Jak wybrać odpowiednią firmę do niszczenia dokumentów?

Profesjonalne niszczenie dokumentów musi odbywać się według rygorystycznych standardów, i to na standardy ich przestrzegania warto zwrócić uwagę w pierwszej kolejności. Nie kieruj się wyłącznie opiniami z internetu.

Ważna jest skrupulatna weryfikacja wiarygodności wybranej firmy niszczącej dokumenty. Uogólniając, jej usługi powinny być zgodne z przepisami RODO oraz normami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Na co jeszcze warto zwrócić uwagę zarówno przy krótkiej współpracy, jak i tej w ramach cyklicznych zleceń?

Przed podjęciem współpracy w zakresie niszczenia dokumentów i utylizacji nośników danych, zarówno w formie papierowej, jak i cyfrowej, zapytaj koniecznie o:

• Certyfikat potwierdzający zgodność z ISO 27001. Mowa tu o międzynarodowej normie określającej wymagania dotyczące systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji.
• Procedury bezpieczeństwa, a więc to, czy dostęp do dokumentów mają wyłącznie upoważnieni pracownicy. Zapytaj także o poziom bezpieczeństwa wykorzystywanych niszczarek. Profesjonalna firma w tym zakresie będzie działać zgodnie z normą DIN 66399.
• Oferowaną formę niszczenia dokumentów. Powinna być ona ściśle dopasowana do rodzaju utylizowanych akt czy innych materiałów.
• Warunki odbioru dokumentów. Ważne jest, jakie standardy bezpieczeństwa oferuje firma w tym zakresie. Niektóre firmy, takie jak EkoAkta, odbierają dokumenty oznakowanym samochodem, wyposażonym w system monitorowania GPS. Dodatkowo Twoja firma powinna mieć możliwość wyboru niszczenia mobilnego.
• Wystawiane potwierdzenia. Po zakończeniu usługi firma niszcząca dokumenty powinna wydać certyfikat zniszczenia. Upewnij się, że leży to w jej standardzie.

Warto też zapytać o referencje oraz sposób przechowywania dokumentów przed ich utylizacją. Godna zaufania firma jasno opisuje każdy etap współpracy i nie unika udzielania szczegółowych informacji.

Wyciek danych, nawet przypadkowy, mogą kosztować Twoją firmę znacznie więcej niż sama usługa profesjonalnego zniszczenia dokumentów. Kary za naruszenie RODO są naprawdę surowe, a utrata reputacji może być nieodwracalna. Tym samym profesjonalne niszczenie dokumentów jest ważne w firmach i instytucjach, niezależnie od branży, a także wielkości.

Pamiętaj o tym, że tak naprawdę każda faktura, umowa, a nawet list biznesowy może zawierać wrażliwe dane pozwalające zidentyfikować osoby. Niewłaściwe ich zniszczenie to potencjalne naruszenie prawa, a wiele incydentów związanych z naruszeniem RODO wynika z braku wdrożenia właściwych procedur.

Wybieraj firmy z dużym doświadczeniem w branży oraz szerokim zakresem usług, które powinny obejmować także archiwizację akt, transport archiwum, osuszanie dokumentów i digitalizację. Dzięki temu jesteś w stanie jednej firmie powierzyć kompleksową obsługę dokumentacji.

Warto także dodać, że z usług profesjonalnych firm niszczących dokumenty najlepiej jest korzystać cyklicznie, np. raz w miesiącu lub kwartalnie. Systematyczna utylizacja dokumentów eliminuje ryzyko ich kumulowania, kosztownego przechowywania i oczywiście wycieku danych. Nie zapomnij o tym, by prócz samej umowy dotyczącej usługi sporządzić z wykonawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Czy wiesz, że najlepsze firmy niszczące dokumenty wdrażają innowacyjne usługi, zapewniając nie tylko bezpieczeństwo danych i ekologiczne podejście, ale również komfort dla klienta? Przykładem jest wspomniane już mobilne niszczenie dokumentów m.in. skierowane do firm, których polityka bezpieczeństwa nie pozwala na przetwarzanie informacji niejawnych poza ich siedzibą.

Taka usługa polega na podstawieniu specjalnego pojazdu wyposażonego w instalację niszczącą. Dzięki temu możesz dopełnić obowiązku niszczenia dokumentów przy jednoczesnym zapewnieniu im maksymalnego bezpieczeństwa. O szczegóły pytaj ekspertów firmy EkoAkta.

Szukasz sprawdzonej firmy specjalizującej się w niszczeniu dokumentów? Sprawdź ofertę EkoAkta.