Reklama

Od 1 stycznia 2019 roku wchodzi duża ulga dla przedsiębiorców

Jeszcze przez kilka dni br. Polska będzie jednym z niechlubnych rekordzistów jeśli chodzi o czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. Według jeszcze obowiązujących - do końca 2018 roku - przepisów firmy muszą, pod groźbą kary finansowej, trzymać tego rodzaju akta aż przez 50 lat. Od 1 stycznia 2019 roku, ta sytuacja diametralnie się zmieni. Nastąpi koniec piętrzących się przez lata papierowych teczek!

Według obowiązujących jeszcze przepisów, każdy pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Polska jest tu jednym z niechlubnych rekordzistów. Dla porównania podajmy, że np. we Francji taki obowiązek to maksymalnie pięć lat, a w Kanadzie tylko trzy lata. W Holandii w ogóle nie ma nakazu prawnego przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych.

Reklama

Zdaniem specjalistów, rozwiązanie, jakie obowiązuje w Polsce nie jest efektywne. Przede wszystkim przepisy w tej formie nie są żadną gwarancją dla ubezpieczonych, że będą mogli przedstawić w ZUS dokumenty niezbędne do przyznania emerytury lub renty. Obowiązek ten generuje także duże komplikacje i koszty dla pracodawców. Dokumenty muszą być bowiem przechowywane w formie papierowej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku nierealizowania tego obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Aby sprostać przepisom, firmy obecnie często korzystają z usług zewnętrznych. Przyjmuje się, że miesięczny koszt utrzymania akt pracowniczych to rząd wielkości od 10 zł do nawet kilkuset złotych. Zależy to od m.in. liczby zatrudnionych czy objętości teczki pracowniczej. Jeśli pomnożymy te wskaźniki przez maksymalny okres 50 lat, to robi się już bardzo duże obciążenie dla firmy.

Na szczęście dla przedsiębiorców ten przepis ulega zmianie. Od 1 stycznia 2019 roku będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika już nie 50 a 10 lat, w wybranej przez siebie formie - papierowej lub elektronicznej. Jest to niewątpliwie duże ułatwienie dla prowadzących biznes. Tu z pomocą wychodzi nowoczesna technologia. Archiwum będzie można prowadzić z pomocą platform internetowych, służących do elektronicznej obsługi dokumentów.

Jedną z nich jest EBI24. Aplikacja pozwala na prowadzenie bieżącej dokumentacji (umowy, faktury) w formie elektronicznej, ale także na archiwizację nie wykorzystywanych aktualnie dokumentów. Przygotowując się na zmianę przepisów można już teraz przetestować platformę.

Reklama

Reklama

Reklama

Reklama

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »