Zaskoczyła nas duża frekwencja pracowników pozostających w PPK

Kiedy zaczęli Państwo proces wdrożenia PPK i jak on przebiegał w Państwa firmie?

Proces wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych rozpoczęliśmy bardzo wcześnie, bo już z końcem maja ubiegłego roku. Jako duży przedsiębiorca wchodziliśmy do programu w I etapie wdrażania PPK.  Przygotowania rozpoczęliśmy od dokładnego  zaplanowania całego procesu, obserwując jednocześnie z uwagą wszystkie aspekty prawne i zmiany w tym zakresie.

Prace rozpoczęliśmy od wyłonienia przedstawicieli naszej załogi, z którymi prowadzone były późniejsze działania wdrożeniowe. To ważny etap, ponieważ w PPK chodzi przecież o indywidualne pieniądze naszych pracowników. Wybór odbył się dość sprawnie. Kolejnym etapem było zapoznanie się z ofertami instytucji finansowych, które były uprawnione do prowadzenia rachunków PPK. W tym zakresie śledziliśmy z uwagą informacje zamieszczane przez PFR Portal PPK na stronie mojeppk.pl. Ostatecznie wraz z przedstawicielami pracowników ograniczyliśmy wybór do dwóch instytucji i przystąpiliśmy do szczegółowych rozmów z tymi podmiotami. Odbyły się spotkania, podczas których instytucje prezentowały swoje oferty, jak również objaśniały nam regulacje prawne.

Kolejnym etapem była finalizacja wyboru instytucji finansowej. Już w lipcu ubiegłego roku została podpisana umowa o zarządzanie PPK. Dzięki temu zyskaliśmy czas na przygotowanie kolejnej fazy procesu przy wsparciu wybranej instytucji, tj. dostosowania całej infrastruktury technicznej w zakresie naszego systemu informatycznego i logistycznej, związanej z dokumentacją. Pozwoliło to nam sprawnie i skutecznie zawrzeć umowy o prowadzenie PPK na rzecz naszych pracowników w ustawowym terminie. 

Jakie kryteria brali Państwo pod uwagę, wybierając instytucję finansową i jak wyglądał proces wyboru?

Wybór instytucji finansowej tak naprawdę skupił się na weryfikacji podmiotu od strony jego pozycji na rynku finansowym i jego renomy w oczach osób zatrudnionych. Braliśmy pod uwagę przede wszystkim bezpieczeństwo oszczędności naszych pracowników, a także przygotowanie instytucji do procesu i jej doświadczenie w zarządzaniu środkami finansowymi.

Co było dla Państwa największym wyzwaniem w procesie wdrażania PPK i jak Państwo sobie z nim poradzili?

Największym wyzwaniem było tak naprawdę zorganizowanie całego procesu obiegu dokumentacji dla pracowników, a także przekazanie im wiedzy na temat PPK i zasad działania programu. Doosan Babcock Energy Polska S.A.  jest firmą specjalizującą się w realizacji prac serwisowych, remontowych, modernizacyjnych oraz montażowych dla sektora głównie energetycznego, z własnym zapleczem diagnostycznym oraz obróbczym. Z uwagi na charakter naszej działalności, pomimo, że siedziba firmy mieści się w Rybniku,  pracujemy praktycznie na obiektach energetycznych w całym kraju. Rozproszenie pracowników sprawiło, że dotarcie do każdego z nich indywidualnie i przekazanie najważniejszych kwestii odnośnie programu było sporym wyzwaniem. W tym celu wprowadziliśmy wewnętrzną procedurę obiegu dokumentacji papierowej (deklaracje rezygnacji, przystąpienia dla pracowników 55+, itp.). Uruchomiliśmy również wewnętrzny kanał informacyjny za pośrednictwem naszego Portalu Pracownika, gdzie powstała zakładka dotycząca PPK. Umieściliśmy tam wszelkie informacje na temat przebiegu procesu wdrożenia PPK, harmonogram wprowadzania i realizacji poszczególnych etapów. Pracownicy w prosty sposób mieli dostęp do wszystkich niezbędnych formularzy. Zakładka nadal działa i jest na bieżąco aktualizowana. Wiele osób korzystało także z informacji dla pracowników, udostępnianych na stronach PFR Portal PPK.

Skąd czerpali Państwo informacje o PPK?

Przede wszystkim z materiałów PFR Portal PPK i strony, dedykowanej Pracowniczym Planom Kapitałowym - mojeppk.pl. Korzystaliśmy z gotowych materiałów do pobrania i wzorów pism. Zachęcaliśmy także pracowników do skorzystania z dostępnego na portalu kalkulatora, dzięki któremu mogli w prosty sposób wyliczyć swoje przyszłe oszczędności. Chętnie uczestniczyliśmy również w bezpłatnych, profesjonalnych szkoleniach, prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK.

Co zaskoczyło Państwa pozytywnie?

Pozytywnie zaskoczyła nas tak naprawdę duża frekwencja osób pozostających w programie, cały czas utrzymująca się na poziomie ok. 55%  zatrudnionych. Myślę, że dużą rolę odegrała tu nasza wewnętrzna kampania informacyjna, w szczególności w zakresie wiedzy pracowników na temat prywatności środków, zgromadzonych w PPK.

Ile osób jest zatrudnionych w firmie i ile czasu miesięcznie zajmuje Państwu obsługa PPK?

Aktualnie mamy zatrudnionych ok. 370 pracowników i z obsługą PPK nie mamy większych trudności. W każdym  miesiącu występują tak naprawdę trzy kluczowe fazy, tj. zawarcie umów o prowadzenie PPK dla nowych uczestników, obsługa dyspozycji uczestników programu oraz naliczenie i wczytanie pliku składkowego. Procesy te nie są dla nas zbyt czasochłonne, gdyż jak wspomniałam na początku, na etapie wdrożenia zadbaliśmy o automatyzację całego procesu z naszym systemem kadrowo-płacowym.  

Co powiedziałaby Pani firmom, które proces wdrożenia PPK mają jeszcze przed sobą?

Tak jak wspomniałam, szczególną uwagę należy zwrócić na dokładne zaplanowanie całego procesu wdrożenia, zarówno od strony procesowej, jak i organizacyjnej. To według mnie kwestia kluczowa! Warto także jak najszybciej zaplanować i opracować kanały dystrybucji informacji wśród pracowników.

Dziękuję za rozmowę.