Współczynnik urlopowy w 2025 r. W tym roku spore zmiany

Zgodnie z § 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, współczynnik ekwiwalentu jest wartością stałą dla danego roku kalendarzowego.

Współczynnik ekwiwalentu oblicza się, odejmując od liczby dni w roku (365) sumę:

• liczby niedziel (52),
• liczby dni świątecznych przypadających w dni robocze,
• liczby dni wolnych wynikających z przyjętego w zakładzie pracy rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (zazwyczaj 52 soboty).

Uzyskany wynik dzieli się przez 12. Uzyskany wynik to współczynnik ekwiwalentu.

W 2025 roku współczynnik ekwiwalentu ulegnie zmianie w związku z wprowadzeniem dnia wolnego od pracy w Wigilię Bożego Narodzenia (24 grudnia). Zmiana ta wejdzie w życie od 1 lutego 2025 roku.

• Od 1 stycznia do 31 stycznia 2025 r.: Współczynnik wynosi 20,83, co wynika z obliczenia:
• 365 dni − (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 dni wolne) / 12 = 20,83
•   Od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r.: Współczynnik wynosi 20,75, zgodnie z obliczeniem:
• 365dni − (52 niedziele + 12dni świątecznych + 52 dni wolne) /12 = 20,75

Dodatkowy dzień świąteczny to właśnie Wigilia Bożego Narodzenia, która od 2025 roku będzie dniem ustawowo wolnym od pracy.

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik ekwiwalentu ustala się proporcjonalnie do ich wymiaru etatu.

Przykładowo, dla pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu w okresie od lutego do grudnia 2025 roku, współczynnik wyniesie:

20,75 x ¾ = 15,52

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

1. Ustalamy podstawę wymiaru ekwiwalentu: Obejmuje ona przeciętne wynagrodzenie pracownika, w tym składniki stałe i zmienne.
2. Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu: Podstawę wymiaru dzieli się przez obowiązujący współczynnik ekwiwalentu, a następnie przez dobową normę czasu pracy (zazwyczaj 8 godzin).
3. Wyliczamy należny ekwiwalent: Otrzymaną stawkę za 1 godzinę mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład obliczenia ekwiwalentu:

1. Podstawa wymiaru ekwiwalentu: 4 000 zł
2. Obliczenie stawki za 1 godzinę:

○      4 000 zł / 20,75 = 192,77 zł

○      192,77 zł / 8 godzin = 24,10 zł

1. Należny ekwiwalent:

○      24,10 zł x 40 godzin = 964 zł

Pracownik powinien otrzymać ekwiwalent w wysokości 964 zł brutto jako rekompensatę za niewykorzystany urlop. Ostateczna kwota do wypłaty zależy od obowiązujących potrąceń składkowych i podatkowych.

Zmiana w wysokości współczynnika ekwiwalentu w 2025 roku oznacza, że pracodawcy będą musieli stosować dwa różne współczynniki w zależności od okresu, w którym ustalany jest ekwiwalent. Oznacza to dodatkowe obowiązki dla działów kadr i księgowości, które muszą:

Prawidłowo określić współczynnik obowiązujący w danym momencie (20,83 do końca stycznia, 20,75 od lutego).

Dokładnie monitorować zmiany w przepisach, aby uniknąć błędów w wyliczeniach i wypłatach.

●      Dostosować systemy kadrowo-płacowe, tak aby uwzględniały dwa różne współczynniki w jednym roku.

Zmiana współczynnika ekwiwalentu nie wpłynie znacząco na wysokość wypłacanego ekwiwalentu.

Dla przykładu, pracownik mający 10 dni niewykorzystanego urlopu (czyli 80 godzin) i podstawę ekwiwalentu 5 000 zł brutto, otrzyma:

●      Przy współczynniku 20,83 (do końca stycznia 2025 r.):

5 000 zł / 20,83 = 239,94 zł

○      239,94 zł / 8 godzin = 29,99 zł za godzinę urlopu

○      Ekwiwalent za 80 godzin: 2 399,20 zł

●      Przy współczynniku 20,75 (od lutego 2025 r.):

○      5 000 zł / 20,75 = 240,96 zł

○      240,96 zł / 8 godzin = 30,12 zł za godzinę urlopu

○      Ekwiwalent za 80 godzin: 2 409,60 zł

Różnica wynosi 10,40 zł na korzyść pracowników, których ekwiwalent będzie liczony po 1 lutego 2025 r.

Podsumowując, nowe zasady wprowadzą dodatkowe obowiązki dla działów kadr i płac, ale dla większości pracowników różnice w ekwiwalencie będą niewielkie.

KO