Identyfikator podatkowy pracownika w PIT-11 za 2014 r.

Zakłady pracy, zleceniodawcy, zamawiający wykonanie dzieła (i inni płatnicy wymienieni w art. 39 ust. 1, art. 42 ust. 2 pkt 1 i art. 42e ust. 6 ustawy o pdof, a także w art. 35a ust. 5 ustawy o pdof, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 26 października 2007 r.) mają obowiązek sporządzić dla każdego podatnika, któremu nie dokonują rocznego obliczenia podatku, PIT-11. Jest to imienna informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

PIT-11 trzeba przekazać podatnikowi oraz przesłać do "jego" urzędu skarbowego. Właściwość urzędu skarbowego ustala się według miejsca zamieszkania podatnika. W przypadku osób nieposiadających w Polsce miejsca zamieszkania jest to urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. Zaleca się, aby płatnik przygotował również egzemplarz dla siebie i zachował go w aktach dla celów dowodowych.

PIT-11 za 2014 r. sporządzony w formie pisemnej trzeba złożyć w urzędzie skarbowym do 2 lutego 2015 r., a przesyłany przez internet - do 2 marca 2015 r. Termin przekazania informacji podatnikowi upływa 2 marca 2015 r.

Płatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy podatników na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, których poborem zajmują się organy podatkowe lub celne. Stanowi tak art. 11 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. W PIT-11 trzeba więc podać właściwy identyfikator podatkowy podatnika. Płatnicy mają o tyle utrudnione zadanie, że osoby fizyczne mogą posługiwać się NIP albo numerem PESEL. Zależy to od ich statusu ewidencyjnego.

Numer PESEL jest identyfikatorem podatkowym osób, które spełniają łącznie następujące kryteria: są objęte rejestrem PESEL, nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT oraz nie są płatnikami podatków lub składek ZUS.

NIP muszą natomiast posiadać prowadzący działalność gospodarczą - bez względu na to, czy podlegają wpisowi do CEIDG, czy nie. Osoby te, chociaż mają nadany PESEL, posługują się NIP we wszystkich kontaktach z administracją podatkową. Podają go zarówno w sprawach realizacji zobowiązań i należności budżetowych związanych z firmą, jak i w rozliczeniach prywatnych. NIP trzeba wpisywać także po zamknięciu biznesu na dokumentach odnoszących się do obowiązków podatkowych związanych z wykonywaniem działalności gospodarczej. Nie ma znaczenia, że w dniu składania rozliczenia firma już nie istnieje.

NIP to ponadto identyfikator podatkowy osób, które nie są przedsiębiorcami, ale podlegają rejestracji jako podatnicy VAT, nie są objęte rejestrem PESEL, są płatnikami podatków lub składek ZUS. Do tej grupy zalicza się m.in. rodziców zatrudniających nianię na podstawie umowy uaktywniającej.

Płatnicy, aby należycie wypełnić PIT-11, mają prawo zażądać od podatników podania identyfikatora podatkowego. Nie mogą jednak dociekać ich statusu ewidencyjnego. Nie wolno im w szczególności domagać się ujawnienia, na jakiej podstawie dana osoba posługuje się NIP, a nie numerem PESEL, np. czy i jaką prowadzi działalność gospodarczą.

Płatnicy nie dysponują skutecznymi narzędziami pozwalającymi zweryfikować, czy podatnik podał właściwy i aktualny identyfikator podatkowy. Dokumenty związane z poborem podatku wypełnia się zasadniczo w następujący sposób: jeżeli dana osoba nie zawiadomi płatnika o tym, że posługuje się NIP, to należy wpisać jej numer PESEL. W informacjach PIT-11 nie zawsze jest więc podawany właściwy identyfikator podatkowy. Płatnikom nie grożą jednak sankcje karne skarbowe za wpisanie numeru PESEL zamiast NIP - albo odwrotnie. Ważne jest, aby został wskazany jeden z nich w celu zapewnienia jednoznacznej identyfikacji danej osoby przez organy podatkowe.

Kwestie formalne związane z informacjami o identyfikatorze podatkowym, takie jak: ich forma, sposób przechowywania czy termin złożenia nie zostały prawnie uregulowane. Płatnicy mają więc w tym zakresie dowolność. Informacje o identyfikatorze podatkowym mogą być przechowywane w formie pisemnych oświadczeń podpisanych przez podatników, skanów oświadczeń zarchiwizowanych na dysku komputera czy dokumentów elektronicznych z elektroniczną akceptacją zawartych danych.

Przed wystawieniem PIT-11 można sprawdzić aktualność informacji uzyskanych od podatników w poprzednich latach. Niewykluczone, że w tym czasie status ewidencyjny poszczególnych osób zmienił się. To, czy należy podać NIP, czy numer PESEL, zależy natomiast od statusu ewidencyjnego podatnika w okresie, którego dotyczy rozliczenie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 2 (1147) z dnia 2015-01-05

GOFIN podpowiada