Lepiej zabezpiecz się umową

Zawierając umowę outsourcingową warto wiedzieć jakie zapisy można zweryfikować, tak aby zagwarantować sobie odpowiedni poziom wykonania usługi. Prawidłowo skonstruowana umowa powinna chronić interesy klienta i stanowić podstawę egzekwowania od dostawcy wcześniejszych ustaleń - poczynionych w trakcie przeprowadzania procesu sprzedaży.

To musi być przemyślana decyzja

Podczas podpisywania umowy outsourcingowej, firma musi mieć pewność, iż jej interesy zostały zabezpieczone w odpowiedni sposób. Umowa określa, co ma być wykonywane i w jakiej cenie oraz wyznacza relacje między dostawcą, a odbiorcą usług. Umowy outsourcingowe mogą różnić się konkretnymi sformułowaniami - jednak zawsze zbudowane są według określonego schematu i powinny zawierać następujące elementy: datę rozpoczęcia współpracy, zakres usług oraz miejsce ich świadczenia, zasady współpracy, grono osób kontaktowych, odpowiedzialność stron, kwestie poufności, wynagrodzenie dla dostawcy, okres wypowiedzenia umowy i tryb jej rozwiązania.

Decydując o wyborze firmy należy przede wszystkim sprawdzić jaką ma opinię na rynku, ilu ma specjalistów i z jakich dziedzin, np. ekspertów od prowadzenia ksiąg rachunkowych, biegłych rewidentów czy doradców podatkowych, którzy będą reagować na zmiany przepisów oraz nadzorować bezpieczeństwo systemów informatycznych.

Warto również poprosić o referencje wystawione przez dotychczasowych klientów. Ważne jest również wyposażenie techniczne firmy.

Poniżej prezentuję zagadnienia, na które powinniśmy zwrócić uwagę zanim podpiszemy ostateczną umowę.

Wstęp

Część wstępna wskazuje strony umowy, czyli nazwy firm wraz z wszelkimi danymi adresowo-rejestrowymi oraz osoby reprezentujące firmę wraz z podaniem nazwy stanowiska. Można zażądać kopię KRS i sprawdzić, czy osoby wymienione w umowie spółki mają prawo do jej reprezentowania. Kopia KRS może zostać dołączona jako jeden z załączników do umowy.

Zakres umowy

W zakresie umowy należy szczegółowo wymienić wszystkie czynności, które wchodzą w skład realizowanej umowy. Za wszystkie dodatkowe działania, które nie zostały wskazane jako przedmiot umowy, firma outsourcingowa może obciążyć klienta dodatkowymi kosztami.

Usługi dodatkowo płatne

Polityka cenowa firm outsourcingowych opiera się na niskiej cenie podstawowej za standardowy pakiet usług. Wszelkie dodatkowe usługi są natomiast kalkulowane w oparciu o wyższe stawki godzinowe. Warto zapisać w umowie wszystkie usługi towarzyszące i określić stawkę ryczałtową, którą klient będzie płacił za dodatkową pracę. Inną ważną korzyścią wynikającą z wynagrodzenia kwotowego jest możliwość zabudżetowania i zaplanowania pełnych kosztów. Jest to istotne, np. w sytuacji przygotowania druków dotyczących kapitału początkowego.

Przy zawieraniu umowy, klient może również zdecydować się na stawki godzinowe za dodatkowe usługi, np. za przygotowanie niestandardowego raportu. Jednak decydując się na takie rozwiązanie, należy zdawać sobie sprawę, że weryfikacja czasu potrzebnego do wykonania dodatkowego zlecenia jest praktycznie niemożliwa. Wówczas pozostaje nam tylko ufność w uczciwość dostawcy, który nie będzie żądał za swoją pracę przesadnie zawyżonego wynagrodzenia.

W przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego, usługą dodatkowo płatną może być wystawianie PIT-11 lub PIT-8B, przygotowanie korekt deklaracji do ZUS i Urzędu Skarbowego z winy zleceniodawcy, przygotowanie niestandardowych raportów (np. rezerw na odprawy emerytalne). Jeśli w momencie zawierania umowy dokonamy odpowiednich zapisów odnośnie przedmiotu umowy, w przyszłości unikniemy dodatkowych kosztów.

