Własna firma i cyberbezpieczeństwo: podpowiadamy, jak chronić finanse, gdy prowadzisz JDG

Prowadzenie JDG niesie za sobą wiele zalet. To nie tylko szansa na pracę na własny rachunek, ale także możliwość szybkiego zarejestrowania (w całości online) działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG). Osoby decydujące się prowadzić jednoosobową działalność nie muszą mieć kapitału początkowego, nie ponoszą kosztów rejestracji firmy, mają różne formy opodatkowania do wyboru, a także dość prostą księgowość.

Nie należy jednak zbytnio idealizować JDG. Obok zalet ma bowiem także wady, które należy wziąć pod uwagę decydując się na założenie własnego biznesu. Przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność nie tylko za działania ewentualnych pracowników, ale także za wszelkie zobowiązania (m.in kredyty). W tym momencie warto wspomnieć, że w przypadku wspólnoty majątkowej, odpowiedzialność ta obejmuje również małżonka. Należy więc pamiętać, że w momencie problemów finansowych, wszelkie długi będą spłacane z całego majątku rodzinnego. Komornik może zająć więc nie tylko małżeńskie konto, ale i zlicytować nieruchomości.

Warto więc podjąć wszelkie działania, które pozwolą maksymalnie zabezpieczyć finanse. Co zrobić i na co zwrócić uwagę?

Chyba większość z nas doświadczyła tego, jak łatwo stracić kontrolę nad wydatkami. Opłaty za mieszkanie, zakupy spożywcze, wyjście do kina... Dzień po wypłacie może okazać się, że spora jej część zniknęła z konta, a my nie mamy pojęcia, w którym momencie wydaliśmy pieniądze. Nietrudno sobie wyobrazić jak łatwo byłoby stracić panowanie nad wydatkami, gdy na jednym koncie znajdują się pieniądze prywatne i firmowe...

Zgodnie z prawem przedsiębiorca może regulować finanse firmy z konta prywatnego (o ile jest to zgodne z regulaminem banku). Nie ma obowiązku założenia rachunku firmowego, jednak warto to zrobić. Choćby dlatego, że niektóre banki nie pobierają opłat za przelewy do ZUS i Urzędu Skarbowego. Warto przy tym pamiętać o założeniu firmowej karty, do której ustalone zostaną odpowiednie limitów wydatków

Choć zazwyczaj są to konta płatne, warto potraktować ten wydatek jako koszt prowadzenia firmy. Przedsiębiorcy często mogą liczyć na promocje czy dodatkowe usługi. Często można skorzystać m.in. z e-księgowości, windykacji, faktoringu czy tworzenia i podpisywania umów online. Takie rozwiązania proponuje swoim klientom Santander Bank Polski.

W obliczu wciąż rosnącej popularności bankowości elektronicznej, a także aplikacji mobilnych warto zadbać o swoje pieniądze w sieci. Dlaczego? Co roku CERT Polska rejestruje coraz większą liczbę zgłoszeń oraz incydentów cyberbezpieczeństwa. W 2021 r. zarejestrowano ich aż 116 071.

Według "Badania opinii publicznej w zakresie funkcjonowania rynku usług telekomunikacyjnych oraz preferencji konsumentów"[1] przeprowadzonego przez Urząd Komunikacji Elektronicznej mniej niż 30 proc. (dokładnie - 27,7 proc.) stosuje rozwiązania zwiększające poziom prywatności sieci, a tylko 30,2 proc. korzysta z dwustopniowego logowania.

Znacząco utrudni to potencjalne próby kradzieży danych. Drugim - logowanie dwuskładnikowe do konta. Oprócz standardowego wprowadzenia hasła, konieczne będzie dodatkowe poświadczenie, może to być m.in. potwierdzenie operacji logowania wygenerowanym tokenem czy na smartfonie przy użyciu danych biometrycznych.

Decydując się na konto firmowe upewnij się jak o bezpieczeństwo twoich danych dba bank. Niektóre instytucje opatrują wystawiane dokumenty (np. umowy w ramach dodatkowych usług) unikalnymi kodami QR oraz ciągami znaków, które umożliwiają weryfikację prawdziwości oraz znacząco ograniczają możliwość podrobienia.

Fałszywa wiadomość o rachunku wymagającym natychmiastowego uregulowania, to zagrożenie nie tylko dla osób prywatnych. Na skrzynkę firmową lub służbowy telefon mogą przyjść ponaglenia wzywające do opłacenia zaległych faktur. Warto pamiętać, że cyberoszuści manipulują w ten sposób emocjami. Jak wobec tego ochronić swoje pieniądze?

Po otrzymaniu niepokojącego e-maila czy SMS-a przede wszystkim należy się uspokoić i podjąć działania dopiero po opadnięciu pierwszych emocji. Na początku zawsze należy sprawdzić adres, z którego pisze do nas zaufana instytucja. Bank nigdy nie będzie używał prywatnego adresu, a wiadomość wysłana z takiego adresu prawie na pewno jest oszustwem. Warto także uważnie sprawdzić pisownię adresu, od oryginalnej nazwy instytucji może się bowiem różnić drobnym szczegółem, np. kropką czy podwójną literą.

Przed kliknięciem w przysłany link do rzekomej płatności należy także sprawdzić dokąd prowadzi. Jeżeli wyświetlany adres różni się od treści wiadomości - możemy mieć do czynienia z oszustwem. Takie incydenty należy niezwłocznie zgłosić do banku, który podejmie odpowiednie działania.

Zagrożeniem dla firmowych pieniędzy może być także... omyłkowe wprowadzenie nazwy strony internetowej. Logując się do banku warto zawsze samodzielnie wpisywać adres, a nie korzystać z sugerowanych podpowiedzi przeglądarki. Przez nieuwagę można bowiem trafić pod fałszywy adres. Ten zawsze będzie się różnił drobnym szczegółem od prawdziwego, np. dodatkową literą.

[1] https://www.uke.gov.pl/akt/badanie-konsumenckie-2021-klienci-instytucjonalni,411.html