Kiedy możesz spodziewać się kontroli z urzędu skarbowego?
Kontrola ze strony urzędu skarbowego nie odbywa się przypadkowo. Najczęściej wszczynana jest w sytuacji, gdy system analizy ryzyka KAS wychwyci nieprawidłowości, rozbieżności w deklaracjach lub inne sygnały wymagające weryfikacji. Do najczęstszych powodów należą m.in.:
- gwałtowny wzrost kosztów działalności lub wykazywanych strat,
- nietypowe transakcje zawierane z kontrahentami zagranicznymi,
- wnioski o zwrot VAT o znacznej wartości,
- zawiadomienia od osób trzecich (zarówno anonimowe, jak i podpisane),
- zgłoszenia przekazywane przez KAS, ZUS czy instytucje finansowe.
Pierwszym sygnałem ostrzegawczym może być również wezwanie do złożenia dodatkowych wyjaśnień albo dokonania korekty deklaracji. W praktyce kontrola może dotyczyć nie tylko podmiotów aktywnie prowadzących działalność, lecz także byłych przedsiębiorców.
Jak przebiega kontrola?
Kontrola podatkowa zaczyna się od oficjalnego zawiadomienia, które urząd wysyła do podatnika. Między jego doręczeniem a faktycznym rozpoczęciem kontroli obowiązują określone terminy - dzięki temu kontrolowany ma czas, aby się przygotować. Przed rozpoczęciem czynności urzędnicy muszą okazać legitymację oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, wystawione przez odpowiedni organ skarbowy.
Najczęściej kontrola odbywa się w siedzibie firmy, miejscu przechowywania dokumentacji albo tam, gdzie faktycznie prowadzona jest działalność. Podatnik ma obowiązek udostępnić wszystkie wymagane dokumenty i zapewnić kontrolującym odpowiednie warunki do pracy. Standardowo czynności prowadzone są w godzinach funkcjonowania firmy lub gdy czas ten uległ skróceniu, przez 8 godzin dziennie. Jeżeli podatnik wyrazi zgodę - czynności kontrolne mogą toczyć się także w siedzibie urzędu, co w ostatnich latach stało się powszechną praktyką.
Czas trwania kontroli jest wskazywany w upoważnieniu. Co do zasady kontrola powinna zakończyć się możliwie szybko, choć w praktyce urzędy często przedłużają jej przebieg nawet o kilka miesięcy. Zdarza się, że mimo iż do zakończenia wystarczyłoby zaledwie kilka dni, kontrola formalnie trwa dłużej. Warto pamiętać, że dokumenty uzyskane już po upływie wskazanego terminu zasadniczo nie powinny być później wykorzystywane w postępowaniu podatkowym.
Jak długo trwa kontrola?
Czas trwania kontroli podatkowej nie jest jednakowy dla wszystkich - zależy od wielkości firmy i charakteru prowadzonej działalności. Ustalone limity wyglądają następująco:
- w przypadku mikroprzedsiębiorców kontrola nie powinna przekroczyć 12 dni roboczych,
- dla małych firm maksymalny czas to 18 dni,
- średnie przedsiębiorstwa mogą być kontrolowane do 24 dni,
- w dużych podmiotach okres ten wydłuża się nawet do 48 dni.
W przypadku osób fizycznych przepisy nie przewidują ścisłego limitu, ale w praktyce takie kontrole zazwyczaj trwają około tygodnia, maksymalnie do 10 dni. Należy pamiętać, że powyższe terminy odnoszą się do jednego roku kalendarzowego. W sytuacjach bardziej złożonych urząd może przedłużyć postępowanie - wymaga to jednak uzyskania zgody dyrektora izby administracji skarbowej.
Niespodziewana kontrola podatkowa
Zazwyczaj kontrola podatkowa jest zapowiedziana - urząd wysyła zawiadomienie co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem czynności. Jeśli jednak podatnik wyrazi zgodę, kontrola może rozpocząć się wcześniej.
W niektórych sytuacjach urząd może działać bez wcześniejszego powiadomienia, np. gdy istnieje ryzyko zniszczenia dokumentów, podatnik nie odbiera korespondencji, kontrola dotyczy zwrotów VAT lub transakcji wewnątrzwspólnotowych, albo sprawa może wiązać się z wykroczeniem lub przestępstwem skarbowym.
Podatnik pod lupą urzędu - prawa i obowiązki
Podstawowym prawem podatnika podlegającego kontroli jest możliwość aktywnego uczestnictwa w całym procesie. Może on zrezygnować z tego udziału, ale wyłącznie na piśmie. Kontrolowany może także działać poprzez pełnomocnika, ma dostęp do akt sprawy oraz możliwość sporządzania własnych notatek podczas kontroli.
Dodatkowo jego prawa wynikają z ogólnych zasad postępowania podatkowego - organ prowadzący kontrolę musi działać zgodnie z przepisami, w sposób budzący zaufanie, dążyć do ustalenia prawdy obiektywnej, a cały proces powinien przebiegać sprawnie i przejrzyście.
Na podatniku ciąży również szereg obowiązków. Należy umożliwić kontrolującym dokumentowanie stanu faktycznego, np. poprzez fotografowanie, filmowanie czy nagrywanie dźwięku, a także udostępnić tłumaczenia dokumentów sporządzonych w języku obcym. Jeśli księgi podatkowe prowadzone są w formie elektronicznej, podatnik ma obowiązek przekazać wyciągi i dowody księgowe w formie odpowiadającej strukturze logicznej systemu. Wszystkie te działania są realizowane na koszt kontrolowanego.
Kolejnym obowiązkiem jest udzielanie pełnych wyjaśnień związanych z kontrolą oraz zapewnienie urzędnikom odpowiednich warunków do pracy, w tym swobodnego przemieszczania się po terenie jednostki kontrolowanej.
Ile lat wstecz może sięgać kontrola?
Standardowo urząd skarbowy może sprawdzić podatnika za ostatnie 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. W przypadku spraw karnoskarbowych okres ten może być dłuższy.
W praktyce najczęściej weryfikowane są ostatnie 2-3 lata, zwłaszcza gdy podatnik korzystał z ulg, zwrotów VAT lub prowadził działalność z nieregularnymi przychodami.
Od kontroli do postępowania - jakie kroki podejmuje urząd po zakończeniu kontroli?
Jeżeli kontrola wykaże nieprawidłowości, urząd skarbowy może:
- naliczyć zaległy podatek i odsetki,
- nałożyć grzywnę lub mandat skarbowy,
- zawiadomić prokuraturę w przypadku przestępstwa skarbowego,
- wszcząć postępowanie egzekucyjne.
W praktyce większość kontroli kończy się decyzją podatkową i wezwaniem do zapłaty. W przypadku większych kwot lub działań pozornych może jednak dojść do odpowiedzialności karnoskarbowej.
Podsumowanie
Kontrola podatkowa może budzić stres, ale w większości przypadków przebiega spokojnie i kończy się jedynie decyzją podatkową oraz wezwaniem do zapłaty. Podatnik ma jasno określone prawa i obowiązki, a świadome przygotowanie się do kontroli znacząco ułatwia cały proces i pozwala uniknąć niepotrzebnych problemów.
Grzegorz Hatala, adwokat, doradca podatkowy
Hatala & Storto Podatki
