Praca zdalna. Kto może skorzystać i na jakich zasadach?

Praca zdalna jest to możliwość wykonywania pracy we wskazanym przez pracownika miejscu. Musi być ono za każdym razem uzgadniane z pracodawcą. Miejscem tym może być m.in. aktualny adres pracownika.

Praca zdalna może być zarówno całkowita, jak i hybrydowa. Dokładna forma wykonywanej pracy zawodowej jest dostosowywana do potrzeb pracownika oraz pracodawcy.

Uzgodnienie podjęcia pracy zdalnej między pracownikiem a pracodawcą może się odbywać w dwóch sytuacjach. Do nich należą:

• moment zawierania umowy o pracę;
• w trakcie trwania umowy.

W drugim przypadku zmieniane są warunki podpisanej wcześniej umowy o pracę.

Pracę zdalną mogą wykonywać osoby, w których zakładzie została wprowadzona możliwość pracowania z domu. Wówczas zatrudnieni mogą złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. O przejściu na tryb pracy zdalnej decyduje pracodawca.

Wniosek o pracę zdalną może zostać przez niego odrzucony. Najczęściej dzieje się tak na skutek braku możliwości ze względu na rodzaj wykonywanego zawodu lub jego organizację. Nie są to jednak jedyne przyczyny, przez które można odrzucić wniosek. Odmowa i jej powody powinny zostać przekazane w formie pisemnej.

Określono jednak specjalne grupy pracowników, którym pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej. Zaliczają się do nich:

• pracownice w ciąży;
• rodzice dzieci do 4 r.ż.;
• osoby opiekujące się niepełnosprawnym członkiem rodziny bądź dzieckiem z orzeczeniem.

Tym grupom osób pracodawca może odmówić pracy zdalnej tylko, gdy nie pozwala na to rodzaj wykonywanego zawodu lub organizacja. O negatywnym rozpatrzeniu wniosku i jego przyczynie zatrudniony musi zostać poinformowany.

Na tryb pracy zdalnej można przejść także z inicjatywy pracodawcy. W takiej sytuacji nie jest wymagana zgoda obu stron na zmianę formy wykonywania profesji. Przełożony może wydać taką decyzję w określonych warunkach takich jak:

• okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii, a także w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
• okres, w którym pracodawca z powodu siły wyższej nie ma możliwości zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy.

W drugim z przypadków pracownik musi złożyć oświadczenie potwierdzające posiadanie odpowiednich warunków lokalowych i technicznych do pełnienia pracy zdalnej. Dokument tworzony jest przed wydaniem polecenia przez zatrudniającego.

Zasady wykonywania pracy zdalnej mogą zostać określone na różne sposoby. Po pierwsze zasady zawarte muszą być w porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową.

Jeśli natomiast takie porozumienie nie zostanie zawarte powstać musi także regulamin. Jego treść ustala pracodawca. W przypadku, gdy nie powstał także regulamin, osoba zatrudniona i zatrudniająca zawierają między sobą porozumienie i zasady pracy.

W regulaminie pracy zdalnej powinny się znaleźć takie informacje jak:

• grupa pracowników, która może podjąć pracę zdalną;
• sposób ustalania wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę i sposób pokrywania kosztów przez pracodawcę;
• sposób porozumiewania się pracownika z przełożonym, informowania o obecności oraz sposób kontrolowania wykonywanych zadań;
• zasady kontroli BHP oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji;
• zasady korzystania ze sprzętu, który przekazał pracodawca.

Przepisy kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej określają, co pracodawca musi dostarczyć zatrudnionemu. Według przepisów ma obowiązek zapewnić:

• materiały i narzędzia pracy, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• instalację, serwis czy konserwację narzędzi pracy lub pokrycie kosztów z nimi związanych;
• pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy;
• pokrycie innych kosztów związanych z pracą z domu (jeśli ich zwrot określono w zasadach pracy zdalnej).