Jak wybrać firmę do projektów szkoleniowych?

Przedsiębiorstwa, które zastanawiają się nad pozyskaniem dofinansowania mogą korzystać z pomocy firm zewnętrznych w różnym zakresie i na różnych etapach. Weźmy tutaj pod uwagę sytuację, w której decydujemy się na udział firmy zewnętrznej we wszystkich etapach projektu: od wniosku, opracowania koncepcji merytorycznej, przygotowania harmonogramu i budżetu, opracowania opisu poszczególnych działań poprzez realizację działań merytorycznych, zarządzanie projektem i jego rozliczenie.

Zbadajmy finanse

Na początek należy przede wszystkim wziąć pod uwagę doświadczenia i możliwości realizowania projektów unijnych przez przyszłego usługodawcę. Warto dowiedzieć się, jaką liczbę wniosków firma przygotowała w latach ubiegłych i ile z nich zostało z sukcesem zrealizowanych i rozliczonych. Współpraca z doświadczoną firmą zmniejszy ryzyko związane z nieotrzymaniem dotacji w ogóle, a dobre projekty przez nią zrealizowane są często zauważane i nagradzane. Zastanówmy się, czy firma, która jest naszym potencjalnym usługodawcą jest stabilna? Możemy to ocenić np. poprzez wysokość rocznych obrotów, która jest brana pod uwagę przy ocenie wniosku oraz jej kondycję finansową, w tym np. płynność finansową - co jest bardzo istotne w przypadku opóźnień w wypłacaniu transz pomocy publicznej. Aby te opóźniania nie zaburzyły realizacji zaplanowanych w harmonogramie działań firma powinna być przygotowana na kilkumiesięczne kredytowanie zaplanowanych działań. Przy wyborze firmy, która pomoże nam zrealizować projekt powinniśmy także wziąć pod uwagę kryterium standaryzacji działań w projektach unijnych. I uzyskać odpowiedź na pytanie, czy firma potrafi nam przedstawić w sposób klarowny etapy i harmonogram pracy przy przygotowywaniu wniosku? Powinniśmy również wiedzieć, jakie są oczekiwania firmy szkoleniowej jeśli chodzi o nasze zaangażowanie czasowe, pozyskanie informacji, itp. Czy zaplanowane są spotkania i warsztaty przy przygotowywaniu wniosku? Ile i jaki będzie ich cel oraz z jaką grupą pracowników?

Minimalizowanie ryzyka

Ważne jest także, w jaki sposób firma zamierza zarządzać projektem. Czy ma doświadczony zespół pracowników? Ile jest tych osób i jaka jest ich odpowiedzialność za konkretne zadania? W jaki sposób firma na etapie planowania zadba o realizację projektu z sukcesem? Czy ma wypracowane metody minimalizowania ryzyka niezrealizowania twardych wskaźników, takich jak liczba przeszkolonych osób i liczba zrealizowanych szkoleń? Zbyt optymistycznie oszacowana przez nas jako usługodawców liczba uczestników projektu może bowiem spowodować trudności w realizacji tych wskaźników. Na tym etapie firma może nam zaproponować przykładowo stworzenie imiennej listy uczestników, dzięki czemu uniknie się wielu pomyłek związanych z liczeniem uczestników i liczby szkoleń. Dzięki temu również powstanie optymalny harmonogram działań przystosowany do możliwości zaangażowania czasowego uczestników projektu. Podczas realizacji szkoleń ułatwi to zarządzanie uczestnikami przy rotacji pracowników, zamianach czy w sytuacjach wyjątkowych. Najczęściej z trudami realizacji ,,twardych'' kryteriów zmagają się działy HR odpowiedzialne za frekwencję. Aby wspomóc je w pracy należy zwrócić uwagę na wysokie umocowanie projektu, czyli zaangażowanie kierownictwa firmy. Jeśli zabraknie takiego wsparcia to ważne sprawy, które zawsze w każdej firmie się pojawiają, spowodują niezrealizowanie zakładanych celów projektu, a co za tym idzie poważne konsekwencje finansowe. Trzeba się także zastanowić, w jaki sposób firma na etapie realizacji projektu zadba o komunikację z nami. Czy określi chociażby oczekiwania dotyczące przepływu dokumentów związanych z rozliczaniem projektu? W jaki sposób będzie monitorowała realizowanie twardych wskaźników projektu? Ważnym obszarem jest również realizacja założonych przez nas celów merytorycznych projektu. Liczymy przecież na uzyskanie określonych rezultatów, w związku z tym powinniśmy sprawdzić czy firma zewnętrza jest w stanie zrealizować nasze oczekiwania. Niestety zdarza się, że firma doradczo-szkoleniowa nie ma możliwości przedstawienia wymiernych efektów swojej pracy związanej ze wzrostem sprzedaży, wzrostem jakości obsługi klienta, spadkiem reklamacji czy innych wskaźników. O co więc należy zapytać w tym obszarze? Jeśli firma doradcza działa na rynku od dłuższego czasu to można chociażby sprawdzić, jakie odnieśli sukcesy obsługiwani przez nią klienci. Chodzi przykładowo o uzyskaniu statusu lidera w branży czy wyższej pozycji w badaniach dotyczących jakości obsługi. Pod warunkiem oczywiście, że działania firmy doradczo-szkoleniowej w konkretnym projekcie mogły mieć wpływ na takie efekty.

