Pracujesz zdalnie? Możesz dostać zwrot kosztów. Wyjaśniamy, kiedy
W ostatnich latach forma pracy zdalnej zdobyła ogromną popularność. Obecnie istnieją regulacje dotyczące tego rodzaju pracy, które jasno mówią o tym, że pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów za wykonywanie pracy zdalnej. Jak obliczyć ryczałt i ekwiwalent za pracę zdalną?
Zgodnie z Kodeksem pracy, praca zdalna może być "wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość."
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy lub na wniosek pracownika. Jednocześnie pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika, który jest w ciąży lub pracownika, który:
● wychowuje dziecko do uzyskania przez nie 4. roku życia,
● wychowuje dziecko posiadające zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju lub w czasie porodu,
● wychowuje dziecko posiadające orzeczenie o niepełnosprawności lub też orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
● wychowuje dziecko posiadające opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, o potrzebie kształcenia specjalnego lub potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
● sprawuje opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności.
Przepisy prawa pracy wprowadziły również możliwość odbywania tzw. okazjonalnej pracy zdalnej przez 24 dni w roku.
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi pracującemu zdalnie materiały i narzędzia pracy, instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy lub pokryć koszty niezbędne z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy oraz pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca ma dodatkowo obowiązek pokryć inne koszty niż te ww. bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w dokumentach związanych z taką pracą. Jednocześnie zapisy te nie obowiązują w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej.
W większości przypadków jednak pracodawcy zapewniają pracownikom sprzęt i narzędzia niezbędne do wykonywania takiej pracy. W takiej sytuacji nie muszą oni ponosić kosztów związanych z korzystaniem przez pracownika z prywatnego sprzętu. Warto jednak pamiętać, że pracodawca nie może zmusić pracownika, aby ten używał do pracy zdalnej prywatnego sprzętu.
Jeżeli pracownik zdecyduje się na używanie w pracy zdalnej prywatnego sprzętu, to wówczas pracodawca powinien mu wypłacić ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent musi odpowiadać rzeczywistym kosztom, jakie poniósł pracownik, bowiem stanowi on rekompensatę za wydatki związane z pracą zdalną.
Zgodnie z Kodeksem pracy zwrot pełnych kosztów związanych z wykonywaniem pracy oraz ekwiwalent za korzystanie z własnych materiałów i narzędzi może być też zastąpiony wypłatą ryczałtu. Ryczałt to z kolei cyklicznie wypłacana kwota, która odpowiada uśrednionym przewidywanym kosztom pracy zdalnej.
Przepisy prawa nie definiują, jak ustalić ekwiwalent lub ryczałt i jakie są ich stawki, w związku z czym wysokość ryczałtu jest ustalana indywidualnie zgodnie z ustaleniami pracodawcy z pracownikiem lub na podstawie wewnętrznych regulacji danej firmy.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu pod uwagę należy wziąć:
● normy zużycia materiałów i narzędzi pracy,
● ceny rynkowe narzędzi pracy i urządzeń technicznych,
● ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracy,
● normy zużycia energii elektrycznej,
● koszty usług telekomunikacyjnych.
Przykładowo przy wyliczaniu ryczałtu za prąd ważne jest ustalenie, ile prądu zużywa konkretne urządzenie, ile czasu dane urządzenie było w użytku oraz jaka jest taryfa za prąd danego pracownika. Ostatecznie kwota ryczałtu lub ekwiwalentu ustalona zostaje indywidualnie.
Najczęściej ryczałt za pracę zdalną wypłacany jest miesięcznie, choć przepisy nie regulują, w jakich odstępach czasu pracodawca powinien zwracać koszty pracy zdalnej. Zastosowanie mają tu ustalenia z pracownikiem lub wewnętrzne przepisy firmy.
Ryczałt za pracę zdalną nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że nie podlega on opodatkowaniu. Jednocześnie z racji tego, że kwota ekwiwalentu i ryczałtu nie stanowi przychodu, to środki te nie znajdą się w podstawie do naliczania składek ZUS.
WB
