Identyfikacja klienta przez instytucję obowiązaną

BIZNES INTERIA na Facebooku i jesteś na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami

Instytucje obowiązane (IO) stanowią jeden z elementów polskiego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Katalog IO zawarty jest w art. 2 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2021 r. poz. 1132 ze zm.), zwanej dalej ustawą. O jego rozszerzeniu z dniem 31 lipca 2021 r. pisaliśmy m.in. w GP nr 60 z 2021 r., na str. 17. Do obowiązków IO zalicza się m.in. konieczność:

• stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (zwane środkami BF) w zakresie i z intensywnością uwzględniającymi rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę,
• dokumentowania zastosowanych środków BF.

Zasady stosowania środków BF muszą być ujęte w wewnętrznej procedurze instytucji obowiązanej (art. 50 ust. 2 ustawy).

Środki BF wymienione są w art. 34 ustawy. Obejmują one m.in.:

• identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości,
• identyfikację beneficjenta rzeczywistego (kto jest beneficjentem rzeczywistym zarówno w przypadku m.in. osób prawnych, jak i osób fizycznych, określa art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy) oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:

a) weryfikacji jego tożsamości,

b) ustalenia struktury własności i kontroli - w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej (od 31 października 2021 r. także w przypadku klienta będącego trustem).

Gdy za klienta działają inne osoby, np. pełnomocnicy, a w przypadku spółki jej reprezentanci, wówczas IO, stosując wskazane środki BF, identyfikują osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikują jej tożsamość i umocowanie do działania w imieniu klienta.

Identyfikacja w omawianych przepisach polega na ustaleniu określonych danych o kliencie (patrz ramka), a także beneficjencie rzeczywistym/osobie upoważnionej do działania w imieniu klienta (zob. art. 36 ust. 2-3 ustawy).

Z kolei weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie:

• dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej,
• dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru (np. z KRS) lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.

Stanowi o tym art. 37 ustawy. Z dniem 31 października 2021 r. otrzyma on nowe brzmienie. W świetle nowej treści tej regulacji rozszerzone zostaną obowiązki IO w przypadku identyfikacji beneficjenta rzeczywistego w określonych okolicznościach (por. art. 37 ust. 2 ustawy, w brzmieniu od 31 października 2021 r.). Co istotne, IO identyfikując beneficjentów rzeczywistych oraz podejmując uzasadnione czynności w celu m.in. weryfikacji ich tożsamości (tj. stosując środki BF, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy), nie będą mogły polegać wyłącznie na informacjach pochodzących z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych lub rejestru innego państwa członkowskiego będącego odpowiednikiem CRBR. Innymi słowy, zaczerpnięcie informacji z CRBR to jeden z obowiązków, poza tym IO od 31 października 2021 r. będą musiały we własnym zakresie ustalić informacje o beneficjentach rzeczywistych klienta. W razie rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez IO informacjami IO będą miały obowiązek odnotować rozbieżności i podjąć czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności. W przypadku potwierdzenia odnotowanych rozbieżności instytucja obowiązana będzie musiała przekazać organowi właściwemu w sprawach Rejestru zweryfikowaną informację o tych rozbieżnościach wraz z uzasadnieniem i dokumentacją dotyczącą odnotowanych rozbieżności (art. 61a ust. 1-2 ustawy, w brzmieniu od 31 października 2021 r.).

IO na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Przewiduje tak art. 34 ust. 4 ustawy. Regulacja ta stanowi dla IO podstawę prawną do kopiowania np. dowodów osobistych klientów czy osób upoważnionych do działania w ich imieniu.

Przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej IO informują klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach IO wynikających z ustawy w zakresie przetwarzania tych danych.

Instytucje obowiązane muszą stosować środki BF wobec klientów w sytuacjach opisanych w art. 35 ustawy, m.in. w przypadku nawiązywania stosunków gospodarczych. Przykładowo biuro rachunkowe powinno zastosować środki BF przed zawarciem umowy o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych lub od 31 lipca 2021 r. w przypadku usługowego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (zob. też art. 39 ustawy). W świetle art. 35 ust. 2 ustawy IO stosują środki BF również w odniesieniu do klientów, z którymi utrzymują stosunki gospodarcze, z uwzględnieniem rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, w szczególności gdy doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych (od 31 października 2021 r. art. 35 ust. 2 ustawy będzie wskazywał także inne sytuacje wymagające zastosowania środków BF).

IO w określonych okolicznościach stosują uproszczone albo wzmożone środki BF (por. m.in. art. 42 i art. 43 ustawy).

autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
Gazeta Podatkowa nr 74 (1845) z dnia 2021-09-16

Są to zarówno podmioty (firmy, instytucje, organizacje i stowarzyszenia), jak i indywidualni przedsiębiorcy:

- Banki krajowe, oddziały banków zagranicznych, oddziały instytucji kredytowych, instytucje finansowe mające siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
- Spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe oraz Krajowa Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa
- Krajowe instytucje płatnicze, krajowe instytucje pieniądza elektronicznego, oddziały unijnych instytucji płatniczych, oddziały unijnych i zagranicznych instytucji pieniądza elektronicznego
- Firmy inwestycyjne, banki powiernicze w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi
- Zagraniczne osoby prawne prowadzące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność maklerską
- Spółki prowadzące rynek regulowany w zakresie, w jakim prowadzą platformy aukcyjne
- Fundusze inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, towarzystwa funduszy inwestycyjnych
- Zakłady ubezpieczeń i pośrednicy ubezpieczeniowi
- Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.
- Kantory przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową
- Notariusze w zakresie czynności dokonywanych w formie aktu notarialnego, obejmujących:
- Adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni, doradcy podatkowi biegli rewidenci
- Doradcy podatkowi w zakresie czynności doradztwa podatkowego, biegli rewidenci.
- Podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
- Pośrednicy w obrocie nieruchomościami w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz.
- Operatorzy pocztowi
- Podmioty prowadzące działalność w zakresie gier losowych
- Fundacje
- Stowarzyszenia posiadające osobowość prawną
- Przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10.000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.
(działalnośc obrocie lub pośrednictwie w obrocie dziełami sztuki, handu w galeriach sztuki lub domach aukcyjnych)
- Instytucje pożyczkowe
- Przedsiębiorcy tj. świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi.

Wszystkie instytucje w zakresie transakcji o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10.000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane.