Zmiany w fakturach od 2024 r. Polskie firmy wciąż słabo przygotowane, od 2025 r. posypią się kary

•  KSeF to realizacja dyrektywy UE. Zacznie obowiązywać od 1.07.2024 r.
• Od 1.01.2025 r. niewystawienie faktury elektronicznej będzie karane
• Kara może wynieść nawet 100 proc. należnego podatku z faktury

Z najnowszego badania Webcon wynika, że tylko 22 proc. firm w Polsce jest już w pełni przygotowanych do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Znaczna część przedsiębiorców (44 proc.) pracuje nad tym lub ma w planach dostosowanie swojego sposobu fakturowania do wymogów KSeF. Jednak liczna grupa (27 proc. przedsiębiorstw) nie wykonała jeszcze żadnego kroku związanego z uruchomieniem procedur, które dla podmiotów rozliczających VAT mają być obowiązkowe od 1 lipca 2024 r.

- Regularnie monitorujemy stan przygotowania firm w Polsce do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Jeszcze w maju 2022 r. część przedsiębiorców deklarowała, że nigdy nie słyszała terminu takiego jak "KSeF". Dziś sytuacja wygląda znacznie lepiej, jednak nadal więcej niż co czwarta firma nie zrobiła nic w kierunku wdrożenia zmian, które już za kilka miesięcy będą obligatoryjne dla czynnych płatników VAT. Warto wziąć pod uwagę, że zaplanowanie i wdrożenie strategii digitalizacji w tym zakresie wymaga czasu, a jest go coraz mniej - mówi Łukasz Semeniuk, dyrektor handlowy w Webcon. Jak dodaje: cyfryzacja obiegu dokumentów księgowych to przyspieszenie procesowania faktur, wyeliminowanie pomyłek i zagubienia dokumentów czy obniżenie kosztów archiwizacji. 

Najlepiej do zmiany przygotowane są największe firmy, które zatrudniają co najmniej 250 pracowników. 31 proc. z nich używa już systemu do fakturowania, który jest zintegrowany lub gotowy na integrację z KSeF. Co druga realizuje wdrożenie lub ma je w planach. Tylko 12 proc. największych firm nie wykonało jeszcze żadnego kroku na tej drodze.

"W połowie stawki" znajdują się średnie i małe firmy. Te, które zatrudniają 50-250 osób w 22 proc. przypadków deklarują, że są już w pełni gotowe na korzystanie z nowego mechanizmu obrotu fakturami. 64 proc. takich podmiotów wykonuje już pierwsze kroki w kierunku KSeF lub planuje działania związane z wdrożeniem odpowiednich narzędzi. Mali przedsiębiorcy w 21 proc. przypadków korzystają już z systemów gotowych na KSeF, a 58 proc. deklaruje, że ma to w planach.

Najdalej od wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur są mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające do 9 osób. W tej kategorii gotowość deklaruje jedynie 15 proc. podmiotów, a 24 proc. jest na etapie wdrażania lub planowania odpowiednich narzędzi. Aż 53 proc. najmniejszych firm nie wykonało jeszcze żadnego działania na tym polu. Nie dość zatem przypominania, że system od 1.07.2024 r. obejmie wszystkich czynnych płatników VAT, niezależnie od ich wielkości, działających na terenie Polski. Od 1.01.2025 r. brak e-faktur oznacza kary i to surowe - do 100 proc. podanego na fakturze podatku VAT.

Najlepiej - co nie dziwi - do KSeF przygotowane są firmy z branży nowych technologii i IT. 36 proc. z nich ma już wdrożony odpowiedni system i wszystkie konieczne zmiany, 44 proc. pracuje nad nimi, a tylko 16 proc. nie rozpoczęło jeszcze przygotowań.

Najsłabiej w tym kontekście wypadają firmy usługowe i handlowe, gdzie odpowiednio tylko 20 proc. i 25 proc. ma wdrożone odpowiednie narzędzia, a 29 proc. i 33 proc. jeszcze nie rozpoczęło działań w tym zakresie.

W transporcie elektroniczny system obiegu faktur istnieje już w 26 proc. firm, a 22 proc. wciąż procesuje faktury w sposób tradycyjny. W produkcji natomiast 25 proc. firm jest przygotowanych do wdrożenia systemu zintegrowanego z KSeF, a 18 proc. jeszcze nie.

Wojciech Szeląg