Spis treści:
- Najważniejsze terminy wdrożenia KSeF
- 1 lutego 2026 roku - etap pierwszy
- 1 kwietnia 2026 roku - etap drugi
- 1 stycznia 2027 roku - etap trzeci
- Okres przejściowy i ulgi
- Przygotowania do wdrożenia: Harmonogram
- Funkcjonalności KSeF 2.0: Co się znajdzie w systemie?
- Kto powinien szykować się na zmiany?
- Jakie są plusy z wprowadzenia KSeF?
- Jak się przygotować?
Najważniejsze terminy wdrożenia KSeF
Prezydent Karol Nawrocki podpisał 27 sierpnia nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług. Obejmuje ona plan wdrożenia KSeF, przez co przedsiębiorcy nie mogą już spodziewać się kolejnego przesunięcia terminu.
Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w KSeF będzie realizowane etapowo.
1 lutego 2026 roku - etap pierwszy
Od tej daty obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie duże przedsiębiorstwa, czyli podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych.
Jednak co istotne, od 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy - niezależnie od wysokości przychodów - będą mieli obowiązek odbierania faktur wystawionych w KSeF przez kontrahentów. Oznacza to, że każda firma musi być gotowa na korzystanie z systemu już od tej daty, aby prawidłowo móc księgować wydatki.
1 kwietnia 2026 roku - etap drugi
Od tego terminu obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT: zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT.
1 stycznia 2027 roku - etap trzeci
Ostatnia grupa to tzw. przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo. Czyli wszyscy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty. Mowa o firmach, które wystawiają faktury o wartości do 450 zł za pojedynczy dokument i osiągają łączną wartość sprzedaży do 10 tysięcy złotych miesięcznie.
Okres przejściowy i ulgi
KSeF będzie rewolucją, która może powodować wiele wyzwań. Stąd Ministerstwo Finansów postanowiło wykazać się wyrozumiałością i przewidziało kilka ułatwień na pierwszy rok funkcjonowania systemu.
Do końca 2026 roku nie będzie można przyznać kar za błędy związane z fakturowaniem przez KSeF. Dodatkowo przedsiębiorcy zachowają możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących w dotychczasowy sposób. W płatnościach za e-faktury nie będzie jeszcze obowiązywało podawanie numeru KSeF.
Spóźnialscy będą mieli czas do 1 sierpnia 2026, aby wdrożyć stosowne rozwiązania. Do tego czasu nie będą przyznawane sankcje za nieprzestrzeganie przepisów KSeF.
Przygotowania do wdrożenia: Harmonogram
Od czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnia dokumentację nowej wersji systemu KSeF 2.0, w której znaleźć można wzór faktury ustrukturyzowanej oraz informacje na temat interfejsu programistycznego (API).
Już niedługo, 30 września, rozpoczną się otwarte testy API dla wszystkich integratorów i dużych firm. W listopadzie należy spodziewać się udostępnienia testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. To z jej pomocą przedsiębiorcy będą mogli zapoznać się z funkcjonalnościami systemu.
Zobacz również:
Od 1 listopada przedsiębiorcy będą mogli również występować o certyfikaty wystawcy faktury, niezbędne do funkcjonowania w trybie "offline24". Nadawane będą uprawnienia użytkownikom systemu, bez których nie będzie można korzystać z KSeF.
Funkcjonalności KSeF 2.0: Co się znajdzie w systemie?
KSeF 2.0 ma mieć możliwość funkcjonowania bez stałego połączenia z systemem dzięki tzw. trybowi offline24. To szczególnie dobra wiadomość dla podmiotów zagranicznych lub tych bez numeru NIP, a także wszystkich przedsiębiorców, którzy borykają się z problemami technicznymi lub niską jakością łącza internetowego.
System KSeF będzie umożliwiać dodawanie załączników do e-faktur, które będą stanowiły integralną część dokumentu sprzedaży.
W Google Play i App Store umieszczona zostanie bezpłatna aplikacja na smartfony, która umożliwi wystawianie podstawowych faktur oraz przeglądanie otrzymanych i wystawionych dokumentów. Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów, w aplikacji znajdzie się też kilka dodatkowych funkcji, m.in. tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych.
Kto powinien szykować się na zmiany?
KSeF obejmie wszystkich podatników VAT w Polsce, zatem zarówno przedsiębiorców czynnych w VAT, jak i podmioty zwolnione z VAT (tzw. nievatowcy). KSeF będą musiały wdrożyć firmy prowadzące działalność B2B i organizacje współpracujące z organami publicznymi.
Wyłączenia mają dotyczyć podatników bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. KSeF nie będzie obejmować też faktur VAT RR, które dokumentują nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych.
Jakie są plusy z wprowadzenia KSeF?
Chociaż wielu przedsiębiorców obawia się przyszłorocznych zmian, wprowadzenie KSeF usprawni obrót fakturami. Na początku konieczne będzie poniesienie kosztów związanych z wprowadzeniem jednolitego systemu, w tym m.in. z przeszkoleniem pracowników, jednak w perspektywie ma się to opłacać.
Rządzący nie ukrywają, że głównym celem wprowadzenia KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego. Administracja skarbowa będzie miała na bieżąco wgląd we wszystkie transakcje, dlatego szybciej będą wykrywane nieprawidłowości i nadużycia.
Przedsiębiorcy mogą liczyć na szybszy zwrot VAT, czyli do 40 dni (zamiast obecnych 60). Zniknie też obowiązek przechowywania faktur kosztowych i sprzedażowych: będą one automatycznie archiwizowane przez system.
KSeF ma umożliwiać automatyczny import danych do systemów księgowych, zapewniać bezpieczeństwo danych i nienaruszalność treści. Co ważne, w całym kraju będzie obowiązywać jednolity wzór faktury.
Jak się przygotować?
Najlepiej nie zostawiać wprowadzania KSeF na ostatnią chwilę. Szczególnie duże podmioty powinny już teraz zapoznawać się z darmowymi narzędziami oraz uczestniczyć w szkoleniach, które są organizowane przez urzędy skarbowe. Jesień to dobry czas na kontakt z dostawcami oprogramowania i zaplanowanie integracji z systemem.
Mniejsi przedsiębiorcy także powinni skorzystać z dostępnych opcji zdobywania wiedzy i upewnić się, że ich księgowość jest gotowa na zmiany.
KO
