Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy? Do czego potrzebny jest dokument?

Świadectwo pracy to nic innego jak dokument, w którym zawarte są ściśle określone informacje związane z przebiegiem zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. Powstaje w momencie wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Po co wydawane jest świadectwo pracy? Przede wszystkim jest to informacja, która służy kolejnemu pracodawcy do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Co zawiera świadectwo pracy? Zgodnie z art. 97 § 2 Kodeksu pracy świadectwo pracy powinno w szczególności zawierać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy i zajmowanych stanowisk. Ważne są również tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy oraz informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych. Świadectwo pracy to także informacje o okresach niezdolności do pracy, opieka nad dzieckiem, urlopy wychowawcze i opiekuńcze czy dane o wykorzystanym urlopie bezpłatnym. 

Na dokumencie są także informacje o wykorzystanym urlopie ojcowskim, liczbie dni pracy zdalnej czy okresie odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych. Na świadectwie pracodawcy mają obowiązek określić, czy do rozwiązania stosunku pracy doszło na mocy porozumienia stron, przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia, przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania wypowiedzenia czy też z upływem czasu, na który umowa była zawarta.

Przeczytaj również: Ile godzin pracy w 2024 roku? Godziny w kolejnych miesiącach

Pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy zawsze wraz z zakończeniem współpracy z pracownikiem, który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Nie ma tu znaczenia, czy jest to czas nieokreślony, określony czy na okres próbny, ten obowiązek ma charakter bezwzględny. W praktyce oznacza to, że dokument musi zostać wystawiony bez względu na to, czy pracownik dokończył jakiś projekt lub nie, albo czy nie zdążył jeszcze zwrócić sprzętu służbowego.

Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy? To musi powstać zarówno w sytuacji, kiedy umowa zostanie rozwiązana na przykład w związku z upływem określonego terminu, na który została zawarta, ale także wtedy, gdy wygaśnie. Nie ma obowiązku wystawienie świadectwa pracy, kiedy zostają spełnione łącznie trzy warunki. Te to kontynuacja współpracy z pracownikiem oraz nawiązanie z nim kolejnej umowy o pracę najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Trzeci warunek to sytuacja, kiedy pracownik nie złożył wniosku o wystawienie świadectwa pracy. Świadectwo pracy powinno trafić na ręce pracownika osobiście w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy.

Świadectwo pracy jest niezbędne, jak wspomnieliśmy, podczas podejmowania nowego zatrudnienia. To jednak nie wszystko, ponieważ w przypadku przedłużającego się okresu bez pracy, dokument przyda się, by otrzymać zasiłek dla osób bezrobotnych. Do czego potrzebne jest świadectwo pracy? Dokument jest niezbędny także po to, aby otrzymać ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Do czego jeszcze potrzebne jest świadectwo pracy? Dla nowego pracodawcy to podstawa do określenia wymiaru przysługującego urlopu wypoczynkowego oraz ewentualnych nagród jubileuszowych. To również podstawa do ustalenia stażu ubezpieczenia pracownika, a także do starania się o emeryturę. Jak widać więc, świadectwo pracy to obraz praw i przywilejów, z jakich pracownik korzystał i może korzystać w przyszłości. 

Świadectwo pracy niewydane w terminie oznacza wysoką grzywnę. Przypomnijmy - pracodawca ma obowiązek wystawić i wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy. Z definicji to ostatni dzień, w którym pracownik zachowuje status pracownika. Przepisy przewidują odpowiedzialność za nieterminowe wystawienie świadectwa pracy. Nawet jeden dzień spóźnienia może sprawić, że organ kontrolny jak Państwowa Inspekcja Pracy nałoży na firmę grzywnę w wysokości od 1000 do 30000 złotych.

Błędne świadectwo pracy może zostać sprostowane. Pracownik, jeśli znajdzie pomyłki, powinien w terminie 14 dni od dnia, w którym otrzymał świadectwo pracy, zgłosić się do swojego byłego pracodawcy. Ten, w ciągu siedmiu dni od otrzymania wniosku o sprostowanie, musi wydać mu nowe świadectwo pracy lub zawiadomić o negatywnym rozpatrzeniu jego wniosku.

Przeczytaj również:

Renta socjalna, chorobowa i rodzinna. Ile można dostać świadczenia?

Porzucenie pracy. Jakie konsekwencje poniesie pracownik?

300 złotych dla pracowników. Już nie tylko na okulary, od listopada nowe przepisy