Do kiedy pracodawca musi wysłać PIT pracownikowi?

Z Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wszyscy pracodawcy są zobowiązani do wyliczenia oraz odprowadzenia zaliczek z tytułu podatku dochodowego za każdego zatrudnionego pracownika. Co to oznacza? Płatnik składek, czyli pracodawca co miesiąc opodatkowuje wynagrodzenia wypłacane pracownikom i w ich imieniu opłaca podatek w urzędzie skarbowym.

PIT-11 to informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Płatnicy składek muszą sporządzić tę deklarację w trzech egzemplarzach i przesłać ją:

• pracownikowi,
• urzędowi skarbowemu właściwemu dla pracownika (w miejscu zamieszkania).

Trzeci egzemplarz deklaracji pracodawca pozostawia dla siebie jako element wewnętrznej dokumentacji kadrowo-płacowej.

Płatnicy składek muszą przygotować i przesłać urzędowi skarbowemu deklarację PIT-11 do 31 stycznia w roku, który następuje po poprzednim roku podatkowym. Warto pamiętać, że ten dokument można przesyłać wyłącznie w formie elektronicznej. Jeżeli pracodawca nie dopełni tego obowiązku, może otrzymać karę pieniężną.

W przypadku pracowników forma przekazania PIT-u 11 jest dowolna. Oznacza to, że pracodawca może przesłać go zarówno listownie, jak i w formie elektronicznej. Ta druga opcja jest możliwa tylko wtedy, gdy zachowany zostanie wzór urzędowy i na dokumencie pojawi się podpis płatnika (może to być również podpis elektroniczny). Do kiedy pracodawca musi wysłać PIT pracownikowi? PIT-11 jest przekazywany pracownikowi do końca lutego, po zakończeniu poprzedniego roku podatkowego.

Istnieje kilka przypadków, które znoszą z pracodawcy obowiązek składania PIT-11, nawet wtedy, gdy zatrudniał pracowników. Dotyczy to osób zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia, których wynagrodzenie nie przekroczyło kwoty 200 zł. W przypadku tych pracowników płatnik składek odprowadza zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12 proc. przychodu, czyli PIT-8A. Wynika z tego, że jeśli pracodawca zatrudnia pracowników na takich warunkach, nie musi przygotowywać i wysyłać deklaracji PIT-11.

W sytuacji, w której PIT-11 zostanie błędnie uzupełniony lub zabraknie w nim kilku ważnych elementów, urząd skarbowy może uznać, że deklaracja nie została poprawnie złożona. Jakich błędów powinni wystrzegać się pracodawcy, wypełniając tę deklarację?

• Brak podpisu

W każdej deklaracji PIT-11 musi pojawić się podpis osoby, która jest upoważniona do obliczenia oraz pobrania podatku. Upoważniony jest do tego właściciel firmy lub księgowa-kadrowa. Jeżeli na dokumencie zabraknie podpisu, urząd skarbowy uzna deklarację za niezłożoną i wezwie płatnika do uzupełnienia braków.

• Podwyższone koszty związane z dojazdem do pracy z innej miejscowości

Pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników spoza miejscowości, w której znajduje się siedziba firmy w formularzu PIT-11, w pozycji 28. powinni zaznaczyć 3. kwadrat "z jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), podwyższone w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy". Niestety wielu pracodawców o tym zapomina i zaznacza kwadrat 1., rozliczając standardowe koszty podstawowe, zamiast podwyższonych.

• Dane podatników

Takie błędy zdarzają się bardzo często, dlatego zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni upewnić się, że wszystkie dane identyfikacyjne znajdujące się w deklaracji są poprawne.

• Należności wypłacone na przełomie roku

Przychód pracownika w danym roku stanowią wyłącznie te środki, które zostały wypłacone tylko w tym roku. Co to oznacza? Jeśli wynagrodzenie za grudzień 2023 znalazło się na koncie pracownika 5 stycznia 2024, to należy uwzględnić je w rozliczeniu PIT-11 za 2024 rok.

Jeśli nie otrzymałeś PIT-u 11 od swojego pracodawcy, w pierwszej kolejności zgłoś to działowi księgowemu lub kadrom w swojej firmie. Spróbuj się dowiedzieć, z czego wynikają te opóźnienia. Kiedy PIT został wysłany listownie, możesz go otrzymać np. początkiem marca. To jednak nie uniemożliwi rozliczenia podatku dochodowego na czas, ponieważ możesz to zrobić do 30 kwietnia.

Często zdarza się również, że osoba odpowiedzialna za wysyłkę deklaracji po prostu przeoczyła dokument lub o nim zapomniała. Wówczas wystarczy, że poprosisz o wysyłkę deklaracji. PIT wysyłany elektronicznie mógł też utknąć w spamie. Jeżeli żadne z tych rozwiązań nie przyniosło rezultatu, możesz wysłać oficjalne ponaglenie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Wówczas przedstawisz to fiskusowi jako dowód próby samodzielnego rozwiązania sprawy.

Brak deklaracji PIT-11 w urzędzie skarbowym nie zwalnia pracownika z obowiązku rozliczenia podatku dochodowego. Gdy pracodawca nie wyśle go w terminie, wówczas należy samodzielnie dokonać obliczeń w dokumencie PIT-37 i złożyć deklarację roczną.

Deklaracja PIT-11, którą pracownicy otrzymują od pracodawcy, posłuży im do dalszych rozliczeń podatkowych z urzędem skarbowym. To właśnie na podstawie tego dokumentu pracownik wypełni swoje roczne zeznanie podatkowe. Najczęściej jest to PIT-37. Czas na jego złożenie upływa 30 kwietnia. Jeśli pracownik nie zrobi tego samodzielnie, urząd skarbowy rozliczy go automatycznie. Wówczas uzupełniony PIT pojawi się na portalu podatki.gov.pl.

Przeczytaj również:

Specjalna ulga dla właścicieli domów. Odliczysz nawet 53 tys. zł

Jak wypełnić PIT-2? Nie każdy składa tę deklarację

Wspólne rozliczanie PIT małżonków. Jak obliczyć podatek?