Zasady świadczenia umowy

W tym punkcie warto określić termin oraz miejsce rozpoczęcia świadczenia usług. Wiele firm outsourcingowych ukrywa, iż faktyczna usługa realizowana będzie przez specjalistów firmy, którzy pracują kilkaset kilometrów od siedziby głównej.

Dlatego, jeśli chcemy mieć pewność, że dostawca usług outsourcingowych będzie elastyczny wobec indywidualnych potrzeb, dostarczając np. w ciągu godziny wymagane dokumenty, warto sprawdzić i zapisać w umowie, gdzie będzie świadczona usługa. W przypadku decyzji firmy o zmianie miejsca świadczenia usługi, klient ma prawo rozwiązać umowę.

Osoby świadczące usługi outsourcingowe

Ważne jest wskazanie w umowie konkretnych osób kontaktowych za pośrednictwem, których firma outsourcingowa będzie świadczyła swoje usługi. Osoby powinny być wymienione z imienia i nazwiska, wówczas firma ma pewność stałej obsługi przez jedną, konkretną osobę. Jest to również istotne z punktu widzenia poufności. Każdej firmie zależy na tym, aby do jej danych poufnych miało dostęp możliwie jak najmniej osób.

Warto także wpisać do umowy osobę, która będzie zastępować przydzielonego specjalistę w czasie urlopu czy choroby. Pozwoli to zapobiec sytuacjom, kiedy przydzielony specjalista jest nieobecny w pracy, a klient nie wie, kto mógłby udzielić mu potrzebnych informacji. Osoba zastępująca, wymieniona w umowie, powinna doskonale znać specyfikę firmy klienta. Dlatego warto wpisać do umowy także odpowiednie procedury zastępstw specjalistów.

Odpowiedzialność

Zapisy dotyczące odpowiedzialności są jednym z najważniejszych punktów umowy outsourcingowej. W umowie powinien znaleźć się zapis dotyczący ponoszenia pełnej odpowiedzialności (w tym również materialnej) przez dostawcę - za wszystkie szkody wynikające z niewłaściwego świadczenia usługi.

Warto pamiętać, iż firmy outsourcingowe nie przejmują w całości odpowiedzialności za funkcjonowanie przedsiębiorstwa - odpowiadają jedynie za okres świadczenia usługi.

Warto zdawać sobie sprawę, że w sytuacji kontroli Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy to zleceniodawca ponosi odpowiedzialność karno-skarbową. Dlatego, jeśli klient nie ma pewności, co do okresów wcześniejszych, poprzedzających współpracę z firmą outsourcingową, warto już w umowie współpracy zawrzeć klauzulę dotyczącą przygotowania korekt deklaracji i z góry ustalić odpowiednie wynagrodzenie za taką pracę.

Odpowiedzialność za przekazywanie bieżących dokumentów po stronie klienta

Jeśli firma outsourcingowa nie otrzyma dokumentacji od swojego klienta, nie będzie w stanie uwzględnić ich w przygotowywanych sprawozdaniach. Dlatego firmy outsourcingowe zastrzegają, iż nie ponoszą odpowiedzialności za nieterminowe bądź niekompletne dane. Klient musi wprowadzić wewnętrzne procedury dotyczące zakresu i terminów przekazywania danych firmie zewnętrznej.

Poufność

Warto zawrzeć zapis, iż dostawca usług outsourcingowych zobowiązuje się do zapewnienia pełnej poufności wszelkich otrzymywanych i przetwarzanych danych. Ważny jest również punkt, iż zobowiązanie do zachowania poufności nie ma ograniczeń czasowych i nie wygasa po rozwiązaniu umowy.

Jeśli klient chce mieć całkowitą pewność zachowania poufności danych, w umowie powinien znaleźć się zapis dotyczący kary umownej. Należy jednak pamiętać, iż w sytuacji naruszenia poufności, firma składająca pozew do sądu będzie musiała udowodnić, że to firma outsourcingowa naruszyła zasadę poufności.

