Pracujesz zdalnie? Oto, jakie koszty musi ci zwrócić pracodawca
Chociaż po trzech latach od zakończenia pandemii obserwuje się powrót pracowników do biur, wciąż wiele osób pozostaje w trybie pracy zdalnej. W jaki sposób rozlicza się zdalnego pracownika? Ile kosztów związanych z pracą w domu może ponieść pracodawca?
Praca zdalna stała się nieodłącznym elementem współczesnego rynku pracy, co przez pewien czas było wymuszone pandemią Covid-19. Obecnie wiele osób przyzwyczaiło się do takiego trybu wykonywania obowiązków służbowych, a pracodawcy często zezwalają na tzw. pracę hybrydową.
Sposób rozliczania pracy zdalnej oraz innych kwestii z nią związanych opisany jest w Kodeksie pracy w sekcji zmian wprowadzonych w kwietniu 2023 roku.
Sprawdźmy, jakie wydatki powinien pokrywać pracodawca i w jaki sposób obliczany jest ekwiwalent za pracę zdalną.
Zgodnie z art. 67 [18] Kodeksu pracy, praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Miejscem tym może być również miejsce zamieszkania pracownika. Do pracy wykorzystuje się środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną odpowiednie narzędzia i materiały niezbędne do jej wykonywania.
Obejmuje to urządzenia techniczne, instalację, serwis oraz konserwację tych narzędzi. Ponadto pracodawca musi pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Może również pokrywać inne koszty związane z pracą zdalną, jeżeli zostały one określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, w regulaminie, poleceniu pracodawcy lub porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem.
Ekwiwalent za pracę zdalną to rekompensata dla pracownika za koszty ponoszone w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych poza siedzibą firmy. Obejmuje on przede wszystkim zwrot kosztów za:
● energię elektryczną zużywaną przez urządzenia niezbędne do pracy, takie jak komputer czy oświetlenie stanowiska pracy;
● usługi telekomunikacyjne: koszty internetu i telefonii, jeśli są one niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych;
● inne niezbędne wydatki, np. materiały biurowe, jeżeli ich zakup nie został zapewniony przez pracodawcę.
Przepisy nie precyzują dokładnej metody obliczania ekwiwalentu za pracę zdalną, pozostawiając to do ustalenia między pracodawcą a pracownikiem. Niemniej jednak, przy obliczaniu ekwiwalentu warto uwzględnić:
● średnie zużycie energii elektrycznej: np. moc urządzeń używanych do pracy i czas ich pracy;
● koszt usług telekomunikacyjnych: np. miesięczny abonament za internet;
● inne koszty: np. amortyzację sprzętu, jeśli pracownik korzysta z własnych urządzeń.
W praktyce wielu pracodawców decyduje się na ustalenie ryczałtu, czyli stałej kwoty wypłacanej pracownikowi z tytułu ekwiwalentu za pracę zdalną. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.
Ekwiwalent za pracę zdalną nie jest wliczany do przychodu pracownika, co oznacza, że nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu. Warunkiem jest jednak, aby wypłacany ekwiwalent odpowiadał rzeczywiście ponoszonym przez pracownika kosztom związanym z wykonywaniem pracy zdalnej.
Co warto zapamiętać? Praca zdalna wiąże się z dodatkowymi kosztami, które zgodnie z obowiązującymi przepisami powinien pokrywać pracodawca. Obejmują one przede wszystkim wydatki na energię elektryczną, usługi telekomunikacyjne oraz inne niezbędne materiały.
Wysokość ekwiwalentu powinna być ustalana indywidualnie, z uwzględnieniem rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracownika. Wprowadzenie ryczałtu może uprościć proces rozliczania tych wydatków, dlatego jest to najczęstsza forma rozliczeń wybierana przez obie strony.
KO
