Zasady wystawiania, przechowywania i korygowania e-faktur

1. Warunki wystawiania i przesyłania e-faktur

Szczególne regulacje dotyczące dokumentowania transakcji dla potrzeb VAT odnaleźć można w przepisach rozporządzenia w sprawie faktur. Natomiast uregulowania dotyczące e-faktur znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661).

Od 1 stycznia 2011 r. uległy złagodzeniu rygory związane z przesyłaniem i przechowywaniem faktur elektronicznych.

Zrezygnowano z zamkniętego katalogu dopuszczalnych technologii przesyłu faktur w formie elektronicznej. W rezultacie możliwe jest obecnie:

• wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (tj. PDF, doc. i innym formacie udostępnianym na serwerze wystawcy), w tym przesyłanie takich faktur mailem,
   
• przesyłanie w formie elektronicznej faktur wystawianych w formie tradycyjnej (papierowej),
   
• wystawianie i przesyłanie faktur korygujących oraz duplikatów faktur w dowolnej postaci, np. wystawienie faktur korygujących "papierowych" do faktur elektronicznych.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie e-faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu ich przesyłania przez odbiorcę faktury. Akceptacja ta (albo jej cofnięcie) może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej.

Ponadto dodatkowo zastrzeżono, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności pochodzenia i integralności ich treści.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Wskazano również, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Podkreślić należy, że sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści.

Uwaga

Faktury elektroniczne mogą być wystawiane i przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym (np. PDF).

Najczęściej w praktyce podatnicy przesyłają faktury w formacie elektronicznym (jako załącznik) poprzez korespondencję elektroniczną (w formacie PDF czy XML). Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamieszczać e-faktury na stronie internetowej czy też wysłać je kontrahentowi bezpośrednio z systemu księgowego stosowanego w danej firmie.

2. Akceptacja e-faktur

Aby podatnicy mogli wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, muszą pamiętać o spełnieniu wymogów określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie e-faktur. W myśl § 3 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej "akceptacją".

Z ust. 2 tego przepisu wynika, że akceptacja (bądź jej cofnięcie) może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zatem możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej uzależniona jest przede wszystkim od uprzedniej zgody kontrahenta na stosowanie tego sposobu dokumentowania transakcji.

Warto zauważyć, że żaden z obowiązujących przepisów nie określa, w jakiej formie elektronicznej kontrahent powinien wyrazić akceptację przesyłania e-faktur. W zasadzie można więc uznać, że może być ona przesłana przez kontrahenta pocztą elektroniczną (w formacie PDF).

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca faktury nie ma prawa do przesyłania mu faktur w formie elektronicznej. Prawo to traci od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba, że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

3. W jaki sposób przechowuje się e-faktury?

Faktury są wystawiane w co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Wynika to z § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Jednak przepis ten nie ma zastosowania do e-faktur. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast w rozporządzeniu w sprawie e-faktur wskazano, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu ich przesyłania przez odbiorcę faktury.

E-faktury - zgodnie z przepisem § 6 rozporządzenia w sprawie e-faktur - mogą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

2) łatwe ich odszukanie,

3) bezzwłoczny do nich dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Istotne jest to, że e-faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej również poza terytorium Polski, pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do nich. Przy czym faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Uwaga

E-faktury należy przechowywać - tak jak faktury w formie papierowej - do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

4. Korygowanie e-faktur

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie m.in. wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2010 r., faktury korygujące do e-faktur można było przesyłać w tej samej formie. Jednak w sytuacji gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiały wystawianie i przesłanie dokumentu w formie elektronicznej, podatnik mógł wystawiać ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że faktura korygująca dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Przepis ten pozwalał na to, aby w przypadku konieczności skorygowania e-faktury posłużyć się dokumentem w wersji papierowej. Z jego treści nie wynikało bowiem, by dotyczył on wyłącznie wyjątkowych, jednorazowych i przemijających przeszkód. Zatem stałe ograniczenie systemu informatycznego, który nie przewidywał możliwości obsługi faktur korygujących i duplikatów w formie elektronicznej, był uznany za przeszkodę techniczną w rozumieniu przepisów tego rozporządzenia. W takiej sytuacji dopuszczalne było wystawianie tradycyjnych (tj. papierowych) faktur korygujących.

Podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 19 listopada 2010 r., sygn. akt I SA/Kr 1483/10. W uzasadnieniu Sąd podkreślił, że podatnik ma prawo do wystawiania papierowych faktur korygujących do faktur wystawianych i przesyłanych drogą elektroniczną, w sytuacji gdy funkcjonalność systemu informatycznego nie przewiduje możliwości wystawiania faktur korygujących w formie elektronicznej. NSA rozpatrujący skargę kasacyjną od ww. wyroku, zgodził się ze stanowiskiem podatnika oddalając skargę (wyrok z dnia 7 lutego 2012 r., sygn. akt I FSK 536/11).

Obecnie rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. nie określa zasad korygowania e-faktur. Również w przepisach rozporządzenia w sprawie faktur nie ma odrębnych regulacji odnoszących się do sposobu wystawiania i przesyłania faktur korygujących do faktur pierwotnie wystawionych w formie elektronicznej. Zatem możemy przyjąć, że korekta faktury elektronicznej może być wystawiona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

5. W jakim terminie odlicza się VAT z e-faktury?

Forma, w jakiej podatnik otrzymuje od kontrahenta faktury VAT (papierowa bądź elektroniczna) pozostaje - w świetle obowiązujących przepisów - bez wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego, jak i na termin dokonania takiego odliczenia.

Niezależnie zatem od tego, czy podatnik otrzymał dokument w wersji papierowej czy elektronicznej, co do zasady, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał, bądź też w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Oczywiście warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupu z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Często podatnicy mają wątpliwości jak określić moment otrzymania faktury, w przypadku e-faktury otrzymanej drogą mailową. W takiej sytuacji za moment otrzymania przez podatnika faktury wystawionej w formie elektronicznej należy uznać:

1) moment umieszczenia faktury w archiwum elektronicznym spółki - w przypadku, gdy kontrahent ma podpisaną umowę o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych,

2) moment wejścia wiadomości na serwer pocztowy podatnika - w przypadku braku umowy o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych.