Czy pracownik musi podpisać wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli pracodawcy lub pracownika, które należy sporządzić na piśmie. Do jego skuteczności nie potrzeba zgody ani podpisu drugiej strony stosunku pracy. Zarówno pracodawca, jak i pracownik może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem bez konieczności uzyskania akceptacji drugiej strony.

Najważniejszą kwestią, którą należy zrozumieć, jest to, że nie wymaga się, aby na dokumencie złożony był podpis pracownika.

Gdy pracodawca składa wypowiedzenie umowy o pracę, pracownik nie ma obowiązku podpisywania tego dokumentu. Reakcja pracownika w postaci jego zgody czy podpisu na dokumencie nie jest potrzebna, aby wypowiedzenie nabrało jakiejkolwiek mocy.

Inaczej sytuacja wygląda jedynie w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron. Wtedy rzeczywiście wymagane są podpisy obu stron, ponieważ jest to wspólna decyzja o zakończeniu współpracy.

Pracownicy niekiedy próbują odmówić przyjęcia wypowiedzenia, sądząc, że w ten sposób mogą uniknąć zwolnienia.

Odmowa przyjęcia pisma nie ma jednak znaczenia prawnego i nie wstrzymuje biegu wypowiedzenia. Ta zasada działa w obie strony - gdy pracownik składa wypowiedzenie, również pracodawca nie może odmówić jego przyjęcia.

Odmowa przyjęcia wypowiedzenia czy pisemnego potwierdzenia, że zostało otrzymane, nie wpływa na ważność wypowiedzenia. Wypowiedzenie staje się skuteczne z chwilą, gdy druga strona ma możliwość zapoznania się z jego treścią.

Co w praktyce oznacza "możliwość zapoznania się z treścią"? Osoba dostarczająca wypowiedzenie musi dostarczyć je drugiej stronie w taki sposób, aby nie było wątpliwości co do tego, że druga strona je otrzymała lub miała możliwość otrzymania. Można to zrobić na kilka sposobów:

Doręczenie osobiste to najprostszy sposób. Pracodawca lub jego przedstawiciel wręcza dokument bezpośrednio pracownikowi. Nawet jeśli pracownik odmówi podpisania potwierdzenia odbioru, wypowiedzenie zostaje skutecznie doręczone.

Przesyłka pocztowa to drugi popularny sposób. Może to zrobić osobiście, ale też za pośrednictwem poczty czy kuriera. Najlepiej wysłać list polecony za potwierdzeniem odbioru. Nawet gdy pracownik odmówi przyjęcia przesyłki poleconej, uznaje się wypowiedzenie za doręczone, ponieważ osoba ta miała możliwość zapoznania się z treścią dokumentu (ale z niej świadomie nie skorzystała).

W praktyce pracodawcy powinni zabezpieczyć się przed ewentualną odmową przyjęcia wypowiedzenia przez pracownika.

Pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową o odmowie przyjęcia wypowiedzenia przez pracownika i złożyć ją do jego akt osobowych. Ma to skutki równoznaczne z doręczeniem.

Dobrą praktyką jest również przygotowanie dokumentu w dwóch egzemplarzach i próba uzyskania podpisu pracownika jedynie w celach dowodowych, a nie jako wymóg prawny.

Zatem powtórzmy: wypowiedzenie jest czynnością prawną jednostronną i zgoda lub brak zgody drugiej strony na złożenie jej wypowiedzenia nie ma znaczenia prawnego.

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Oznacza to, że wypowiedzenie wywiera skutek prawny od momentu, gdy adresat mógł realnie zapoznać się z jego treścią, niezależnie od tego, czy faktycznie to uczynił.

Po skutecznym doręczeniu wypowiedzenia rozpoczyna się bieg okresu wypowiedzenia. Jego długość zależy od rodzaju umowy i stażu pracy pracownika:

●       2 tygodnie dla stażu do 6 miesięcy;

●       1 miesiąc dla stażu od 6 miesięcy do 3 lat;

●       3 miesiące dla stażu powyżej 3 lat.

W konsekwencji od dnia, w którym podjęto próbę doręczenia wypowiedzenia pracownikowi, rozpoczęło ono swój bieg. Okresy te są skuteczne na koniec tygodnia lub miesiąca.

Pracownik, który nie zgadza się z wypowiedzeniem, ma prawo do wniesienia odwołania do sądu pracy. Od dnia dostarczenia wypowiedzenia ma na to 21 dni.

Podobne zasady obowiązują w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego. Pracownik nie ma prawnego obowiązku podpisania wypowiedzenia, w tym także zwolnienia dyscyplinarnego. Oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę ma skutek prawny od momentu jego doręczenia pracownikowi, a nie od momentu, w którym pracownik je podpisze.

Dla pracodawców najważniejsze jest właściwe udokumentowanie procesu doręczenia wypowiedzenia.

Należy zawsze zachować dowody podjęcia próby wręczenia dokumentu, sporządzić notatki służbowe w przypadku odmowy przyjęcia i rozważyć wysłanie duplikatu pocztą poleconą.

Pracownicy powinni wiedzieć, że odmowa przyjęcia wypowiedzenia nie chroni ich przed jego skutkami. Lepiej jest przyjąć dokument i ewentualnie skorzystać z prawa do odwołania, jeśli pracownik uważa, że wypowiedzenie jest niezasadne.