NIP - obowiązki do wykonania pod groźbą kary

Obowiązek 1: rejestracja w urzędzie

NIP to 10-cyfrowy numer, który pozwala zidentyfikować i wyróżnić daną osobę czy firmę spośród innych. Nie może mieć on jednak ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika. Każdy podatnik musi mieć swój NIP. Aby go uzyskać, trzeba zarejestrować się w urzędzie skarbowym. Wiąże się to ze złożeniem zgłoszenia identyfikacyjnego na formularzu NIP-1, NIP-2 albo NIP-3. To, który z tych druków trzeba wypełnić i dostarczyć urzędowi skarbowemu, zależy oczywiście od tego, kto ubiega się o NIP. Zgłoszenie identyfikacyjne można porównać do szczegółowego wykazu informacji o podatniku, a jeśli prowadzi on działalność gospodarczą - również o tej działalności.

Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą i firmy powinny być poza tym przygotowane na udokumentowanie danych ujętych w zgłoszeniu. Do zgłoszenia muszą dołączyć uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających te informacje. Są to w szczególności: wpis do ewidencji działalności gospodarczej, odpis z KRS, zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON, umowa spółki, umowa z bankiem o prowadzenie rachunku bankowego, dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w której znajduje się siedziba.

Zgłoszenie identyfikacyjne, na podstawie którego urząd skarbowy nadaje NIP, składa się tylko raz. Tak jest bez względu na rodzaj i liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej, czy liczbę prowadzonych przedsiębiorstw. Wynika to z art. 5 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Podatnik nie może więc zmienić raz nadanego mu NIP-u. W rachubę nie wchodzi również posiadanie kilku numerów. Powinny o tym pamiętać przede wszystkim osoby, które rozpoczynają działalność gospodarczą, a mają już NIP. Nie składają one zgłoszenia identyfikacyjnego, lecz aktualizacyjne na formularzu NIP-1.

Obowiązek 2: aktualizowanie danych

Myli się jednak ten, kto sądzi, że po zarejestrowaniu się w urzędzie skarbowym i uzyskaniu NIP-u, można zapomnieć o zgłoszeniu identyfikacyjnym. Nie można. Podatnik ma obowiązek aktualizowania podanych w nim danych. Obowiązek ten wynika z art. 9 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Należy więc poinformować urząd skarbowy o zmianie adresu zamieszkania, nazwiska, siedziby czy firmowego rachunku bankowego. Dokonuje się tego poprzez złożenie zgłoszenia aktualizacyjnego. Do tego celu należy wykorzystać NIP-1, NIP-2 albo NIP-3. Tym razem jednak trzeba zaznaczyć, że jest to zgłoszenie aktualizacyjne, a nie identyfikacyjne. Wybór odpowiedniego druku zależy oczywiście od tego, kto dokonuje aktualizacji.

Z powiadomieniem urzędu skarbowego o zmianie danych ?zgłoszeniowych? nie należy zwlekać. Podatnicy podatku od towarów i usług powinni złożyć zgłoszenie aktualizacyjne w ciągu 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Pozostali mają na to trochę więcej czasu, bo 30 dni.

Obowiązek 3: podawanie swojego NIP-u

NIP nie jest numerem "tajnym". Wręcz przeciwnie. Należy podawać go na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do poboru których zobowiązane są organy podatkowe lub celne. Wynika to z art. 11 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Umieszcza się go więc w deklaracjach, zeznaniach, wnioskach, odwołaniach itp. Nie należy jednak sądzić, że poza kontaktami z urzędnikami skarbowymi, NIP się nie przyda.

Nie tylko organy podatkowe czy celne mogą go zażądać. Podatnik nie może odmówić podania swojego NIP-u także innym instytucjom i osobom, jeśli sprawy dotyczą zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych. Ma obowiązek podać go na żądanie organów administracji rządowej i samorządowej, organów kontroli skarbowej, przedstawicieli NIK-u, banków, stron czynności cywilnoprawnych, płatnika lub inkasenta podatków i niepodatkowych należności budżetowych, np. pracodawcy.

Kara za uchybienia

Wspomnianych obowiązków nie warto lekceważyć. Za ich niedopełnienie czy niewłaściwe wykonanie można być bowiem ukaranym. Wszystko za sprawą art. 81 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Z przepisu tego wynika, że na karę naraża się podatnik, który wbrew obowiązkowi nie złożył w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego lub nie dokonał aktualizacji objętych nim danych albo też podaje dane niezgodne ze stanem rzeczywistym bądź niepełne. Sankcje karne skarbowe grożą również za dokonanie zgłoszenia więcej niż jeden raz. Ukaranym można ponadto być wtedy, gdy wbrew obowiązkowi nie podaje się swojego NIP-u lub podaje się numer nieprawdziwy.

Drastyczna kara

Takie występki - kwalifikowane jako wykroczenia skarbowe - mogą poważnie uszczuplić budżet sprawcy. Grozi za nie bowiem grzywna w wysokości od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia. Obecnie - jako że minimalne wynagrodzenie wynosi 1.126 zł - daje to przedział od 112,60 zł do 22.520 zł. Sprawa wykroczenia skarbowego kończy się jednak zazwyczaj wystawieniem przez upoważnionego pracownika urzędu skarbowego mandatu karnego. W ten sposób można otrzymać grzywnę nieprzekraczającą podwójnej wysokości minimalnego wynagrodzenia - obecnie 2.252 zł. Jeśli jednak szkodliwość społeczna czynu jest znikoma, urzędy skarbowe rezygnują z ukarania sprawcy. Tak dzieje się w przypadku złożenia po terminie zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-3.

Podstawa prawna:

ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 ze zm.).

autor: Małgorzata Żujewska - Gazeta Podatkowa Nr 482 z dnia 2008-08-21