Odczytywanie wiadomości pracownika na służbowych komunikatorach. Pracodawca ma do tego prawo?
Służbowa poczta elektroniczna czy komunikatory służące do kontaktu ze współpracownikami to nie tylko narzędzia pracy, ale coraz częściej przestrzeń, w której pracownicy dzielą się różnymi informacjami. W tym kontekście pojawia się jednak pytanie o granice prywatności i o to, czy pracodawca może mieć dostęp do treści wysyłanych wiadomości.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo do kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika gdy jest to niezbędne do zapewnienia takiej organizacji pracy, która umożliwi pełne wykorzystanie jej czasu, do właściwego używania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy oraz pod warunkiem, że kontrola nie narusza tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.
W praktyce oznacza to, że pracodawca ma prawo skontrolować służbową pocztę pracownika, żeby sprawdzić, czy pracownik nie załatwia spraw prywatnych w godzinach pracy oraz czy nie korzysta z firmowego sprzętu niezgodnie z jego przeznaczeniem. Warunkiem przeprowadzenia takiej kontroli jest wcześniejsze poinformowanie pracownika o zakresie kontroli, jej celu oraz sposobie przeprowadzania.
Wszystkie działania kontrolne pracodawcy muszą być także prowadzone z poszanowaniem prywatności pracownika.
Wiele firm korzysta na co dzień z komunikatorów służbowych, takich jak Microsoft Teams czy Slack. Wraz ze wzrostem ich popularności pojawia się jednak pytanie: czy pracodawca może kontrolować wiadomości, które pracownicy wymieniają między sobą na ww. komunikatorach?
Zgodnie z przepisami monitorowanie wewnętrznych komunikatorów, podobnie jak kontrola służbowych maili, jest dopuszczalne, ale jedynie pod pewnymi warunkami. Mianowicie pracodawca ma prawo sprawdzać, w jaki sposób pracownik korzysta z narzędzi pracy, ale musi jednocześnie uszanować prywatność pracownika.
Tak samo, jak i w przypadku kontroli służbowych maili, pracodawca ma więc obowiązek poinformować pracownika o monitoringu (jeszcze przed jego rozpoczęciem) i określić jego cel.
Niektóre komunikatory mają również funkcję prywatnych rozmów, które są widoczne jedynie dla uczestników konwersacji. Jeżeli pracownik korzysta z takiej opcji, to wówczas pracodawca nie powinien mieć dostępu do takich wiadomości. Co więcej, pracodawca nie może bezpodstawie gromadzić, przetwarzać ani ujawniać treści wiadomości pracownika.
Przepisy Kodeksu pracy nie zabraniają wprost wykorzystywania służbowego adresu e-mail do spraw prywatnych. W praktyce wiele zależy od wewnętrznych ustaleń obowiązujących w danym miejscu pracy. Pracodawca ma bowiem prawo wprowadzić w regulaminie pracy zapis, który zakazuje wykorzystywania firmowego maila do celów niezwiązanych z pracą.
Mimo tego, użycie służbowego e-maila do spraw prywatnych nie może być podstawą do zwolnienia pracownika. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wykorzystanie służbowej poczty elektronicznej wiązało się z naruszeniem obowiązków pracowniczych, nadużyciem sprzętu lub zagrożeniem bezpieczeństwa danych.
WB
