla przedsiębiorcy.

Jeśli zdecydujesz się prowadzić firmę we własnym mieszkaniu i przeznaczysz na ten cel konkretną część lokalu, np. jeden pokój, musisz liczyć się z tym, że zmieni się sposób opodatkowania tej wydzielonej przestrzeni. Może to skutkować wzrostem podatku od nieruchomości - ale tylko dla tej części mieszkania, którą wyraźnie wykorzystujesz do celów działalności gospodarczej.

Co ważne, wysokość podatku nie zależy od tego, jak lokal został sklasyfikowany w ewidencji gruntów i budynków, ale od tego, w jaki sposób faktycznie z niego korzystasz. Innymi słowy: jeśli urząd uzna, że część mieszkania została przekształcona w przestrzeń biurową, usługową czy produkcyjną - zastosuje wyższą stawkę podatku dla tej powierzchni.

Maksymalne stawki ustalane są corocznie przez ministra finansów, ale ostateczne decyzje w tej sprawie podejmują rady gmin. W 2025 roku górne limity wyglądają następująco:

• 1,19 zł za m² - dla budynków mieszkalnych lub ich części,
• 34 zł za m² - dla budynków lub ich części związanych z działalnością gospodarczą oraz budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej.

Nie w każdej sytuacji prowadzenie firmy z domu oznacza konieczność dodatkowych formalności. Jeżeli działalność nie zmienia sposobu korzystania z lokalu, nie trzeba nic zgłaszać ani obawiać się wyższej stawki podatku.

Przykład 1:

Tomasz prowadzi jednoosobową firmę jako grafik komputerowy. Pracuje przy biurku ustawionym w sypialni, z której nadal korzysta na co dzień - śpi tam, trzyma ubrania i używa pokoju jak wcześniej. W takiej sytuacji Tomasz nie musi zgłaszać działalności do urzędu gminy i nie zapłaci wyższej stawki podatku od nieruchomości.

Jeśli działalność wymaga wyraźnego wyodrębnienia przestrzeni i jej dostosowania (np. remontu, przekształcenia funkcji pomieszczenia), wtedy może być konieczne zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania. Taka zmiana ma miejsce, gdy nowe przeznaczenie lokalu wpływa na kwestie bezpieczeństwa, warunki pracy, ochrony zdrowia, środowiska czy układ funkcjonalny mieszkania.

Przykład 2:

Magda postanowiła otworzyć w swoim mieszkaniu studio stylizacji paznokci. W jednym pokoju przeprowadziła remont, wstawiła profesjonalny fotel kosmetyczny, lampy UV i urządzenia do manicure. Klientki przychodzą codziennie, a pomieszczenie nie pełni już żadnej funkcji mieszkalnej. W takiej sytuacji Magda musi zgłosić zmianę sposobu użytkowania tego pokoju, a gmina naliczy wyższą stawkę podatku od nieruchomości dla tej konkretnej części lokalu.

Dobra wiadomość: wyższy podatek = koszt firmowy

Choć podatek od nieruchomości może wzrosnąć, to jego część przypadająca na firmową powierzchnię możesz ująć w kosztach prowadzonej działalności. Dzięki temu zmniejszysz podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym (PIT), co częściowo zrekompensuje dodatkowy wydatek.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i wykorzystujesz część mieszkania do prowadzenia działalności gospodarczej, możesz odliczyć część podatku VAT od wydatków ponoszonych na jego utrzymanie. Kluczowe znaczenie ma tu proporcja - czyli ustalenie, w jakim zakresie lokal mieszkalny służy firmie, a w jakim życiu prywatnemu.

W sytuacji, gdy mieszkanie pełni jednocześnie funkcję prywatną i firmową, nie można odliczyć całego VAT-u od rachunków czy zakupów. Przepisy wymagają, aby przedsiębiorca określił udział procentowy, w jakim lokal jest wykorzystywany na potrzeby biznesowe. Na podstawie tej proporcji można następnie rozliczać podatek naliczony od takich kosztów jak:

• czynsz administracyjny,
• rachunki za media (np. energia, woda, gaz, ogrzewanie),
• wydatki remontowe i inwestycyjne dotyczące całego mieszkania.

Przykład 1:

Krzysztof prowadzi firmę zajmującą się doradztwem podatkowym. W swoim mieszkaniu o łącznej powierzchni 80 m² pracuje w wydzielonym gabinecie o powierzchni 20 m², który pełni wyłącznie funkcję biura. Udział procentowy przestrzeni firmowej wynosi więc:

20 m² / 80 m² * 100% = 25%

Miesięczne koszty Krzysztofa to:

czynsz: 1600 zł brutto (z czego 300 zł to VAT),

media: 700 zł brutto (w tym 130 zł VAT).

Możliwe odliczenie VAT:

czynsz: 300 zł × 25% = 75 zł

media: 130 zł × 25% = 32,50 zł

Łącznie Krzysztof może co miesiąc odliczać 107,50 zł VAT od kosztów eksploatacji mieszkania.

Jeśli jednak dokonujesz zakupów towarów lub usług, które służą wyłącznie działalności gospodarczej, przysługuje ci prawo do odliczenia VAT w całości. Nie musisz wówczas dzielić wydatku proporcjonalnie do powierzchni mieszkania.

Przykład 2:

Monika prowadzi w domu studio tatuażu. Do jednego z pomieszczeń, które zaadaptowała na miejsce pracy, kupiła specjalistyczne łóżko oraz lampę zabiegową. Te przedmioty są używane wyłącznie do świadczenia usług w ramach jej działalności. Oznacza to, że Monika może odliczyć 100 proc. VAT zapłaconego przy zakupie tych urządzeń.

Pamiętaj: aby móc skorzystać z prawa do odliczenia VAT, musisz posiadać fakturę wystawioną na dane firmy i zachować ją na potrzeby ewentualnej kontroli. W przypadku wydatków częściowo związanych z działalnością gospodarczą, warto sporządzić stosowną dokumentację wewnętrzną uzasadniającą przyjętą proporcję.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu część wydatków związanych z jego utrzymaniem. Dotyczy to m.in. czynszu, mediów, internetu, a w niektórych przypadkach także części odsetkowej raty kredytu hipotecznego.

Kluczowe jest to, by dany wydatek był racjonalny i związany z działalnością. Jeśli mieszkanie służy zarówno celom prywatnym, jak i firmowym, niezbędne jest ustalenie, jaka część kosztów rzeczywiście dotyczy firmy. Można to zrobić, określając udział powierzchni wykorzystywanej do działalności albo przyjmując rozsądne proporcje w przypadku mediów czy internetu.

W sytuacjach, gdy jakiś wydatek dotyczy wyłącznie działalności - np. zakup biurka czy umowa na firmowy internet - jego całość może zostać ujęta w kosztach podatkowych.

Podsumowanie:

Wykorzystywanie mieszkania do prowadzenia działalności gospodarczej może przynieść realne korzyści podatkowe, takie jak możliwość odliczenia części VAT oraz zaliczenia niektórych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że wiąże się to także z określonymi obowiązkami - w szczególności w zakresie prawidłowego rozliczania podatku od nieruchomości oraz precyzyjnego dokumentowania, w jakim zakresie lokal wykorzystywany jest na potrzeby działalności.

Grzegorz Hatala, adwokat, doradca podatkowy.

Hatala & Storto Podatk