Kadry są ważne

Powinniśmy również wiedzieć, jaki firma posiada zespół trenerów i konsultantów oraz jakie są ich kompetencje i doświadczenie. Czy posiada dostateczną ilość wykwalifikowanych trenerów, czy może będzie pozyskiwała ich z rynku zewnętrznego? Jeśli współpracuje z firmami zewnętrznymi, to w jaki sposób zadba o powtarzalną jakość działań, np. przy wielu szkoleniach organizowanych równolegle? Chodzi o to, aby uczestnicy po szkoleniach organizowanych w różnych terminach i miejscach dotyczących tego samego tematu mieli szansę zdobyć tę samą wiedzę i umiejętności. Poza tym, w jaki sposób trenerzy przygotowywani są do realizowania celów poszczególnych działań?

Warto sprawdzić również, czy firma jest wiarygodna pod kątem składanych obietnic. Czy zapewnienia i obietnice złożone na początku projektu - dotyczące efektów działań, budżetu, komfortu i sposobu pracy, podziału obowiązków, wymiany informacji itp. - zostały w pełni zrealizowane. Warto także sprawdzić, jakimi metodami firma posługuje się przy realizacji badania potrzeb. Czy i w jaki sposób firma dostosowuje swoje działania do specyfiki i potrzeb klienta? Czy np. podczas przeprowadzania szkoleń zaprezentowane ćwiczenia i scenki są w możliwie dużym stopniu zbliżone do sytuacji z życia zawodowego? Czy firma zewnętrzna potrafi zaadaptować dotychczasowe wypracowane przez nas rozwiązania? Jakie podejście prezentuje firma w stosunku do efektywności projektów doradczych czy szkoleń i jakie działania dodatkowe proponuje w celu zwiększenia efektywności?

Odpowiedzi na większość postawionych powyżej pytań możemy uzyskać od samej firmy doradczo-szkoleniowej. Dobrą praktyką, z której korzysta już dla własnego bezpieczeństwa sporo firm są również referencje: w przypadku projektów dofinansowanych przez Europejski Fundusz Społeczny referencje wydają się niezbędne.

Warto więc dobrze przygotować się na rozmowę z przyszłym usługodawcą i dokładnie wypytać go o wszystkie interesujące nas aspekty związane z realizacją projektu. W niektórych przypadkach możliwe jest praktyczne sprawdzenia danej firmy, np. poprzez zlecenie jej niewielkiego działania. Dużą korzyścią projektów dofinansowanych przez Unię Europejską jest możliwość realizacji działań w sposób kompleksowy, co wpływa często na długofalową współpracę z partnerem. Warto podjąć duży wysiłek przy wyborze właściwej firmy, a zwróci się on z pewnością w postaci sukcesu zrealizowanego projektu.

Sylwia Michalska

menedżer projektu w firmie PROFES