Spis treści:
- Kiedy można wziąć wolne na siłę wyższą?
- Czy trzeba uzasadnić urlop z powodu siły wyższej?
- Co uznajemy za siłę wyższą?
Kiedy można wziąć wolne na siłę wyższą?
Wolne z powodu siły wyższej to stosunkowo nowe uprawnienie pracownicze w Polsce, które weszło do Kodeksu pracy w kwietniu 2023 roku. Powstało w odpowiedzi na unijną Dyrektywę 2019/1158, mającą na celu wzmocnienie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Artykuł 148 Kodeksu pracy przewiduje, że takie zwolnienie przysługuje w sytuacjach nagłych, gdy obecność pracownika staje się konieczna - najczęściej w związku z chorobą lub wypadkiem członka rodziny.
Nowe regulacje stawiają na elastyczność i praktyczność. Wniosek o wolne można złożyć w dniu jego realizacji - telefonicznie, mailowo czy nawet SMS-em. Aktualizacja Państwowej Inspekcji Pracy z 2025 roku podkreśla, że zgłoszenie nieobecności powinno nastąpić najpóźniej w dniu absencji.
Istotny jest również wymiar tego zwolnienia. Przy pierwszym wniosku pracownik sam wybiera, czy chce skorzystać z niego w formie godzinowej czy dziennej. W przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin obowiązuje proporcjonalne przeliczenie, z lekkim zaokrągleniem w górę. Wynagrodzenie w tym czasie wynosi 50% proc.
Dni lub godziny wolnego przysługujące z tytułu siły wyższej nie przechodzą na następny rok. Jeśli w ciągu roku pracownik nie wykorzysta całej swojej puli (np. 2 dni lub 16 godzin do dyspozycji), niewykorzystana część po prostu przepada. Dlatego pod koniec grudnia warto sprawdzić, ile jeszcze pozostało tych godzin lub dni i ewentualnie je wykorzystać - zwłaszcza jeśli w planach są nagłe wyjazdy, pilne sprawy rodzinne czy inne sytuacje wymagające natychmiastowej obecności.
Korzystanie z wolnego z powodu siły wyższej nie skraca urlopu wypoczynkowego. To zupełnie odrębne uprawnienie. Jeżeli w ciągu roku pracownik wykorzysta np. jeden dzień wolny z powodu siły wyższej, nie zmniejszy to liczby dni, które przysługują mu w ramach urlopu.
Czy trzeba uzasadnić urlop z powodu siły wyższej?
Urlop z powodu siły wyższej nie wymaga szczegółowego uzasadnienia. Oznacza to, że pracownik nie musi przedstawiać dokumentacji medycznej czy innych dowodów - wystarczy oświadczenie, iż nagła sytuacja rodzinna, czyli np. choroba lub wypadek, wymaga jego obecności. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej potwierdziło w oficjalnym stanowisku, że pracodawca nie ma prawa żądać od pracownika danych osobowych czy medycznych, które mogłyby naruszać jego prywatność.
Pracodawca ma obowiązek udzielić takiego zwolnienia, jeśli wniosek został złożony zgodnie z przepisami - nawet w dniu nieobecności. Co istotne, przepisy nie wymagają natychmiastowego dostarczenia dowodów, jednak warto mieć przygotowane podstawowe wyjaśnienia, gdyby pracodawca poprosił o nie w późniejszym terminie.
Nieudzielenie takiego zwolnienia wbrew obowiązującemu prawu pracy uznawane jest za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i obłożone karą grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
Co uznajemy za siłę wyższą?
Kodeks pracy nie definiuje wprost pojęcia siły wyższej, pozostawiając pewien margines interpretacyjny. W rzeczywistości chodzi o nagłe i pilne sprawy rodzinne - zwykle związane z chorobą lub wypadkiem bliskiej osoby - które wymagają natychmiastowej obecności pracownika. Eksperci podkreślają, że w prawie pracy pojęcie to różni się od jego rozumienia w prawie cywilnym. Nie musi oznaczać zdarzenia całkowicie nieprzewidywalnego czy absolutnie nieuniknionego; wystarczy, że sytuacja jest nagła, poważna i istotna z punktu widzenia pracownika.
Typowe przykłady to hospitalizacja dziecka lub męża po wypadku, nagła choroba rodzica czy awaria w mieszkaniu, która bez natychmiastowej interwencji uniemożliwia normalne funkcjonowanie rodziny.
Państwowa Inspekcja Pracy w interpretacjach z 2025 roku podkreśla, że granice pojęcia są elastyczne, ale zawsze dotyczą spraw rodzinnych wymagających szybkiej reakcji. Choroba członka rodziny spełnia kryteria siły wyższej, natomiast problemy dotyczące zwierząt domowych - choć emocjonalnie istotne - nie mieszczą się w ustawowej definicji.
Warto zauważyć, że w dobie zmian klimatycznych pojawiają się nowe pytania o zdarzenia związane z katastrofami naturalnymi. Gwałtowne nawałnice, powodzie czy inne klęski żywiołowe mogą zostać uznane za siłę wyższą, jeżeli ich skutki bezpośrednio dotykają rodzinę pracownika i wymagają jego natychmiastowej obecności.
