Spis treści:
- Standardowy dojazd do pracy a Kodeks pracy
- Podróż służbowa (delegacja)
- Specyficzne zapisy w umowie lub regulaminie
- Przeniesienie służbowe i oddelegowanie
- Ulgi podatkowe jako alternatywa dla zwrotu kosztów
- Wyjątki dla służb mundurowych i osób niepełnosprawnych
Standardowy dojazd do pracy a Kodeks pracy
Zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą oraz przepisami Kodeksu pracy, standardowy dojazd z domu do miejsca pracy wskazanego w umowie nie jest traktowany jako czas pracy. W związku z tym nie rodzi po stronie pracodawcy obowiązku zwrotu kosztów.
Czym jest ten "standardowy dojazd"? Przyjmuje się, że pracownik, decydując się na zatrudnienie w danej lokalizacji, bierze na siebie logistykę dotarcia do zakładu pracy.
Istnieją jednak trzy scenariusze, w których firma musi dopłacić do kosztów transportu.
Podróż służbowa (delegacja)
Najczęstszą sytuacją, w której pracodawca musi pokryć koszty, jest zmiana miejsca wykonywania zadań na polecenie przełożonego.
Pracodawca ma obowiązek zwrócić udokumentowane koszty biletów lub, w przypadku wykorzystania prywatnego pojazdu, wypłacić tzw. kilometrówkę.
Poza samym transportem pracodawca powinien również wypłacić dietę, czyli środki na utrzymanie poza domem, np. posiłki. Obecnie jest to 60 zł za każdą dobę.
Ze względu na fakt, że od obecnego roku obowiązuje KSeF, rozliczenie delegacji odbywa się niemal wyłącznie cyfrowo.
Specyficzne zapisy w umowie lub regulaminie
Pracodawca może dobrowolnie przejąć koszty dojazdów. W takim przypadku staje się to jego prawnym obowiązkiem, ale zapis musi znaleźć się w Układzie Zbiorowym Pracy (UZP), regulaminie wynagradzania lub Indywidualnej umowie o pracę.
Niektóre firmy, walcząc o specjalistów, wprowadzają tzw. ryczałty transportowe lub dopłaty do biletów okresowych jako stały element pakietu wynagrodzeń.
Przeniesienie służbowe i oddelegowanie
W przypadku, gdy firma decyduje się na relokację biura lub oddelegowanie pracownika do innej miejscowości na dłuższy czas, koszty transportu (a często i zakwaterowania) leżą po stronie pracodawcy. Dotyczy to szczególnie sektorów budowlanego oraz IT, gdzie praca projektowa w różnych lokalizacjach to standard.
Ulgi podatkowe jako alternatywa dla zwrotu kosztów
Dla pracowników, których pracodawca nie finansuje dojazdów, jedyną drogą odzyskania części środków pozostają podwyższone koszty uzyskania przychodów w rozliczeniu PIT. Limity te wynoszą 250 zł miesięcznie dla pracowników miejscowych i 300 zł miesięcznie dla pracowników dojeżdżających z innej miejscowości. Kwoty obniżają zaliczkę na podatek dochodowy.
Warto zaznaczyć, że jeżeli faktyczne wydatki na dojazd środkami transportu publicznego (potwierdzone imiennymi biletami okresowymi) są wyższe niż powyższe limity, podatnik ma prawo wykazać w zeznaniu rocznym realnie poniesione koszty.
Wyjątki dla służb mundurowych i osób niepełnosprawnych
Funkcjonariuszom służb mundurowych przysługuje zwrot kosztów dojazdu do miejsca pełnienia służby, jeżeli miejscowość ta nie jest ich miejscem zamieszkania. Podobne ułatwienia mogą dotyczyć pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością, gdzie dofinansowanie dojazdów bywa realizowane ze środków PFRON.
KO
