Spis treści:
- PIT od pracodawcy. Pierwszy termin: Urząd Skarbowy nie poczeka
- Drugi termin: PIT-11 dla pracownika
- PIT od pracodawcy. Czy e-mail wystarczy?
- Co jak pracodawca nie wyśle PIT-u? Nie warto ryzykować
- Co ma zrobić pracownik, gdy nie otrzyma PIT-11?
Większości podatników "sezon na PIT" kojarzy się z końcem kwietnia, ale dla pracodawców zaczyna się on znacznie wcześniej. Pracodawcy są zobowiązani do wystawienia PIT-11, niezbędnego do prawidłowego rozliczenia dochodów pracowników. To na podstawie tych dokumentów system Twój e-PIT generuje wstępne zeznania podatkowe.
PIT od pracodawcy. Pierwszy termin: Urząd Skarbowy nie poczeka
W procesie przesyłania deklaracji podatkowych ważne są dwie daty. Pierwsza z nich dotyczy wysyłki formularzy (m.in. PIT-11, PIT-4R, PIT-8C) bezpośrednio do Urzędu Skarbowego.
Zgodnie z przepisami, pracodawca ma na to czas do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Teoretycznie jest to w 2026 roku 31 stycznia. Warto jednak spojrzeć w kalendarz. W 2026 roku ostatni dzień stycznia wypada w sobotę. Zgodnie z ordynacją podatkową, jeśli termin przypada na dzień wolny od pracy lub sobotę, ulega on przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.
Dlatego nieprzekraczalny termin na wysłanie PIT-11 do Urzędu Skarbowego za rok 2025 to poniedziałek 2 lutego 2026 roku.
Obecnie deklaracje muszą być przesyłane wyłącznie drogą elektroniczną, a dowodem terminowego złożenia jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Co istotne, wysłanie deklaracji pocztą tradycyjną do urzędu zostanie potraktowane tak, jakby dokument w ogóle nie został złożony.
Drugi termin: PIT-11 dla pracownika
Druga data dotyczy przekazania informacji imiennej samemu podatnikowi, czyli pracownikowi (lub zleceniobiorcy). Tutaj ustawodawca daje nieco więcej czasu, zakładając, że po wysłaniu danych do urzędu, pracodawca potrzebuje chwili na dystrybucję dokumentów w firmie.
Standardowy termin to koniec lutego, a 28 lutego w 2026 roku wypada w sobotę. Ponownie pracodawcy zyskują w tym roku dodatkowy czas. Ostateczny termin przekazania PIT-11 pracownikowi za rok 2025 upływa w poniedziałek 2 marca 2026 roku.
PIT od pracodawcy. Czy e-mail wystarczy?
Przepisy nie narzucają jednej formy przekazania PIT-11 pracownikowi, o ile zostanie zachowana skuteczność doręczenia. Oznacza to, że pracodawca może wręczyć PIT osobiście (najlepiej za potwierdzeniem odbioru), wysłać listem poleconym (liczy się data nadania) lub też przesłać go elektronicznie.
W tym ostatnim przypadku ważne jest jednak bezpieczeństwo danych. Wysyłanie niezabezpieczonego pliku PDF na prywatną skrzynkę mailową pracownika to proszenie się o kłopoty z RODO. Dokument powinien być zabezpieczony hasłem (np. numerem PESEL) lub udostępniony w szyfrowanym systemie kadrowym.
Pracownik nie musi wyrażać zgody na otrzymanie PIT-u drogą elektroniczną, jednak pracodawca musi mieć pewność, że plik do niego dotarł.
Co jak pracodawca nie wyśle PIT-u? Nie warto ryzykować
Zaniechanie obowiązku złożenia deklaracji lub zrobienie tego po terminie traktowane jest jako wykroczenie, lub przestępstwo skarbowe.
Wysokość kary zależy od stopnia przewinienia i decyzji urzędnika, ale widełki są szerokie. Grzywna za wykroczenie skarbowe może wynieść od jednej dziesiątej do dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia. Mowa tu zatem o kwotach rzędu od kilkuset złotych do nawet kilkudziesięciu tysięcy.
Jeśli księgowa zorientuje się, że termin został przekroczony, jedynym ratunkiem może być instytucja tzw. czynnego żalu. To pismo skierowane do Urzędu Skarbowego, w którym podatnik przyznaje się do błędu, zanim organ sam go wykryje. Warto jednak pamiętać, że czynny żal jest skuteczny tylko wtedy, gdy urząd nie rozpoczął jeszcze czynności sprawdzających w danej sprawie.
Co ma zrobić pracownik, gdy nie otrzyma PIT-11?
Z perspektywy pracownika brak PIT-11 w terminie do początku marca jest sygnałem alarmowym, ale nie paraliżuje całkowicie możliwości rozliczenia. W pierwszej kolejności należy skontaktować się z pracodawcą i przypomnieć o obowiązku. Jeśli to nie pomaga, można zgłosić sprawę do Urzędu Skarbowego lub Państwowej Inspekcji Pracy.
Warto pamiętać, że brak otrzymania PIT-11 nie zwalnia pracownika z obowiązku rozliczenia się z fiskusem do 30 kwietnia.
KO
