Dokumenty rozliczeniowe ZUS za pracownika na zwolnieniu lekarskim

Jakie składki przy świadczeniu chorobowym?

Składki ubezpieczeniowe (społeczne i zdrowotną) za pracownika nalicza się od podstawy wymiaru, którą stanowi przychód w rozumieniu przepisów o pdof, osiągany przez niego z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca - jako płatnik składek - nie uwzględnia jednak wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (tzw. wynagrodzenia chorobowego) oraz zasiłków. Tak wynika z art. 18 ust. 2 i art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Skoro wynagrodzenie chorobowe nie stanowi dla pracownika podstawy wymiaru składek społecznych, to nie jest także wliczane do podstawy wymiaru składek na fundusze pozaubezpieczeniowe, tj. FP, FGŚP. Składki te nalicza się bowiem od kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych pracownika, bez uwzględniania jej rocznego limitu (w przypadku składki na FP z zastrzeżeniem, że kwota ta w przeliczeniu na okres miesiąca wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, a w przypadku pracowników w I roku pracy - 80% tego wynagrodzenia).

Z kolei do ustalenia podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracownika stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek społecznych (art. 81 ust. 1 ustawy świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). Przy jej wyznaczaniu nie uwzględnia się jednak wyłączenia wynagrodzenia chorobowego. Nie stosuje się również rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych. Oznacza to, że naliczając składkę zdrowotną pracownikowi, do podstawy jej wymiaru pracodawca powinien przyjąć wynagrodzenie chorobowe. Nie powinien jednak uwzględniać w niej kwoty wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego.

Naliczone składki za pracownika pracodawca rozlicza w imiennych raportach miesięcznych oraz deklaracji rozliczeniowej od wszystkich dokonanych mu lub postawionych do jego dyspozycji wypłat - od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dokumenty te dotyczą (z uwzględnieniem limitu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych).

Okres choroby w dokumentach ZUS

Czas przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby to okres przerwy w opłacaniu składek ubezpieczeniowych. Zasadniczo pracodawca musi przekazać za taką osobę do organu rentowego, oprócz imiennego raportu ZUS RCA, także raport ZUS RSA. Ten ostatni służy bowiem do wykazywania przerwy w opłacaniu składek do ZUS za pracownika, w tym m.in. spowodowanej chorobą, potwierdzoną zaświadczeniem lekarskim ZUS ZLA.

Formularz ZUS RSA jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Okres pobierania przez pracownika wynagrodzenia chorobowego pracodawca wykazuje w imiennym miesięcznym raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331. W raporcie tym wpisuje także liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat oraz kwotę wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego (przykład 1). Często zdarza się, że pracownik, który był niezdolny do pracy z powodu choroby tylko przez część miesiąca, otrzymał w danym miesiącu wynagrodzenie za czas pracy i wynagrodzenie chorobowe. W tym przypadku składki na ubezpieczenia społeczne pracodawca nalicza wyłącznie od wynagrodzenia za pracę. Kwotę wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego wlicza natomiast do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i nalicza ją od łącznej wartości (tj. od sumy wynagrodzenia za pracę pomniejszonego o składki społeczne finansowane przez pracownika i wynagrodzenia chorobowego). Naliczone w ten sposób składki (społeczne i zdrowotną) wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA.

Wypłacając pracownikowi wynagrodzenie chorobowe pracodawca powinien je wykazać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym je wypłacił.

Również okres pobierania przez pracownika zasiłku chorobowego pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA. W zależności od rodzaju wypłaconego świadczenia chorobowego przypisuje mu odpowiedni kod świadczenia/przerwy. Przykładowo zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego wykazuje się z kodem świadczenia/przerwy 313. Kody określające rodzaj świadczeń chorobowych zostały wykazane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego… (Dz. U. z 2009 r. nr 186, poz. 1444 ze zm.).

