Jak rozliczyć dietę przy "delegacyjnych" posiłkach?
Podróż służbowa w wielu przypadkach oznacza kilkudniowy, a nawet dłuższy wyjazd pracownika poza swoje miejsce zamieszkania. Pracodawca może mu w związku z tym zabezpieczyć nie tylko zakwaterowanie, ale również wyżywienie. Bezpłatne posiłki dla pracownika pociągają jednak za sobą konieczność pomniejszenia diety za podróż. W praktyce, w sytuacji kiedy charakter posiłku nie jest jednoznaczny, może to powodować trudności w rozliczeniu.
Niższa dieta przy posiłkach na koszt firmy
Podstawowym świadczeniem z tytułu podróży służbowej jest dieta. Jej celem jest zrekompensowanie zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży. Pracownik, który z uwagi na zapewnienie posiłków przez pracodawcę nie ponosi tych kosztów lub ponosi je częściowo, nie ma więc prawa do diety lub przysługuje mu ona w obniżonej wysokości. Zasada pomniejszania diety w razie zapewnienia delegowanemu bezpłatnego wyżywienia obowiązuje zarówno w krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej. W przypadku tej pierwszej podróży pomniejszenie diety następuje o:
- 25% - przy bezpłatnym śniadaniu i kolacji,
- 50% - przy bezpłatnym obiedzie.
Jeżeli pracownik odbywa zagraniczną podróż służbową, kwoty procentowego zmniejszenia rozkładają się nieco inaczej i wynoszą:
- za śniadanie - 15% diety,
- za obiad i kolację - 30% diety.
Pomniejszanie diety w sposób wskazany powyżej stosuje się również w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Stanowi o tym § 7 ust. 5 i § 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności z tytułu podróży służbowej. Jeżeli więc np. na rachunku hotelowym widnieje pozycja dotycząca zapewnienia posiłku, to dieta pracownika ulega pomniejszeniu. Określenie rodzaju posiłku w treści rachunku za nocleg w hotelu często dokonywane jest w sposób tradycyjny, przy użyciu nazewnictwa przyjętego w języku polskim. Na rachunku widnieje więc pozycja - za śniadanie, obiad lub kolację, co umożliwia bezproblemowe pomniejszenie diety. Gorzej, jeżeli na rachunku (za nocleg w hotelu czy szkolenie) posiłki określone są nazwami obcojęzycznymi.
Ile odliczyć za lunch lub poczęstunek?
W praktyce odbywania podróży służbowych zdarza się, że posiłki zapewnione pracownikowi widnieją w rachunku pod obcojęzycznymi nazwami. Nie odpowiadają one przyjętemu zwyczajowo podziałowi posiłków na śniadanie, obiad i kolację. Zamiast tych nazw pojawiają się takie określenia, jak lunch czy przekąska. Może to powodować dylematy przy pomniejszaniu diety za dany posiłek. Nie wiadomo, czy np. lunch potraktować jako odpowiednik tradycyjnego obiadu, a przekąskę jako śniadanie. W paragrafach 7 i 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, które przewidują pomniejszanie diety, używa się tylko ogólnie przyjętych w języku polskim nazw posiłków. Nie sprecyzowano przy tym, co należy rozumieć pod pojęciem śniadania, obiadu i kolacji. Nie wskazano również, w jakich godzinach (przedziałach czasu) powinny przypadać poszczególne posiłki.
W razie zapewnienia pracownikowi bezpłatnego posiłku w czasie podróży służbowej obniżenie diety jest obligatoryjne.
Rozstrzygając kwestię ewentualnego pomniejszenia wysokości diety o lunch czy poczęstunek należy pamiętać, że pierwszy ze wskazanych posiłków nie jest prostym odpowiednikiem przyjętego w tradycji polskiej obiadu. To raczej lekki posiłek spożywany we wczesnych godzinach popołudniowych. Zapewnienie lunchu na konferencji szkoleniowej nie jest więc równoznaczne z zagwarantowaniem pracownikowi posiłku obiadowego. Z kolei przekąska nie zawsze będzie odpowiadała pojęciu tradycyjnego śniadania. Przy ocenie, czy dieta powinna zostać pomniejszona o tego rodzaju posiłki, ważna jest okoliczność, czy pracownik miał przez organizatorów zapewnioną możliwość swobodnego ich spożycia. W tym celu pracownikowi powinno być udostępnione osobne pomieszczenie, a w trakcie szkolenia przewidziana specjalna przerwa na posiłek. Zapewnienie przekąsek w postaci kawy i ciasteczek, które szkolący się pracownik może spożyć przy stole konferencyjnym, nie będzie więc oznaczało zapewnienia np. śniadania. Udostępnienie pracownikowi tzw. zimnego bufetu też może rodzić wątpliwości, czy spożył on obiad (składający się na ogół z gorącego dania) na koszt pracodawcy. W przypadku opisania posiłków zagwarantowanych pracownikowi poprzez nazwy zapożyczone z języków obcych, wiele więc zależy od subiektywnego zakwalifikowania ich przez pracodawcę do jednej z trzech tradycyjnych kategorii posiłków.
Organizator może uściślić informację
W przypadku niejasności przy rozliczaniu diety podlegającej pomniejszeniu o koszt posiłku, pracodawca nie musi polegać tylko na swojej ocenie charakteru posiłku. Może zwrócić się do organizatorów szkolenia czy innego podmiotu, który wystawił rachunek, o uściślenie, czy np. lunch wykazany na rachunku można potraktować jako odpowiednik obiadu, a przekąski czy poczęstunek jako równoznaczne ze śniadaniem. Można też, jeszcze przed odbyciem szkolenia czy innego spotkania, na którym będą serwowane takie posiłki, ustalić z organizatorami, że rachunek będzie zawierał polskie odpowiedniki posiłków określonych obcojęzycznie. Wreszcie można zwrócić się do pracownika, aby ten złożył pisemne oświadczenie o rodzaju zagwarantowanych przez organizatora (lub inny podmiot) posiłków. Pozwala na to § 5 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych. W sytuacjach wątpliwych upoważnia on pracodawcę do żądania od pracownika oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo lub wysokość m.in. diet.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 99 (1036) z dnia 2013-12-12