Ważna wiadomość dla Polaków prowadzących firmy. Już od 1 kwietnia 2025 r. objęci zostaną nowym obowiązkiem. Harmonogram wprowadzania cyfrowych rozwiązań nie pozostawia innej możliwości. Przedsiębiorcy muszą założyć specjalną skrzynkę odbiorczą.
Nowy obowiązek dla przedsiębiorców od 1 kwietnia
Ministerstwo Cyfryzacji wydało komunikat dotyczący nowego obowiązku, który od 1 kwietnia obejmie firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. To kolejna grupa zobowiązana do tego, aby móc odbierać pisma urzędowe w ramach systemu e-Doręczeń. Jak wyjaśnia resort kierowany przez Krzysztofa Gawkowskiego, ma to doprowadzić do ułatwienia komunikacji z podmiotami publicznymi i wyeliminować konieczność wysyłania i odbierania listów w formie papierowej.
"Firmy mogą wykorzystywać »cyfrowy polecony« do odbierania wezwań, zawiadomień, decyzji z urzędów oraz składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych. Pomoże to zaoszczędzić czas oraz pieniądze, bo korespondencja urzędowa jest bezpłatna" - wyjaśnia Ministerstwo Cyfryzacji.
Warto wiedzieć, że listy wysyłane w ramach e-Doręczeń są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Dodatkowo pisma te są rejestrowane i nie ma możliwości, aby ktoś nieuprawniony odebrał dokument z racji zabezpieczeń na linii nadawca-odbiorca.
Firmom zostało kilkanaście dni na dopełnienie formalności
Przedsiębiorcy, których firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, nie mają wyboru i możliwości zrezygnowania z e-Doręczeń. 1 kwietnia 2025 r. będą mieli oni obowiązek dostarczania i odbierania dokumentów drogą elektroniczną.
Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje, że wniosek o założenie specjalnej skrzynki można złożyć przez internet i nie jest konieczne osobiste odwiedzanie urzędów. Wystarczy wejść na stronę biznes.gov.pl i zalogować się do Konta Przedsiębiorcy. Cały proces wymaga jednak podania danych, które pozwolą na potwierdzenie tożsamości. Resort cyfryzacji wskazuje, że zakładając skrzynkę do e-Doręczeń, trzeba mieć przygotowane:
- numer KRS firmy;
- adres do korespondencji firmowej;
- imię i nazwisko administratora skrzynki, jego adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).
Co ważne, jeżeli osoba składająca wniosek nie posiada pełnomocnictwa do reprezentowania firmy wynikającego wprost z zapisów KRS, wówczas dodatkowo należy przygotować dowód uiszczenia 17 zł w ramach opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa, a także samo pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę.
"Cały proces tworzenia adresu do e-Doręczeń realizowany jest przez kreator na stronie Biznes.gov.pl. W ostatnim kroku wniosek należy podpisać online, używając podpisu osobistego, podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego" - wyjaśnia resort cyfryzacji w komunikacie dla przedsiębiorców.
Po dopełnieniu całego formalnego procesu zakładania skrzynki do e-Doręczeń, na adres e-mail podany przez przedsiębiorcę wysłana zostanie specjalna informacja dotycząca faktycznego założenia adresu i skrzynki. Dodatkowo w wiadomości wysłanej przez system znajdzie się także instrukcja jak aktywować sam adres, gdyż dopiero po tym zostanie on wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Agata Jaroszewska
