Nie można tworzyć replik dokumentów
Z dniem 12 lipca br. weszła w życie nowa ustawa o dokumentach publicznych. Wbrew opiniom, które pojawiły się na początku obowiązywania przepisów tej ustawy, nie zakazuje ona kserowania dokumentów np. dowodów osobistych. Dokonywanie kserokopii takich dokumentów jest dopuszczalne, gdy zezwalają na to przepisy prawa. Intencją ustawodawcy było natomiast zakazanie dokonywania replik takich dokumentów i jest odpowiedzią na pojawiające się tzw. dowody kolekcjonerskie. Niestety, użyte w ustawie sformułowania nawet wśród ekspertów wzbudzają poważne wątpliwości.
Przeciwdziałanie fałszerstwom
W momencie wejścia w życie ustawy o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 53) pojawiła się informacja, że od dnia 12 lipca 2019 r. wykonywanie kserokopii dokumentów publicznych (np. dowodów osobistych czy praw jazdy) zagrożone jest karą 2 lat pozbawienia wolności. Regulacja ta zaniepokoiła zwłaszcza pracodawców, firmy świadczące usługi telekomunikacyjne czy banki, które takie kserokopie (nie zawsze potrzebnie) wykonują.
Ustawodawca zwrócił uwagę, iż liczne przypadki fałszerstw dokumentów publicznych wymagają objęcia tych dokumentów systemem bezpieczeństwa dokumentów publicznych. W związku z tym przygotowano ustawę, która zawiera katalog dokumentów publicznych, dzieli je na określone kategorie, wprowadza ogólne standardy wytwarzania i produkcji dokumentów publicznych, a także określa sposoby ich zabezpieczania.
Jak czytamy na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych "Podszywanie się pod inne osoby, by wyłudzić pożyczki czy kupić np. drogie rzeczy na raty - to najbardziej obrazowe przykłady negatywnych skutków tzw. kradzieży tożsamości.
Proceder ten nasilił się za sprawą tzw. dokumentów kolekcjonerskich, które są łudząco podobne do oryginalnych dowodów osobistych czy praw jazdy. Oszuści zamawiali takie dokumenty kolekcjonerskie, ale podawali w nich dane innych osób. Następnie posługiwali się nimi w celach przestępczych".
Do najczęściej spotykanych przestępstw związanych z wykorzystaniem fałszywych dokumentów należą: wyłudzenia kredytów i towarów, przestępstwa związane z obrotem towarowym z zagranicą, obrót kradzionymi samochodami. Zjawisku przestępczości gospodarczej bardzo często towarzyszą przestępstwa związane z tworzeniem fikcyjnej tożsamości na podstawie sfałszowanych dokumentów, co w wielu przypadkach stanowi podstawę zakładania działalności gospodarczej, której celem są wyłudzenia podatku VAT.
Czym jest dokument publiczny?
Ustawa o dokumentach płatniczych wprowadza nową definicję dokumentu płatniczego. Jest nim dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się nim, zabezpieczony przed fałszerstwem i:
a) wytwarzany według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego albo
b) którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.
Ustawa wprowadza 3 kategorie dokumentów publicznych w zależności od ich znaczenia dla bezpieczeństwa państwa. Te z kategorii pierwszej to dokumenty najistotniejsze z punktu widzenia bezpieczeństwa państwa, których wytwarzanie odbywa się w sposób uwzględniający szczególne środki bezpieczeństwa.
Są to np.:
- dowody osobiste,
- dokumenty paszportowe,
- odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego,
- tytuły wykonawcze wydawane przez sądy lub referendarzy sądowych,
- odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, z których wynika nabycie, istnienie lub wygaśnięcie prawa, albo które odnoszą się do stanu cywilnego,
- prawa jazdy,
- legitymacje służbowe np. policjantów.
Do drugiej kategorii należą dokumenty istotne ze względu na bezpieczeństwo państwa, obrotu gospodarczego i prawnego, w tym dotyczące broni, międzynarodowego przewozu towarów niebezpiecznych, potwierdzające wykształcenie wyższe i specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości. Dokumentami publicznymi kategorii trzeciej są dokumenty mające wpływ na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym: koncesje, pozwolenia, licencje, zaświadczenia, świadectwa i certyfikaty związane z bezpieczeństwem transportu, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły, legitymacje szkolne i studenckie oraz dokumenty uprawniające do różnego rodzaju ulg.
Dwa lata więzienia za replikę dokumentu
W odpowiedzi na zagrożenie fałszerstwami ustawa o dokumentach publicznych wprowadza przepis karny, który stanowi, że kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. W przepisie posłużono się pojęciem repliki dokumentu publicznego. Ustawa wyjaśnia, że repliką jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego. Odpowiedzialność karna, przewidziana w nowych przepisach, nie grozi więc w przypadku wykonania kserokopii i wydruków komputerowych dokumentów publicznych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Stanowisko UODO
Przy sporządzaniu kopii dokumentów tożsamości, podmioty je wykonujące powinny pamiętać o zasadach wynikających z RODO, m.in. zasadzie minimalizacji danych. W bardzo wielu przypadkach nie ma potrzeby kopiowania dokumentów potwierdzających tożsamość danej osoby, gdyż prowadzi do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa (np. wizerunku, płci, obywatelstwa).
Wystarczające może okazać się spisanie potrzebnych danych z dowodu. Nadmiarowe pobieranie danych może skutkować kontrolą Prezesa UODO.
UODO w komunikacie zamieszczonym na stronie urzędu (www.uodo.gov.pl) stwierdza, że "Wykonania ksero naszego dowodu nie można tłumaczyć także celem, jakim jest ewentualne dochodzenie roszczeń np. za zniszczony, skradziony sprzęt z wypożyczalni np. łódek, nart czy samochodów. Do realizacji takiego celu wystarczające wydaje się pozyskanie jedynie takich danych, jak: imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer dokumentu tożsamości bądź PESEL. I wystarczy je po prostu spisać z okazanego dokumentu. Kopie naszych dokumentów często są wykonywane przez banki. W ocenie Prezesa UODO taka praktyka jest dopuszczalna tylko w określonych sytuacjach. Nie powinna być stosowana np. w przypadku zakładania konta, sprawdzania zdolności kredytowej czy zawierania umowy kredytowej. Banki powołują się przy tym na art. 112b ustawy Prawo bankowe. Jednak przepis ten uprawnia je do przetwarzania danych zawartych w dokumentach tożsamości. Nie stanowi o sporządzaniu kopii tych dokumentów. Warto jednak wiedzieć, że na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 34 ust. 4), część podmiotów może sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego. Wśród podmiotów, które na podstawie tej ustawy są uprawnione do kopiowania dokumentów tożsamości, są m.in.: banki, firmy ubezpieczeniowe, kantory, czy nawet notariusze".
autor: Marta Stefanowicz - Wasilewska
Gazeta Podatkowa nr 65 (1627) z dnia 2019-08-14