Dlatego istotne jest określenie procedur wymiany informacji poufnych i sposób komunikacji. Jeśli z punktu widzenia firmy, niedopuszczalne jest przekazywanie informacji poufnych przez telefon lub e-mail, warto zawrzeć to w umowie. Dostawca musi dopasować się do narzuconych standardów, jeśli pracownicy firmy outsourcingowej nie zastosują się do tego, klient ma prawo żądać odszkodowania.

Wynagrodzenie dla dostawcy

Należy dokładnie określić kwotę wynagrodzenia za realizowane usługi, wymienione w przedmiocie umowy. Dodatkowo, kwoty (liczby) warto zapisać również słownie.

Kary umowne

Niezależnie od odpowiedzialności materialnej firmy outsourcingowej wobec Urzędu Skarbowego, ZUS czy PFRON tytułem niewłaściwego naliczenia składek i w związku z tym konieczności zapłaty odsetek, klient może również zażądać wprowadzenia dodatkowych kar.

Jeśli klient chce mieć pewność rzetelności i terminowości dostawcy, powinien zażądać zapisu o karach umownych. Kary takie można określić procentowo - w zależności od kwoty kontraktu. W sytuacji faktycznie pojawiających się błędów firmy outsourcingowej, klient przy rozliczeniu otrzyma fakturę pomniejszoną o kwotę kary.

Propozycja wprowadzenia kar umownych ze strony klienta może okazać się doskonałą metodą weryfikacji dostawców usług outsourcingowych. Firmy nierzetelne nie będą chciały dokonać takiego zapisu w umowie, obawiając się utraty znacznych korzyści finansowych. Wówczas należy je odrzucić już na etapie ofertowania.

Inne postanowienia umowy

Zdarza się, że pracownikom firm outsourcingowych klient składa ofertę pracy u siebie, a firma outsourcingowa składa ofertę pracy pracownikowi zatrudnionemu u klienta. Można zabezpieczyć się przed taką sytuacją i zapobiec ewentualnym przejściom. Warto zdecydować się na klauzulę, iż strony zobowiązują się do niepodejmowania działań, które mają na celu pozyskanie i zatrudnienie członka personelu drugiej strony.

Czas obowiązywania umowy i tryb jej rozwiązania

Okres wypowiedzenia umowy z punktu widzenia firmy outsourcingowej powinien być wydłużony, ponieważ każdy kontrakt gwarantuje ciągłość dochodów. Przeciwny jest natomiast interes klienta, który chce mieć gwarancję szybkiego rozstania się z dostawcą, jeśli ten nie spełni pokładanych w nim oczekiwań. Dlatego niewskazane jest zawieranie umów okresowych, ponieważ uniemożliwia to klientowi szybkie rozstanie z partnerem outsourcingowym.

Postanowienia końcowe

Umowę outsourcingową kończą postanowienie końcowe, w których określa się liczbę egzemplarzy umowy oraz liczbę załączników na dzień podpisania umowy.

Załączniki do umowy

Załączniki do umowy regulują szczegółowe ustalenia dotyczące trybu i częstotliwości przekazywania informacji. Dzięki temu, obydwie strony umowy mogą zaplanować swój czas pracy na każdy rok kalendarzowy.

W przypadku outsourcingu księgowego ważna jest terminowość otrzymywanych dokumentów, a co za tym idzie - terminowe sporządzanie raportów, sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych.

W przypadku outsourcingu wynagrodzeń bardzo cenne jest zamieszczenie harmonogramu przygotowywania dokumentacji płacowej, uwzględniającej dni świąteczne w ciągu roku.

W przypadku outsourcingu kadrowego, warto zamieścić procedury przygotowywania wszelkich dokumentów, tj. umowa o pracę dla nowego pracownika czy świadectwo pracy.

W postaci kolejnych załączników do umowy przekazujemy firmie outsourcingowej pełnomocnictwa w kontaktach z Urzędem Skarbowym i ZUS. Zawarte są w nim dane personalne osób upoważnionych do reprezentowania firmy klienta oraz składania wszelkich deklaracji i oświadczeń.

Umowę zawiera się, aby rozpocząć współpracę z firmą outsourcingową, ale co ważniejsze, na wypadek rozstania z nią. Jeśli nie ureguluje się w niej wszystkich ważnych kwestii przed podpisaniem, można być pewnym, że w przyszłości pojawią się problemy.

Agnieszka Ruder