Spis treści:
- Czym jest dodatek za pracę zdalną?
- Kiedy pracodawca ma obowiązek wypłacić dodatek za pracę zdalną?
- Jak obliczany jest dodatek za pracę zdalną?
- Kiedy pracodawca nie musi płacić dodatku za pracę zdalną?
Czym jest dodatek za pracę zdalną?
Dodatek za pracę zdalną to forma rekompensaty, którą pracodawca wypłaca pracownikowi w związku z kosztami ponoszonymi podczas wykonywania obowiązków poza biurem. Chodzi o sytuację, w której zatrudniony korzysta z własnego prądu, internetu, komputera czy innych prywatnych zasobów.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zwrócić część tych wydatków w formie ekwiwalentu albo ryczałtu. Wysokość dodatku powinna uwzględniać rzeczywiste koszty ponoszone przez pracownika, tj. zużycie energii elektrycznej, dostęp do sieci czy amortyzacja sprzętu komputerowego.
Dodatek ten nie jest jednak wynagrodzeniem za pracę, ale zwrotem poniesionych kosztów, dlatego jego wypłata nie zwiększa podstawy opodatkowania ani składek ZUS, pod warunkiem że jest przyznawany zgodnie z przepisami.
Kiedy pracodawca ma obowiązek wypłacić dodatek za pracę zdalną?
Pracodawca ma obowiązek wypłacać dodatek za pracę zdalną w sytuacji, gdy to on zleca lub zatwierdza pracę poza biurem, a pracownik wykonuje obowiązki służbowe z własnego miejsca zamieszkania. Zgodnie z Kodeksem pracy, jeśli praca zdalna jest elementem organizacji pracy ustalonej przez firmę np. w regulaminie, poleceniu służbowym czy umowie, koszty ponoszone przez pracownika muszą zostać mu zrekompensowane.
Oznacza to, że dodatek przysługuje zawsze wtedy, gdy:
- praca zdalna jest wykonywana regularnie lub częściowo (np. w modelu hybrydowym),
- pracodawca wymaga pracy z domu lub z innego miejsca, zamiast zapewnić stanowisko w biurze,
- pracownik używa własnych narzędzi i zasobów: energii, internetu, sprzętu komputerowego do wykonywania obowiązków służbowych,
- firma nie pokrywa kosztów w inny sposób, np. nie udostępnia służbowego sprzętu ani nie opłaca rachunków.
Dodatek za pracę zdalną należy się również wtedy, gdy praca zdalna została wprowadzona z przyczyn niezależnych od pracownika, np. w wyniku decyzji pracodawcy, stanu nadzwyczajnego czy reorganizacji miejsca pracy.
Warto podkreślić, że obowiązek wypłaty dodatku nie zależy od tego, czy pracownik pracuje zdalnie przez cały etat, czy tylko kilka dni w tygodniu. Kluczowe jest faktyczne ponoszenie kosztów związanych z pracą zdalną.
Jak obliczany jest dodatek za pracę zdalną?
Wysokość dodatku za pracę zdalną nie jest ustalona odgórnie, a przepisy nie wskazują konkretnej stawki. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi rzeczywiste koszty poniesione w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych poza biurem. W praktyce najczęściej odbywa się to w formie ryczałtu lub ekwiwalentu pieniężnego, którego wysokość określa pracodawca.
Kwota dodatku powinna odzwierciedlać faktyczne zużycie energii, internetu czy amortyzację sprzętu, z którego korzysta pracownik. Przy ustalaniu wysokości świadczenia firmy często biorą pod uwagę:
- średnie zużycie prądu przez komputer, oświetlenie i inne urządzenia biurowe,
- koszt łącza internetowego wykorzystywanego do pracy,
- liczbę dni, w których pracownik faktycznie pracuje zdalnie,
- ewentualne koszty eksploatacyjne, np. materiały biurowe.
Część firm przyjmuje stały miesięczny ryczałt, niezależny od faktycznego zużycia, który ma uprościć rozliczenia. Inne zaś stosują bardziej precyzyjny model, w którym wysokość dodatku zależy od liczby dni pracy zdalnej w miesiącu.
Kiedy pracodawca nie musi płacić dodatku za pracę zdalną?
Warto pamiętać, że dodatek za pracę zdalną nie przysługuje w każdej sytuacji. Mianowicie pracodawca nie ma obowiązku jego wypłaty, jeśli pracownik nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z wykonywaniem pracy poza biurem lub jeśli firma zapewnia wszystkie niezbędne narzędzia i pokrywa wydatki we własnym zakresie.
Dodatek za pracę zdalną nie będzie należny, gdy:
- pracodawca udostępnia pracownikowi służbowy sprzęt (komputer, monitor, telefon, biurko, krzesło) oraz pokrywa rachunki za energię i internet,
- praca zdalna jest dobrowolna i wynika z wniosku pracownika, a nie z decyzji firmy,
- pracownik wykonuje pracę zdalną okazjonalnie, do 24 dni w roku; wówczas dodatek nie jest wymagany,
- firma zapewnia alternatywne miejsce do pracy (np. biuro coworkingowe), z którego pracownik może korzystać.
Warto też podkreślić, że przepisy dotyczące dodatku obejmują wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że osoby współpracujące na zasadzie B2B lub umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło) nie są objęte tym obowiązkiem. W ich przypadku warunki rozliczania kosztów pracy zdalnej ustala się indywidualnie w umowie.
WB
