Spis treści:
- Czym jest KSeF?
- Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF
- Czy KSeF wyeliminuje papierowe faktury?
- Wyłączenia z obowiązku KSeF
- Kiedy jeszcze na papierze?
- Papierowe wizualizacje faktur KSeF - czy wystawca musi je przekazać?
- Faktury z kas fiskalnych w okresie przejściowym
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej.
Dotychczas faktura kojarzyła się głównie z dokumentem papierowym lub plikiem PDF. KSeF wprowadza nowy typ faktury - fakturę ustrukturyzowaną, czyli fakturę, wystawianą w formie elektronicznej w formacie xml, według określonego wzoru (formatu). Taka faktura nie jest załącznikiem do e-maila (np. w pdf). Dopiero prawidłowe przesłanie takiego pliku do systemu oraz nadanie mu numeru KSeF nadaje dokumentowi status pełnoprawnej faktury.
Harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF
Wdrażanie KSeF odbywać się będzie etapami, zgodnie z następującym harmonogramem:
- Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF obejmie podatników, których obrót w 2024 roku (łącznie z podatkiem) przekroczył 200 mln zł.
W tym samym terminie wszyscy podatnicy powinni być przygotowani na odbiór faktur od kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania e-faktur w KSeF.
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców - zarówno czynnych podatników VAT, jak i korzystających ze zwolnienia.
Powyższy obowiązek został odroczony do 1 stycznia 2027 roku dla tzw. przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo tj. przedsiębiorców, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł. W przypadku przekroczenia tego limitu, obowiązek wystawiania faktur w KSeF pojawia się od momentu wystawienia faktury, która przekroczyła 10 000 zł.
Czy KSeF wyeliminuje papierowe faktury?
Choć KSeF ma docelowo ograniczyć znaczenie faktur papierowych, nie oznacza to ich całkowitego wycofania. W obrocie gospodarczym nadal występować będą sytuacje, w których dokument papierowy pozostanie dopuszczalny lub niezbędny. Co więcej, nie wszystkie transakcje zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, ponieważ ustawodawca przewidział liczne wyłączenia.
Wyłączenia z obowiązku KSeF
Ustawodawca wprowadził trzy główne kategorie wyłączeń, w których faktury nie muszą być wystawiane w KSeF.
Wyłączenia związane ze statusem stron transakcji - KSeF nie obejmuje faktur wystawianych, gdy:
- podatnik (wystawca) nie posiada w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
- podatnik (wystawca) posiada w Polsce jedynie stałe miejsce prowadzenia działalności, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- faktura jest wystawiana na rzecz konsumenta.
Oznacza to, że po 31 stycznia 2026 r. sprzedaż dla konsumenta nadal można dokumentować fakturą papierową lub elektroniczną. Dobrowolne wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest jednak możliwe. W przypadku faktur wystawianych konsumentom sposób ich udostępnienia ustalają strony - może to nastąpić poza systemem lub z użyciem kodu QR.
KSeF nie obejmuje również faktur wystawianych w ramach specjalnych procedur:
- OSS nieunijnej,
- importu IOSS,
- międzynarodowego świadczenia usług okazjonalnego przewozu drogowego osób.
W tych procedurach nie stosuje się polskiego NIP, co uniemożliwia obsługę takich transakcji w KSeF.
Poza KSeF pozostają również czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym m.in.:
- usługi finansowe zwolnione z VAT, wymienione w ustawie, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami,
- dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, gdy sprzedawca lub nabywca nie są identyfikowani polskim NIP, na potrzeby tej czynności,
- bilety jednorazowe za płatne autostrady,
- bilety za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego.
Kiedy jeszcze na papierze?
Faktury papierowe oraz elektroniczne w tradycyjnej formie pozostaną dopuszczalne jedynie w wyjątkowych przypadkach, głównie związanych z wyłączeniami oraz trybami awaryjnymi KSeF.
Faktury VAT RR, czyli takie, które dokumentują nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych, nie będą musiały być wystawiane w KSeF.
Ponadto, w przypadku awarii całkowitej, ogłoszonej w środkach społecznego przekazu - podatnik może wystawić fakturę w sposób dotychczasowy, czyli w postaci papierowej lub elektronicznej. Faktury wówczas nie przesyła się do KSeF.
Papierowe wizualizacje faktur KSeF - czy wystawca musi je przekazać?
Podatnicy objęci obowiązkowym KSeF nie mają obowiązku przekazywania papierowych wizualizacji faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy użyciu KSeF, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z prawem wystawca ustala inny sposób przekazywania faktur nabywcy.
Odmowa wydania papierowej wizualizacji będzie zatem, co do zasady, zgodna z przepisami.
Faktury z kas fiskalnych w okresie przejściowym
Ponadto, ustawodawca wprowadził okres przejściowy od 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r., w którym podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:
1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
2) paragony fiskalne uznane za faktury.
Podsumowanie
KSeF stopniowo zmienia sposób dokumentowania sprzedaży w Polsce, jednak nie oznacza całkowitego odejścia od papierowych faktur. Ustawodawca przewidział liczne wyłączenia oraz okresy przejściowe, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą przygotować się do zmian bez ryzyka paraliżu procesów. W efekcie papier pozostanie w obiegu jedynie w wyjątkowych przypadkach, a KSeF stanie się docelowym i jednolitym standardem wymiany faktur.
Grzegorz Hatala, adwokat, doradca podatkowy
Hatala & Storto Podatki
