Nie każda promocja jest reprezentacją

 
Pojęcia reklamy nie można zawężać

Podstawowy problem w kwalifikowaniu wydatków promocyjnych u większości przedsiębiorców sprowadza się do rozróżniania wydatków reklamowych i reprezentacyjnych. Pomimo posługiwania się tymi pojęciami od wielu lat, ustawodawca nie sformułował ustawowych definicji tych pojęć. W praktyce gospodarczej przyjęło się określanie, że reprezentacja ma na celu budowanie prestiżu firmy, a reklama zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania jego towarów lub usług.

Jak widać, pojęcie reklamy jest nieco szersze niż funkcjonujące w obiegowej opinii, w której związane musi być z towarem lub usługą. Reklama może bowiem dotyczyć nie tylko oferowanych towarów i usług, ale również firmy i jej znaku.

 
Długopisy, kubki i breloki

Z uwagi na powyższą definicję wydatki na zakup lub wytworzenie wykorzystywanych w promocji gadżetów opatrzonych logo firmy należy traktować jako reklamę, a nie reprezentację. Wręczane obecnym lub potencjalnym kontrahentom m.in. długopisy, breloki, smycze, notesy, kubki, kalendarze, przenośne nośniki pamięci (pen-drive), plecaki, czapki albo T-shirty opatrzone logo firmowym, mają na celu rozpowszechnianie marki. Spełniają zatem przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych. Takie stanowisko prezentują również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 15 lipca 2008 r., nr IBPB1/415-313/08/MW (KAN-3829/04/08). Jednocześnie z interpretacji organów podatkowych wynika, że charakteru reklamowego nie mają eleganckie i wartościowe upominki wręczane jedynie wybranym kontrahentom. Upominki te stanowią bowiem koszty reprezentacyjne. Tym samym nie mogą podlegać zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych.

 
Dbałość o wygląd

Nie ulega wątpliwości, że wizerunek firmy wyznaczają w głównej mierze jej przedstawiciele, którzy kontaktują się z klientami. Ich powierzchowność, w tym ubiór, wpływa na odbiór całej firmy. Dlatego przedsiębiorcy dbają o schludny wygląd, zarówno własny, jak i swoich pracowników.

Jednak z założenia odzież ma charakter osobisty, a wydatki na cele osobiste podatnika i pracowników nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Okazuje się jednak, że drobny zabieg polegający na opatrzeniu odzieży cechami charakterystycznymi dla firmy, takimi jak barwa czy logo, wystarczy, aby z osobistej stała się służbową. W ten sposób wydatki na garsonkę, kostium, sukienkę, bluzę, koszulę czy garnitur opatrzone logo firmy, albo uszycie ich z materiału w kolorach z firmą identyfikowanych, staną się kosztem podatkowym. Potwierdza to w Biuletynie Skarbowym nr 5 z 2007 r. Departament Podatków Dochodowych Ministerstwa Finansów.

 
Drobny poczęstunek dla kontrahenta

Niewątpliwie wystawny obiad lub kolacja z kontrahentami oraz organizowane dla nich przyjęcia z konsumpcją mają na celu kształtowanie pozytywnego wizerunku i podniesienie prestiżu firmy. Związane z nimi wydatki na usługi gastronomiczne spełniają więc funkcję reprezentacji, a co za tym idzie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.

Charakteru kosztów reprezentacyjnych nie mają natomiast wydatki na drobne poczęstunki typu napoje (kawa, herbata, sok, woda mineralna) i ciasteczka, serwowane kontrahentom (klientom) podczas spotkań biznesowych. Poczęstunki takie są zwyczajowo przyjętą praktyką wynikającą z biznesowej etykiety i mają wpływ jedynie na dobrą atmosferę spotkań i prowadzonych podczas nich rozmów i negocjacji. Z uwagi na powszechność tej praktyki, wpływ takiego poczęstunku na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest drugorzędny. Z tego względu wydatków poniesionych na jego przygotowanie nie można uznać za okazałość i wytworność. Należy je traktować jako wydatki związane z bieżącym funkcjonowaniem firmy podlegające zaliczeniu w ciężar kosztów. Taki pogląd wyrażają również organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 5 grudnia 2008 r., nr IBPB1/415-724/08/ZK oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 29 grudnia 2008 r., nr ILPB1/415-810/08-4/AA.

 
Szkolenia z cateringiem

Niektóre firmy organizują nieodpłatne szkolenia dotyczące produkowanych lub sprzedawanych przez siebie towarów. Mają one na celu zapoznanie szkolonych osób m.in. z ich właściwościami, obsługą czy konserwacją. Zdarza się, że organizator takiego szkolenia, oprócz wydatków związanych z wynajęciem sali szkoleniowej, materiałami szkoleniowymi oraz wynagrodzeniem wykładowców, ponosi również wydatki związane z wyżywieniem uczestników.

Zapewnienie uczestnikom szkolenia np. lunchu czy obiadu jest zwyczajowo przyjęte na tym rynku usług i przeważnie stanowi nieodłączną część usługi szkoleniowej. W takiej sytuacji wszystkie wydatki poniesione na szkolenie, w tym związane z usługami gastronomicznymi, należy uznać za koszty związane ze sprzedażą towarów i zaliczyć do kosztów podatkowych. Potwierdzenie takiego stanowiska znajdziemy w wyroku NSA z dnia 26 lipca 2006 r., sygn. akt II FSK 1008/05.

Podstawa prawna:

- ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

- ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).