Spis treści:
Współczynnik ekwiwalentu: do czego służy?
Zgodnie z § 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, współczynnik ekwiwalentu jest wartością stałą dla danego roku kalendarzowego.
Służy on do obliczania ekwiwalentu pieniężnego, który przysługuje pracownikowi za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Jak oblicza się współczynnik ekwiwalentu?
Współczynnik ekwiwalentu oblicza się, odejmując od liczby dni w roku (365) sumę:
- liczby niedziel (52),
- liczby dni świątecznych przypadających w dni robocze,
- liczby dni wolnych wynikających z przyjętego w zakładzie pracy rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (zazwyczaj 52 soboty).
Uzyskany wynik dzieli się przez 12. Uzyskany wynik to współczynnik ekwiwalentu.
Współczynnik ekwiwalentu w 2025 roku
W 2025 roku współczynnik ekwiwalentu ulegnie zmianie w związku z wprowadzeniem dnia wolnego od pracy w Wigilię Bożego Narodzenia (24 grudnia). Zmiana ta wejdzie w życie od 1 lutego 2025 roku.
- Od 1 stycznia do 31 stycznia 2025 r.: Współczynnik wynosi 20,83, co wynika z obliczenia:
- 365 dni − (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 dni wolne) / 12 = 20,83
- Od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r.: Współczynnik wynosi 20,75, zgodnie z obliczeniem:
- 365dni − (52 niedziele + 12dni świątecznych + 52 dni wolne) /12 = 20,75
Dodatkowy dzień świąteczny to właśnie Wigilia Bożego Narodzenia, która od 2025 roku będzie dniem ustawowo wolnym od pracy.
Współczynnik ekwiwalentu dla pracowników niepełnoetatowych
Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik ekwiwalentu ustala się proporcjonalnie do ich wymiaru etatu.
Przykładowo, dla pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu w okresie od lutego do grudnia 2025 roku, współczynnik wyniesie:
20,75 x ¾ = 15,52
Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
- Ustalamy podstawę wymiaru ekwiwalentu: Obejmuje ona przeciętne wynagrodzenie pracownika, w tym składniki stałe i zmienne.
- Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu: Podstawę wymiaru dzieli się przez obowiązujący współczynnik ekwiwalentu, a następnie przez dobową normę czasu pracy (zazwyczaj 8 godzin).
- Wyliczamy należny ekwiwalent: Otrzymaną stawkę za 1 godzinę mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przykład obliczenia ekwiwalentu:
Pracownik z miesięcznym wynagrodzeniem 4 000 zł brutto, zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, rozwiązał umowę o pracę w marcu 2025 roku, mając niewykorzystane 5 dni (40 godzin) urlopu.
- Podstawa wymiaru ekwiwalentu: 4 000 zł
- Obliczenie stawki za 1 godzinę:
○ 4 000 zł / 20,75 = 192,77 zł
○ 192,77 zł / 8 godzin = 24,10 zł
- Należny ekwiwalent:
○ 24,10 zł x 40 godzin = 964 zł
Pracownik powinien otrzymać ekwiwalent w wysokości 964 zł brutto jako rekompensatę za niewykorzystany urlop. Ostateczna kwota do wypłaty zależy od obowiązujących potrąceń składkowych i podatkowych.
Skutki wprowadzenia dwóch współczynników w 2025 roku
Zmiana w wysokości współczynnika ekwiwalentu w 2025 roku oznacza, że pracodawcy będą musieli stosować dwa różne współczynniki w zależności od okresu, w którym ustalany jest ekwiwalent. Oznacza to dodatkowe obowiązki dla działów kadr i księgowości, które muszą:
Prawidłowo określić współczynnik obowiązujący w danym momencie (20,83 do końca stycznia, 20,75 od lutego).
Dokładnie monitorować zmiany w przepisach, aby uniknąć błędów w wyliczeniach i wypłatach.
● Dostosować systemy kadrowo-płacowe, tak aby uwzględniały dwa różne współczynniki w jednym roku.
Zmiana współczynnika ekwiwalentu nie wpłynie znacząco na wysokość wypłacanego ekwiwalentu.
Dla przykładu, pracownik mający 10 dni niewykorzystanego urlopu (czyli 80 godzin) i podstawę ekwiwalentu 5 000 zł brutto, otrzyma:
● Przy współczynniku 20,83 (do końca stycznia 2025 r.):
5 000 zł / 20,83 = 239,94 zł
○ 239,94 zł / 8 godzin = 29,99 zł za godzinę urlopu
○ Ekwiwalent za 80 godzin: 2 399,20 zł
● Przy współczynniku 20,75 (od lutego 2025 r.):
○ 5 000 zł / 20,75 = 240,96 zł
○ 240,96 zł / 8 godzin = 30,12 zł za godzinę urlopu
○ Ekwiwalent za 80 godzin: 2 409,60 zł
Różnica wynosi 10,40 zł na korzyść pracowników, których ekwiwalent będzie liczony po 1 lutego 2025 r.
Podsumowując, nowe zasady wprowadzą dodatkowe obowiązki dla działów kadr i płac, ale dla większości pracowników różnice w ekwiwalencie będą niewielkie.
KO
