Spis treści:
Nie powinniśmy zbyt długo czekać ze złożeniem wniosku. Mamy na to tylko 5 lat, po tym czasie ZUS rejestruje dane tylko na kontach ubezpieczonych. Nie będą one już rejestrowane na koncie płatnika składek, a nadpłata nie zostanie zwrócona płatnikowi, nawet jeśli złoży wniosek. Innymi słowy, płatnik nie będzie mógł decydować o środkach z nadpłaty, ani przeznaczyć ich na zaległe lub przyszłe składki.
Skąd biorą się nadpłaty w ZUS?
Przedsiębiorcy mają obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Muszą przekazywać je na konto w ZUS w terminie do 5., 15. lub 20. dnia następnego miesiąca. W przypadku nadpłaty, czyli przekazania kwoty wyższej niż wymagana, przedsiębiorca może sprawdzić stan swojego konta ubezpieczeniowego w systemie PUE ZUS. Musimy pamiętać, że jeśli na naszym koncie pojawi się nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, nie zostanie ona automatycznie zwrócona przez ZUS.
Nadpłata w ZUS najczęściej wynika z błędu przedsiębiorcy, który opłaca składki w zbyt wysokiej kwocie. Teoretycznie możliwe jest celowe działanie w tym zakresie, ale rzadko zdarza się, aby przedsiębiorcy świadomie płacili wyższe składki. Błędy w obliczeniach mogą wynikać z różnych przyczyn, niekoniecznie leżących po stronie przedsiębiorcy. Mogą być one spowodowane błędami księgowego lub osoby odpowiedzialnej za finanse w firmie.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje ubezpieczonych o możliwej nadpłacie na ich koncie tylko raz do roku, zazwyczaj na początku nowego roku kalendarzowego, odnosząc się do składek za rok poprzedni.
Co zrobić, gdy masz nadpłatę w ZUS?
Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że rzeczywiście mamy nadpłatę. Możemy to zrobić, korzystając z platformy PUE ZUS, gdzie znajdziemy szczegółowe informacje o wpłatach i rozliczeniach. Możemy również uzyskać te dane, odwiedzając placówkę ZUS lub kontaktując się z nią telefonicznie. Aby ubiegać się o zwrot nadpłaty, należy zebrać odpowiednie dokumenty, które potwierdzą jej istnienie i ułatwią procedurę:
- wyciąg z konta ZUS - dokument zawierający historię wpłat i ewentualne saldo nadpłaty;
- wniosek o zwrot nadpłaty (RZS-P) - dostępny do pobrania na stronie ZUS lub w placówkach stacjonarnych;
- dodatkowe dokumenty - jeśli nadpłata wynika z pomyłki księgowej, zmiany podstawy wymiaru składek lub innej sytuacji, warto załączyć odpowiednie wyjaśnienia, np. korektę dokumentów rozliczeniowych, umowy czy zaświadczenia.
ZUS ma do 30 dni na rozpatrzenie wniosku i dokonanie zwrotu na wskazane konto bankowe. Jeśli jednak mamy zaległości wobec ZUS, nadpłata zostanie zaliczona na ich poczet. Warto więc wcześniej sprawdzić, czy nie posiadamy nieuregulowanych składek.
Jeśli nie wystąpimy o zwrot, nadpłata pozostanie na koncie i zostanie zaliczona na przyszłe zobowiązania wobec ZUS. Musimy jednak pamiętać, że po 5 latach od dnia powstania nadpłaty może nastąpić jej przedawnienie, co oznacza, że stracimy możliwość odzyskania tych środków.
Zwrot nadpłaconych składek ZUS a opodatkowanie
Składki ZUS muszą być rzeczywiście opłacone, aby mogły zostać uwzględnione w rozliczeniu podatkowym. W przypadku nadpłaty, w zeznaniu PIT wpisujemy pełną zapłaconą sumę.
Kiedy otrzymujemy zwrot nadpłaconych składek, nie musimy korygować okresu, w którym doszło do nadpłaty. Zamiast tego, zwrot powinniśmy rozliczyć w okresie, w którym go otrzymaliśmy. Przykładowo, jeśli nadpłaciliśmy składki w 2023 roku, a zwrot otrzymaliśmy w 2024 roku, to uwzględniamy ten zwrot w rozliczeniu za 2024 rok.
Jeśli zdecydujemy się przekazać nadpłatę składek ZUS na poczet przyszłych składek, to w danym okresie podatkowym powinniśmy:
- pomniejszyć dochód o składki na ubezpieczenie społeczne;
- pomniejszyć podatek o składki zdrowotne;
- uwzględnić w kosztach składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Oznacza to, że nadpłacone składki zmniejszają nasze przyszłe zobowiązania wobec ZUS.
Jeżeli jednak złożymy wniosek o zwrot nadpłaconych składek i otrzymamy ten zwrot, musimy doliczyć zwrócone kwoty do dochodu w zeznaniu rocznym za rok, w którym otrzymaliśmy zwrot.
Przeczytaj również:
Ważny komunikat ZUS. Wejdź na konto i sprawdź saldo
Kiedy sam musisz płacić składkę ZUS? W tych wypadkach musisz o tym pamiętać
PIT nie dotarł na czas, a termin rozliczenia się zbliża. Co zrobić w przypadku braku deklaracji?
