Na co zwrócić uwagę wybierając salę konferencyjną?

Rynek sal konferencyjnych jest bardzo zróżnicowany. Od sal w hotelach i restauracjach, przez sale na wyższych uczelniach, aż do wyspecjalizowanych i supernowoczesnych centrów konferencyjnych. To, którą salę wybierzemy finalnie zależy od charakteru i wielkości wydarzenia, budżetu jaki mamy do dyspozycji oraz innych zmiennych, które różnią się w zależności od danego wydarzenia.

Jest kilka kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze miejsca, w którym organizujemy nasze wydarzenie:

1. Lokalizacja. Łatwość dojazdu i dostępność komunikacji miejskiej są niezmiernie istotne z punktu widzenia komfortu uczestników. Idealne miejsce zlokalizowane jest w sposób umożliwiający dotarcie pociągiem, tramwajem, autobusem czy własnym samochodem. Często sale znajdujące się w centrum miasta są blisko przystanków, ale nie mają możliwości, aby goście przyjechali własnym transportem i zostawili samochód w pobliżu. - Browar Lubicz jest przykładem miejsca, do którego goście łatwo dostaną się z każdego miejsca na świecie. Dobre połączenie z lotniskiem, bliskie sąsiedztwo Dworca Głównego i komunikacji miejskiej są dla wielu naszych stałych klientów ogromną zaletą. Nowi klienci szukają atrakcyjnych lokalizacji, w których jeszcze nie organizowali spotkań, często wyszukując je pod hasłem "Sale konferencyjne Kraków - mówi Bartosz Ziółkowski, dyrektor Browaru Lubicz w Krakowie.

2. Wielkość sali. Inną salę będziemy potrzebowali na szkolenie dla zespołu, a inną na konferencję dla naszych partnerów biznesowych. Zarówno za duża, jak i za mała sala sprawią, że goście nie będą czuli się komfortowo. Ważna jest też akustyka pomieszczenia, dostęp do światła dziennego.

3. Wyposażenie sali w niezbędny sprzęt multimedialny. Rzutnik i ekran, flipchart, dostęp do internetu bezprzewodowego to elementy, które powinny się znaleźć w każdej sali przystosowanej do tego typu wydarzeń. Czasami jednak wystarczy zwykły monitor, do którego można podpiąć komputer. Duże sale wymagają nagłośnienia. Pamiętajmy, że ważna jest również kompatybilność sprzętu z różnymi systemami komputerowymi. Równie istotnym czynnikiem jest ergonomia - zwróćmy uwagę czy krzesła, na których uczestnicy będą siedzieli kilka godzin, są wygodne i dopasowane do charakteru wydarzenia. Podstawą dobrze wyposażonej sali będzie sprawnie działająca klimatyzacja i wentylacja.

4. Udogodnienia dla niepełnosprawnych - zwróćmy uwagę czy jeśli sala znajduje się na piętrze, to jest dostępna winda i czy toalety przystosowane są do przyjęcia osób niepełnosprawnych.

5. Catering. Wybierając miejsca na konferencję starajmy się w miarę możliwości wybierać takie, które na miejscu przygotowują nam przerwy kawowe czy obiad dla uczestników. Unikniemy ryzyka opóźnienia związanego z dowozem, a jedzenie przygotowane na miejscu zawsze będzie lepszej jakości niż przetransportowane w pojemnikach.

6. Możliwość noclegu. Dużym ułatwieniem dla organizatorów jest również znalezienie miejsca, które nie będąc hotelem, ma możliwość zakwaterowania w możliwie bliskim sąsiedztwie. Ułatwi to przygotowanie do samego wydarzenia, kwestie logistyczne i będzie komfortowe dla organizatorów, prelegentów czy uczestników, jeśli po naszej stronie jest zapewnienie im noclegu.

7. Atrakcje dodatkowe. - Konferencje to nie tylko sale konferencyjne, Kraków jest takim miastem, w którym uczestnicy po wydarzeniu chcieliby skosztować jeszcze atrakcji tego miejsca. W naszej restauracji możemy zorganizować degustację piwa i oprowadzanie po naszym unikalnym browarze, a na zakończenie wydarzenia uczestnicy otrzymują oryginalne zestawy piwa warzonego na miejscu - podkreśla Bartosz Ziółkowski, dyrektor Browaru Lubicz.

Niezależnie od charakteru wydarzenia i budżetu jakim dysponujemy, znalezienie odpowiedniego miejsca jest czynnością czasochłonną, składającą się z wielu czynników. Dlatego odpowiednie przygotowanie i zwrócenie uwagi na istotne elementy zaprocentują zadowoleniem uczestników, wysoką oceną naszego wydarzenia i przyswojeniem wiedzy w miejscu, które będą dobrze wspominać. A o to przecież jest najważniejsze w organizacji takiego wydarzenia jakim jest konferencja.