Kiedy w umowie występuje reprezentant, a kiedy pełnomocnik?

Właściwe umocowanie do zawarcia umowy o określonej treści jest niezwykle ważne. Ono bowiem może zdecydować o ważności danego kontraktu. Dotyczy to wszelkich umów, zawieranych w życiu codziennym - od drobiazgów, aż po wielkie przedsięwzięcia. Kwestia pełnomocnika i reprezentanta może pojawić się również umowach najmu. Zdarza się, że z różnych przyczyn takie kontrakty nie są podpisywane przez głównych zainteresowanych, ale przez ich przedstawicieli. Na to z kim podpisujemy umowę powinni zwrócić uwagę zarówno wynajmujący, jak i najemcy. Może to uchronić ich bowiem przed negatywnymi konsekwencjami. Większość umów najmu realizowanych jest bowiem bezproblemowo. Mieszkanie zachowane jest w dobrym stanie, wynajmujący dba o działanie wszystkich urządzeń i niezbędnych elementów wyposażenia, a najemca regularnie płaci czynsz. Czasem zdarza się jednak, że pieniądze przestają wpływać na konto, a wtedy trzeba zajrzeć do sporządzonej wcześniej umowy, aby przygotować się do batalii przed sądem.

Przechodząc zatem do sedna, w podpisywanych umowach najmu mamy najczęściej do czynienia z pełnomocnikiem. To przedstawiciel strony, który dokonuje za swojego mocodawcę określonej czynności prawnej. Strona samodzielnie ustanawia swojego pełnomocnika poprzez udzielenie mu formalnego pełnomocnictwa. Najczęściej przybiera ono postać pisemną. Podpisując umowę z osobą, która działa przez swojego pełnomocnika należy sprawdzić dokument pełnomocnictwa, aby ustalić czy dana osoba faktycznie otrzymała pełnomocnictwo i czy przypadkiem nie przekracza zakresu swojego umocowania. Takie pełnomocnictwo powinno stanowić załącznik do zawieranej umowy. Niekoniecznie musi być oryginałem - może też przybrać formę odpisu lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii. Pełnomocnictwo do określonej czynności prawnej jest pełnomocnictwem szczególnym. Z kolei umocowanie do dokonywania wszelkich czynności za stronę jest pełnomocnictwem ogólnym. Swojego pełnomocnika może ustanowić zarówno osoba fizyczna, jak i przedsiębiorca.

Reprezentant podobnie jak pełnomocnik działa w imieniu i na rzecz strony, którą reprezentuje. To jednak w przeciwieństwie do pełnomocnictwa uprawnienie ustawowe. Wynika ono ściśle z obowiązujących przepisów prawa. Reprezentanta mogą posiadać chociażby osoby prawne. Spółka  z ograniczoną odpowiedzialnością będzie na przykład działała poprzez Prezesa zarządu. Reprezentanta mogą mieć też osoby fizyczne ze względu na brak lub ograniczenie ich zdolności do czynności prawnej. Inaczej mówiąc, chociażby osoba małoletnia może samodzielnie zawrzeć umowę najmu. Dla ważności i skuteczności tej umowy powinna ona zostać zawarta przez jej reprezentanta, czyli chociażby rodzica albo innego przedstawiciela ustawowego. Można powiedzieć, że reprezentacja ma zdecydowanie szerszy zakres niż pełnomocnictwo - przynajmniej to szczególne, dedykowane konkretnej czynności prawnej - wskazuje Robert Tomaszewski.

W umowie należy wskazać wszystkie niezbędne informacje, opisujące pełnomocnika lub reprezentanta strony. Konieczne jest w szczególności jego imię i nazwisko, numer dowodu osobistego albo PESEL, a także rodzaj sprawowanego pełnomocnictwa lub formy reprezentacji. Należy zwrócić szczególną uwagę na dokładny opis osoby, zawierającej umowę. Chodzi o to, by identyfikowała konkretną osobę i by w przyszłości nie można było powiedzieć, że umowa z jakiegoś powodu stała się nieważna. W Internecie krąży wiele, niepoprawnie skonstruowanych wzorów umów. Jeżeli sami zatem mamy wątpliwości, jak taki kontrakt powinien wyglądać, warto zwrócić się o pomoc do profesjonalisty - specjalisty z zakresu nieruchomości, prawnika, radcy prawnego lub adwokata.