Innowacje wkraczają do miast i mają szansę zmienić to, jak wygląda kontakt obywateli z urzędami. Mowa nie tylko o obowiązującym od 1 stycznia 2025 r. systemie e-Doręczenia, który pozwala na szybsze otrzymywanie i wysyłanie listów poleconych za pomocą specjalnej skrzynki nadawczej.
Konin poszedł o krok dalej. Przed Starostwem Powiatowym pojawiło się nietypowe urządzenie z dużą liczbą wąskich skrytek otwieranych za pomocą specjalnego mechanizmu. To urządzenie zostało sfinansowane przez urząd w celu walki z kolejkami. Urzędomat, bo tak nazywa się maszyna, ma realnie wpłynąć na sposób działania starostwa. Maszyna już działa, a efekty mają znacząco wpłynąć na komfort mieszkańców odbierających dokumenty. Zapytaliśmy, ile kosztował urzędomat i jak się z niego korzysta. Opcję odbioru dokumentu w urzędomacie trzeba zaznaczyć podczas składania dokumentów.
Urzędomat w Koninie to ewenement na skalę kraju, ma przynieść konkretne efekty
Urzędomat działa na dobrze znanej Polakom zasadzie maszyny oferującej odbiór przedmiotów w godzinie pasującej interesantowi. Urządzenie ma ułatwić proces odbierania dokumentów związanych z rejestracją pojazdu. Decyzja o zainwestowaniu w innowacyjne rozwiązanie nie jest bezpodstawna i nie chodzi tylko i wyłącznie o fakt, że mieszkańcy chcący załatwić sprawę w konińskim starostwie musieli brać dzień urlopu z racji, iż urząd pracuje tylko w pierwszej połowie dnia, gdy większość osób przebywa w pracy.
- Urzędomat został zainstalowany w odpowiedzi na oblężenie urzędu interesantem zewnętrznym, który spędza bardzo dużo czasu w kolejkach po odbiór stałego dowodu rejestracyjnego - przekazał Mirosław Kruszyński, sekretarz Powiatu Konińskiego w rozmowie z Interią Biznes.
Efekty, jakie ma przynieść urzędomat, mają być widoczne bardzo szybko. Maszyna działa dopiero od początku 2025 r., ale oczekiwania stawiane przed nowym rozwiązaniem są wysokie. Jak wyjaśnia Mirosław Kruszyński, urzędomat ma realnie zredukować kolejki po odbiór stałego dowodu rejestracyjnego.
- Już obecnie ilość zamawianych dokumentów z odbiorem w urzędomacie wynosi ponad 30 proc., co przy poziomie rejestracji rocznych rzędu 21 tysięcy pozwala zaoszczędzić czas na oczekiwaniu w kolejce ponad sześciu tysiącom mieszkańców powiatu - wylicza sekretarz Powiatu Konińskiego.
Urzędomat nie był tani
Pieniądze wydane na urzędomat mają się zwrócić w postaci zmniejszenia czasu oczekiwania na załatwienie sprawy w starostwie, a także w odciążeniu urzędników wydających dokumenty petentom stojącym w kolejkach. Jak jednak wygląda cały proces i czy jest on bezpieczny z punktu widzenia ochrony danych? Sam system nadawania i odbierania dokumentów w urzędomacie jest dobrze znany, gdyż bazuje na schemacie działania automatów paczkowych. Kluczowe jest jednak to, jak wyglądają koszty eksploatacji urzędomatu już w trakcie jego działania. Starostwo poinformowało Interię Biznes, iż koszty związane z serwisowaniem urządzenia nie są zmartwieniem kasy urzędu.
- Urzędomat pracuje na wewnętrznej aplikacji i nie potrzebuje serwisowania okresowego - wyjaśnił Mirosław Kruszyński. Sekretarz Powiatu Konińskiego ujawnił również, że koszt urzędomatu wyniósł 128,5 tys. zł netto.
Jak działa urzędomat? Polacy będą zachwyceni
Możliwość odbioru dokumentu rejestracyjnego pojazdu poza godzinami pracy urzędu z racji obecności urzędomatu to przyszłość polskiej administracji? Nie można tego wykluczyć, tym bardziej, że sam proces otwierania skrytki nie należy do najtrudniejszych. Popularne automaty paczkowe i urzędomat z Konina mają wiele wspólnego z tą różnicą, że do drugiego z nich "paczki" wkłada uprawniony do tego urzędnik.
Chociaż pracownik starostwa zrobi to w godzinach swojej pracy, to odbiorca dokumentu może wyjąć go ze skrytki o każdej godzinie dnia i nocy, gdyż urzędomat działa siedem dni w tygodniu przez 24 godziny na dobę. Jedynym warunkiem jest czas: petent ma dwa dni na to, aby wyjąć dokument ze skrzynki.
Program komputerowy wskazuje urzędnikowi numer skrytki, a po kliknięciu w aplikacji urzędomat otwiera ją. Wówczas pracownik starostwa umieszcza dokument i podczas zamykania drzwiczek bramka SMS powiadamia właściciela pojazdu o możliwości odbioru stałego dowodu. To właśnie w wiadomości SMS wysłanej do odbiorcy dokumentu znajduje się PIN pozwalający otworzyć właściwą skrytkę.
Agata Jaroszewska