Jak już wspomniano, od wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego pracodawca nie nalicza składek społecznych ani też składki zdrowotnej. Jeśli jest płatnikiem zasiłków, kwotę wypłaconego świadczenia wykazuje w raporcie ZUS RSA. Wpisuje w nim również m.in. okres, za który pracownik pobrał ten zasiłek.

Zasadniczo okres, za który pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy, pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym wypłacono mu ten zasiłek. Inaczej jednak należy postąpić w sytuacji, gdy świadczenie takie wypłaca ZUS. W tym przypadku imienny raport ZUS RSA pracodawca składa za miesiąc, w którym pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, niezależnie od tego, kiedy ZUS dokona wypłaty zasiłku. W raporcie tym pracodawca nie wykazuje wówczas kwoty zasiłku chorobowego (pole "Kwota" pozostawia puste lub wpisuje 0,00) oraz nie wypełnia pola "Liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat".

Długotrwała choroba w raportach ZUS

W sytuacji gdy pracownik choruje od dłuższego czasu często bywa tak, że oprócz zasiłku chorobowego nie otrzymuje on żadnych innych wypłat. W tym przypadku pracodawca nie zawsze sporządza za niego - poza imiennym raportem ZUS RSA - tzw. raport składkowy ZUS RCA. Przy całomiesięcznym zwolnieniu lekarskim pracownika obowiązek sporządzenia za niego raportu ZUS RCA zależy od tego, czy przerwa chorobowa wykazana w raporcie ZUS RSA, obejmująca cały miesiąc, dotyczy tego samego okresu, za który sporządzane są dokumenty rozliczeniowe, czy też innego. I tak, jeśli całomiesięczna przerwa w opłacaniu składek ZUS, wykazana w raporcie ZUS RSA, dotyczy tego samego miesiąca, za który pracodawca składa komplet dokumentów rozliczeniowych i pracownikowi nie wypłacono w tym miesiącu żadnych wypłat podlegających oskładkowaniu, wówczas pracodawca składa za niego wyłącznie raport ZUS RSA (nie sporządza wtedy tzw. zerowego raportu ZUS RCA). Jeśli natomiast przerwa w opłacaniu składek ZUS, wykazana w raporcie ZUS RSA, dotyczy całego miesiąca, ale innego niż ten, za który jest składany komplet dokumentów rozliczeniowych i pracownikowi w miesiącu tym nie dokonano żadnych wypłat podlegających oskładkowaniu, wtedy pracodawca powinien złożyć za pracownika, oprócz raportu ZUS RSA, również zerowy raport ZUS RCA.

Może się też zdarzyć, że na podstawie jednego zwolnienia lekarskiego, obejmującego cały miesiąc kalendarzowy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy. W przypadku wypłaty tych świadczeń w jednym miesiącu, pracodawca (będący płatnikiem zasiłków) sporządza za pracownika, za ten miesiąc, zarówno raport świadczeniowy ZUS RSA, jak i raport składkowy ZUS RCA. Jeśli pracownik w miesiącu tym, poza wynagrodzeniem chorobowym i zasiłkiem chorobowym, nie otrzymał żadnych innych wypłat, wówczas w składanym za niego za ten miesiąc raporcie ZUS RCA, pracodawca nalicza mu - od kwoty wynagrodzenia chorobowego - składkę zdrowotną. Natomiast w raporcie ZUS RSA wykazuje odrębnie okres pobierania zasiłku chorobowego oraz wynagrodzenia za czas choroby (przykład 2).

Okres wyczekiwania

Bywa tak, że pracownik krótko po podjęciu zatrudnienia dostarcza pracodawcy zwolnienie lekarskie (poświadczające jego chorobę), ale nie ma z tego tytułu prawa do świadczeń chorobowych ze względu na tzw. okres wyczekiwania. Pracodawca wykazuje wówczas taką osobę w miesięcznym raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 151. Kod ten oznacza okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku.