Zakres stosowania rozporządzenia o e-fakturach

Zakres regulacji określony w § 1 rozporządzenia nie jest precyzyjnie sformułowany, gdyż rozporządzenie odnosi się także do przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej, mimo iż nie zostały one w ogóle przesłane drogą elektroniczną. Natomiast z redakcji § 1 pkt 2 można by wnioskować, iż rozporządzenie traktuje jedynie o przechowywaniu i udostępnianiu jedynie tych faktur, które zostały przesłane właśnie tą drogą. Taka redakcja jest konsekwencją sformułowania art. 106 pkt 11 ustawy o VAT, w której zawarto taką samą treść.

Zatem także faktury nie przesłane drogą elektroniczną a wystawione w tej formie należy udostępniać odpowiednim organom kontroli na zasadach określonych w tym rozporządzeniu. Dodać należy, iż rozporządzenie wskazuje, iż przez pojecie przesyła, rozumie się także "udostępnia odbiorcy".

Rozporządzenie określające jakie warunki musi spełniać przesyłanie i przechowywanie danych elektronicznej faktury, wskazuje, iż należy to czynić przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Ponadto wprowadzono zasadę jednolitości formy faktury elektroniczne, zobowiązując do przesyłania i przechowywania takich faktur w tej samej formie, w której zostały utworzone (tj. elektronicznej). Korzystając z wnioskowania a contrario - faktury papierowe także powinny być przesyłane i przechowywane w tej samej formie.

Zgoda na formę faktury

O ile w projekcie rozporządzenia uzależniano wystawianie i przesyłanie faktur od zgody odbiorcy, to w samym rozporządzeniu zmieniono słowo "zgoda" na "akceptacja". Biorąc pod uwagę, iż są to sformułowania na gruncie językowym zbliżone można uznać, iż posłużenie się tymi terminami zamiennie, nie jest prawnie istotne, zwłaszcza interpretując to pojęcie w świetle VI dyrektywy, które posługuje się właśnie pojęciem "zgoda".

Rozporządzenie daje odbiorcy faktur możliwość wyrażenia zgody albo w formie pisemnej , albo też w elektronicznej, przy uwzględnieniu zasad wystawiania faktur w tej formie, a więc albo z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego z ważnym kwalifikowanym certyfikatem albo też za pomocą systemu EDI. Przy czym w tym ostatnim przypadku, o ile w praktyce miałby zastosowanie do wyrażania zgody, stosować należy także wskazane procedury, do których odsyła § 4 pkt 2 rozporządzenia. Fakturę można wystawić elektronicznie dopiero od dnia następnego po wyrażeniu akceptacji.

Zaznaczyć trzeba, iż akceptacja dotyczy zgody na formę elektroniczną faktury. Zatem można wyrazić zgodę na elektroniczne wystawianie faktur, natomiast nie wyrazić zgody na ich przesyłanie w ten sposób. Przesyłanie w formie elektronicznej oznacza w praktyce korzystanie z połączenia do przesyłania danych, z którego odbiorca może nie chcieć korzystać, czy też może nim nie dysponować. Akceptacja na wystawianie faktur w postaci elektronicznej, przy braku zgody na przesyłanie elektronicznych faktur oznacza, że wystawione w formie elektronicznej faktury byłyby dostarczane na nośnikach elektronicznych.

Powyższa sytuacja dotyczy tylko faktur elektronicznych nie przesyłanych w systemie EDI, bowiem istotą tej technologii, jest właśnie przesyłanie danych (w tym faktur) w postaci elektronicznej.

Dodatkowa zgoda na przesyłanie faktur wystawianych elektronicznie może być wyrażona w późniejszym czasie, niż akceptacja dla wystawienia e-faktury. Wyrażenie zgody jedynie na przesyłanie faktur w postaci elektronicznej nie ma żadnego znaczenia praktycznego, gdyż dopóki nie zostanie uzupełniona o zgodę na wystawianie faktur w tej postaci, tak długo nie będzie można przesłać żadnej elektronicznej faktury, skoro nie można jej było wystawić.

Cofnięcie zgody może być wyrażone w dowolnej formie, nawet ustnej, choć dla celów dowodowych bezpieczniejsze jest skorzystanie przynajmniej ze sposobu, który zapewni możliwość łatwego udowodnienia, iż informacja o cofnięciu zgody dotarła do wystawcy faktur. Dopiero od dnia następnego po dotarciu do wystawiającego elektroniczne faktury, informacji o wycofaniu akceptacji na ten sposób fakturowania, istnieje zakaz wystawiania i przesyłania faktur. Zatem faktury wystawione w dniu, w którym otrzymano informację o wycofaniu zgody mogą być przesłane wyłącznie w postaci papierowej z adnotacją, iż przesłany dokument dotyczy faktury wystawionej w postaci elektronicznej. Choć nie wspomina o takiej sytuacji żaden przepis rozporządzenia o e-fakturach, to wydaje się, iż należałoby odpowiednio stosować przepisy o przeszkodach technicznych i formalnych - do których to zaliczono wycofanie zgody na e-fakturowanie - uregulowane w odniesieniu do korekt faktur i ich duplikatów. Dojdzie wtedy do sytuacji, w której wystawiający będzie przechowywał fakturę w postaci elektronicznej, natomiast nabywca zrobi to w postaci papierowej.

Może dojść też do sytuacji, gdy mimo wyrażenia zgody wystawiający faktury w ogóle nie będzie uprawniony do ich wystawiania i przesyłania w formie elektronicznej, jeżeli tego samego dnia co wyrażono zgodę, zostanie ona cofnięta.

Wystawianie e-faktury

Minister Finansów, korzystając z ustawowego upoważnienia, zezwolił na elektroniczne fakturowanie, pod warunkiem, iż autentyczność pochodzenia i integralność faktur będą zagwarantowane:

1) bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zaznaczyć należy, iż konieczność zagwarantowania autentyczności i integralności dotyczy każdego z etapów fakturowani- także przechowywania. Jest to obowiązek nałożony na każdego z podatników osobno - tzn. nie może dojść do sytuacji, iż wystawiający fakturę nie prześle oprócz pliku zawierającego dane faktury, pliku zawierającego podpis elektroniczny do tej faktury.

Problem wystawienia faktury w postaci elektronicznej z natury wydaje się nieskomplikowany, jednak próbując sformułować, kiedy mamy do czynienia z fakturą wystawioną elektronicznie, mogą powstać problemy. Wspomnieć trzeba, iż wystawienie faktury elektronicznej w określonym terminie podlega takiemu samemu rygorowi co wystawienie faktury papierowej.

Za wystawienie faktury elektronicznej uznać należy wygenerowanie dokumentu elektronicznego, który w wyniku utworzonych danych elektronicznych (sekwencji danych) jest gotowy, zdatny do dalszego jego przesyłania i przechowywania w zgodzie z warunkami określonymi w rozporządzeniu o e-fakturach. Wymieniając dalej, z wystawioną elektronicznie fakturą w rozumieniu omawianego rozporządzenia mamy do czynienia tylko i wyłącznie w sytuacji gdy zostaną spełnione łącznie poniższe przesłanki:

1) dokument zawierający dane niezbędne dla faktury zostanie zapisany jako dane elektroniczne na nośniku elektronicznym,

2) zostanie załączony bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem,

3) powyższe odbędzie się najwcześniej w dniu następnym po wyrażeniu zgody na wystawianie faktury w postaci elektronicznej, oraz

4) najpóźniej w dniu, w którym akceptacja faktury elektronicznej odbiorcy została cofnięta,

5) nie zostanie wystawiona uprzednio papierowa faktura zawierająca te same dane.

Jak wskazuje dosłowne brzmienie tekstu rozporządzenia - do wystawienia faktury elektronicznej niezbędny jest podpis, a nie podpisy elektroniczne. Prowadzi to do wniosku, iż wyłącznie jeden i pierwszy podpis dokumentu elektronicznego tworzy e-fakturę. Zatem kolejne podpisy elektroniczne (np. stosowane podczas przesyłania danych, ich archiwizacji) nie maja wpływu na ważność danej e-faktury.

Problematyczne jest określenie, kiedy mamy do czynienia z fakturą elektroniczną w przypadku korzystania z EDI. Praktycznie wydaje się, iż powyższe uwagi będą aktualne i w tym przypadku, z tym, że odpadnie konieczność uwzględniania uwag odnoszących się do bezpiecznego podpisu elektronicznego i kwalifikowanego certyfikatu.

Jedną z wymaganych czynności formalnych niezbędnych do wystawienia elektronicznej faktury jest uprzednie zawiadomienie o tym zamiarze naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku. W przypadku planowania stosowania EDI należy załączyć także rodzaj stosowanego standardu wymiany danych. Obowiązek zawiadomienia został nałożony zarówno na odbiorcę, jak i na wystawiającego faktury. Musi być ono dokonane w formie pisemnej, a w przypadku formy elektronicznej - przy zastosowaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego z ważnym kwalifikowanym certyfikatem. Niezawiadomienie odpowiedniego organu, czy też zawiadomienie w nieodpowiedniej formie lub też zawiadomienie wyłącznie przez jeden podmiot uniemożliwia skuteczne wystawianie faktur elektronicznych. Obowiązek zawiadamiania istnieje do końca 2005 roku.

Dla podatnika istotne jest to, iż żaden z powyższych organów nie musi aprobować wystawiania faktur w tej formie, nie może tez zabronić takiej formy. Stąd też okres niezbędny do rozpoczęcia korzystania z e-faktur ograniczony jest jedynie oczekiwaniem na nową datę, w związku z wyrażeniem akceptacji. Jakkolwiek w przeciwieństwie do wyrażania akceptacji, po zawiadomieniu odpowiedniego organu nie trzeba oczekiwać na nastanie nowej daty, aby rozpocząć korzystanie z e-faktury. Zatem organ można także powiadomić w dniu następnym po wyrażeniu akceptacji i już od tego momentu wystawiać e-faktury.

Rozporządzenie reguluje też kwestię wystawiania faktur korygujących oraz duplikatów faktur, nakazując zachowanie jednolitości formy. Tzn. do faktur elektronicznych można wystawiać tylko elektroniczne kopie i duplikaty tych faktur. Nie ma natomiast konieczności zachowania jednolitości formatu przesyłania danych. Może dojść do sytuacji, w której e-faktura zostanie wystawiona z wykorzystaniem wskazanego podpisu elektronicznego, natomiast jej kopia czy też duplikat zostaną utworzone i przesłane w systemie EDI.

W przypadkach powstania przeszkód formalnych - np. cofnięcie przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej - lub przeszkód technicznych uniemożliwiających wystawianie i przesłanie faktur korygujących oraz duplikatów faktur, wystawia się je i przesyła w postaci papierowej z odpowiednią adnotacją, iż dotyczy ten dokument faktury wystawionej elektronicznie.

Vademecum Podatkowo - Księgowe nr 10/2005