Ważne zmiany od 1 stycznia. Chodzi o listy polecone

System e-Doręczeń to elektroniczna usługa umożliwiająca wysyłanie i odbieranie urzędowej korespondencji w formie cyfrowej. Rozwiązanie to ma zastąpić tradycyjne listy polecone, oferując większą wygodę i oszczędność czasu. W praktyce oznacza to, że wszystkie pisma i decyzje administracyjne będą przesyłane online, co eliminuje potrzebę wizyt na poczcie czy odbioru awizo w przypadku nieobecności w domu.

Dzięki e-Doręczeniom instytucje publiczne i obywatele zyskają narzędzie, które znacząco usprawni proces wymiany dokumentów. Dla podmiotów takich jak samorządy oznacza to realne oszczędności finansowe, a dla obywateli – uproszczenie procedur administracyjnych. Oficjalna korespondencja z urzędami będzie szybsza i sprawniejsza oraz dostępna z dowolnego miejsca i o każdej porze. 

Od 1 stycznia 2025 roku większość urzędów oraz instytucji publicznych zostanie zobowiązana do korzystania z systemu e-Doręczeń. Zmiana obejmie zarówno wysyłanie pism, jak i ich odbiór. Według danych przedstawionych przez resort cyfryzacji obecnie już 67 proc. urzędów gminnych, 85 proc. starostw powiatowych oraz 87,5 proc. urzędów marszałkowskich posiada odpowiednie skrzynki do obsługi systemu.

Wdrożenie e-Doręczeń ma na celu standaryzację komunikacji urzędowej. Nowy system pozwoli uniknąć opóźnień wynikających z problemów logistycznych lub technicznych związanych z tradycyjną pocztą. System e-Doręczeń to szczególnie istotna zmiana dla samorządów, które będą mogły zaoszczędzić na wysyłaniu dużej liczby dokumentów np. decyzji podatkowych do mieszkańców.  

Aby wysyłać i odbierać korespondencję urzędową online, należy założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Można to zrobić, składając wniosek przez mObywatel. Proces składa się z kilku kroków:

• Wypełnienie wniosku – należy podać dane wnioskodawcy oraz opcjonalnie wskazać administratora, który będzie zarządzał skrzynką.
• Podpisanie dokumentu – wniosek można podpisać elektronicznie, korzystając z profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego.
• Otrzymanie potwierdzenia – po złożeniu wniosku użytkownik otrzyma e-mail z potwierdzeniem, co umożliwi dalsze działania.

Adres doręczeń elektronicznych można uzyskać u operatora wyznaczonego lub komercyjnych dostawców usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Po założeniu skrzynki do e-Doręczeń konieczna jest jej aktywacja. 

W tym celu użytkownik musi zalogować się na swoje konto w serwisie mObywatel, przejść do zakładki "Twoje skrzynki" i kliknąć przycisk aktywacji przy skrzynce, którą chce aktywować. Następnie należy podać adres e-mail do powiadomień i zaakceptować regulamin świadczenia usług e-Doręczeń. Po wykonaniu tych kroków skrzynka stanie się aktywna i gotowa do użycia.